Sin pérdida de tiempo ni de papeles
Nuevo sistema de almacenamiento de imágenes del MAP
La obsolescencia tecnológica y conceptual que acusaba el Registro Central de Personal, fruto de la informatización acometida por la Administración hace quince años, ha llevado a las autoridades públicas a rediseñar un Registro que hasta ahora estaba operativo sobre una arquitectura propia de los años 80. Como consecuencia del mandato explícito que contenía la Ley 13/96 de Medidas Fiscales, Administrativas y de Órden Social, del 30 de diciembre, el Registro Central de Personal se reestructura adaptándose a la normativa de recursos humanos vigente e incorporando las nuevas Tecnologías de la Información.
Concebido como una operación a gran escala y con un presupuesto de unos 1.000 millones de pesetas repartidos en cuatro años, la Administración traza un ambicioso proyecto de reestructuración del Registro Central de Personal en el que, entre otras acciones, establece una red de comunicaciones que conecte todos los Ministerios, remodela el sistema de almacenamiento de imágenes y desarrolla e implanta un nuevo sistema de información. Aunque el plazo previsto para su finalización llega hasta principios del año 2000, algunos de los planes trazados por la Administración están ya dando sus frutos (como la implantación de un datawarehouse o la renovación del software y hardware del sistema, liquidado con la compra de nuevos equipos). Sin embargo, todavía quedan proyectos pendientes como la renovación del sistema de almacenamiento de imágenes de los documentos registrales. Este último, acometido por el Ministerio de Administraciones Públicas (MAP) en colaboración con Informática El Corte Inglés, responde, según Julio Martínez Meroño, Subdirector de Proceso de Datos de este Ministerio, “a la incapacidad de su sistema FileNet para superar el llamado efecto 2000 en su configuración actual, y a la idea siempre presente de permitir a los usuarios la consulta remota de los documentos originales”. La reconversión del sistema suponía añadir nuevas funcionalidades que eliminasen el retraso entre la anotación de la base de datos transaccional y la digitalización de documento y redujese el trabajo de preparación, indexación y digitalización de documentos que se realiza en los locales de la Subdirección -donde cada mes llegan aproximadamente unos 60.000 expedientes-, de forma que los documentos se puedan digitalizar en las propias oficinas delegadas y viajen ya escaneados a través de la intranet administrativa para almacenarse directamente en la base de datos.
Actual sistema de almacenamiento
El sistema actual conserva las imágenes de unos 9,5 millones de documentos en unos 580 Gb, y tiene un ritmo de crecimiento de aproximadamente un millón al año. La arquitectura actual -formada por un servidor de gestión de sistemas de documentos HP9000 800E55; una librería magneto óptica (OSAR) FileNet 288 GTL; un servidor de escáner Kodak ImageLink 500S; un servidor de fax; dos servidores de impresión; dos estaciones de desarrollo y ocho estaciones de consulta- constituye un proceso relativamente complejo caracterizado por el intensivo trabajo manual que requiere la manipulación de los documentos y por el transcurso de un período de tiempo excesivamente largo para disponer de los documentos ya digitalizados. En una primera fase, los documentos registrales son enviados por los gestores de personal de los organismos oficiales a las oficinas delegadas del Registro, donde se anotan en la base de datos transaccional. Posteriormente, se almacenan temporalmente en la oficina hasta su envío a la Subdirección de Proceso de Datos para su indexación y digitalización. En esta fase, el sistema presenta, en palabras de Meroño, “un importante cuello de botella al durar la digitalización de las imágenes hasta un año lo que dificulta localizar documentos concretos”. Con el objetivo de reducir al mínimo este tiempo, se pensó en que fuera la oficina delegada la encargada de escanear el expediente; de manera que el documento ya digitalizado viaje por la intranet hasta el sistema central. “Con esta nueva funcionalidad conseguiríamos -según el Subdirector de Proceso de Datos- que el año que dura la digitalización de los documentos se redujera a cero y que éstos siempre estuvieran localizables”.
“El proyecto presentaba varias alternativas de actuación”, señala Meroño, “la primera de ellas consistía en adaptar el sistema FileNet al efecto 2000 dejando para el próximo año otras posibles mejoras; la segunda, era adaptar la plataforma FileNet al nuevo proyecto del Registro -lo que suponía sustituir el jukebox de disco óptico por otra tecnología más moderna, el software antiguo por la nueva gama de productos de FileNet y ampliar el equipo HP para que soportara las nuevas cargas de trabajo- y la tercera alternativa, contemplaba sustituir el sistema FileNet por otro más afín al nuevo proyecto del Registro y migrar a éste las imágenes”. En este punto, indica Meroño, “la decisión era o bien decidirse por una opción de elevadísimo coste en la que la conversión de ficheros de imágenes era innecesaria o bien afrontar la conversión del almacenamiento de imágenes en disco óptico por disco magnético y disfrutar de una mayor libertad y facilidad de uso”.
Disco magnético por óptico
Esta sustitución era, según Meroño, “una alternativa clara, ya que aunque el coste del disco magnético es mínimamente superior al óptico, las ventajas de uso que ofrecen posibilitarían rediseñar un sistema con tiempos de acceso muy inferiores a los actuales y con posibilidad de atender de manera simultánea varias consultas, en un principio hasta 30”. La migración de las imágenes de un sistema a otro lo ha realizado Informática El Corte Inglés a partir de las copias de seguridad que se tenía de cada documento. Sin embargo, puntualiza Meroño, “no hemos abandonado el soporte óptico ya que por razones legales, hemos tenido que realizar una copia de todas las imágenes en CD-Rom que garantice que esa imagen es idéntica al documento almacenado”.
En lo que se refiere a la gestión de las imágenes, el MAP estudió varios escenarios tecnológicos: gestionar las imágenes en campos binarios de bases de datos -una solución técnicamente interesante aunque compleja, que eliminaba el gestor documental pero que obligaba a aumentar el número de licencias concurrentes del gestor de bases de datos para ajustarlo al número de usuarios-; el segundo escenario basado en almacenar las imágenes en ficheros, desarrollando internamente el software para la gestión, y el tercero, utilizar un sistema de gestión documental que proporcionase librerías que pudieran ser utilizadas en la aplicación cliente del RCP, en definitiva, un producto intermedio de gestión documental. Finalmente se optó por la última de las opciones, ya que un sistema con invesDoc similar en tamaño y necesidades al que utiliza el Ayuntamiento de Madrid para gestionar su padrón constituía para el MAP, en palabras de Meroño, “una solución relativamente sencilla de implantar y controlable económicamente”.
Sistema futuro
La futura arquitectura cliente-servidor estará formada por un servidor central de BB.DD. y almacenamiento de imágenes, AV/2700R de Data General con chip P
Concebido como una operación a gran escala y con un presupuesto de unos 1.000 millones de pesetas repartidos en cuatro años, la Administración traza un ambicioso proyecto de reestructuración del Registro Central de Personal en el que, entre otras acciones, establece una red de comunicaciones que conecte todos los Ministerios, remodela el sistema de almacenamiento de imágenes y desarrolla e implanta un nuevo sistema de información. Aunque el plazo previsto para su finalización llega hasta principios del año 2000, algunos de los planes trazados por la Administración están ya dando sus frutos (como la implantación de un datawarehouse o la renovación del software y hardware del sistema, liquidado con la compra de nuevos equipos). Sin embargo, todavía quedan proyectos pendientes como la renovación del sistema de almacenamiento de imágenes de los documentos registrales. Este último, acometido por el Ministerio de Administraciones Públicas (MAP) en colaboración con Informática El Corte Inglés, responde, según Julio Martínez Meroño, Subdirector de Proceso de Datos de este Ministerio, “a la incapacidad de su sistema FileNet para superar el llamado efecto 2000 en su configuración actual, y a la idea siempre presente de permitir a los usuarios la consulta remota de los documentos originales”. La reconversión del sistema suponía añadir nuevas funcionalidades que eliminasen el retraso entre la anotación de la base de datos transaccional y la digitalización de documento y redujese el trabajo de preparación, indexación y digitalización de documentos que se realiza en los locales de la Subdirección -donde cada mes llegan aproximadamente unos 60.000 expedientes-, de forma que los documentos se puedan digitalizar en las propias oficinas delegadas y viajen ya escaneados a través de la intranet administrativa para almacenarse directamente en la base de datos.
Actual sistema de almacenamiento
El sistema actual conserva las imágenes de unos 9,5 millones de documentos en unos 580 Gb, y tiene un ritmo de crecimiento de aproximadamente un millón al año. La arquitectura actual -formada por un servidor de gestión de sistemas de documentos HP9000 800E55; una librería magneto óptica (OSAR) FileNet 288 GTL; un servidor de escáner Kodak ImageLink 500S; un servidor de fax; dos servidores de impresión; dos estaciones de desarrollo y ocho estaciones de consulta- constituye un proceso relativamente complejo caracterizado por el intensivo trabajo manual que requiere la manipulación de los documentos y por el transcurso de un período de tiempo excesivamente largo para disponer de los documentos ya digitalizados. En una primera fase, los documentos registrales son enviados por los gestores de personal de los organismos oficiales a las oficinas delegadas del Registro, donde se anotan en la base de datos transaccional. Posteriormente, se almacenan temporalmente en la oficina hasta su envío a la Subdirección de Proceso de Datos para su indexación y digitalización. En esta fase, el sistema presenta, en palabras de Meroño, “un importante cuello de botella al durar la digitalización de las imágenes hasta un año lo que dificulta localizar documentos concretos”. Con el objetivo de reducir al mínimo este tiempo, se pensó en que fuera la oficina delegada la encargada de escanear el expediente; de manera que el documento ya digitalizado viaje por la intranet hasta el sistema central. “Con esta nueva funcionalidad conseguiríamos -según el Subdirector de Proceso de Datos- que el año que dura la digitalización de los documentos se redujera a cero y que éstos siempre estuvieran localizables”.
“El proyecto presentaba varias alternativas de actuación”, señala Meroño, “la primera de ellas consistía en adaptar el sistema FileNet al efecto 2000 dejando para el próximo año otras posibles mejoras; la segunda, era adaptar la plataforma FileNet al nuevo proyecto del Registro -lo que suponía sustituir el jukebox de disco óptico por otra tecnología más moderna, el software antiguo por la nueva gama de productos de FileNet y ampliar el equipo HP para que soportara las nuevas cargas de trabajo- y la tercera alternativa, contemplaba sustituir el sistema FileNet por otro más afín al nuevo proyecto del Registro y migrar a éste las imágenes”. En este punto, indica Meroño, “la decisión era o bien decidirse por una opción de elevadísimo coste en la que la conversión de ficheros de imágenes era innecesaria o bien afrontar la conversión del almacenamiento de imágenes en disco óptico por disco magnético y disfrutar de una mayor libertad y facilidad de uso”.
Disco magnético por óptico
Esta sustitución era, según Meroño, “una alternativa clara, ya que aunque el coste del disco magnético es mínimamente superior al óptico, las ventajas de uso que ofrecen posibilitarían rediseñar un sistema con tiempos de acceso muy inferiores a los actuales y con posibilidad de atender de manera simultánea varias consultas, en un principio hasta 30”. La migración de las imágenes de un sistema a otro lo ha realizado Informática El Corte Inglés a partir de las copias de seguridad que se tenía de cada documento. Sin embargo, puntualiza Meroño, “no hemos abandonado el soporte óptico ya que por razones legales, hemos tenido que realizar una copia de todas las imágenes en CD-Rom que garantice que esa imagen es idéntica al documento almacenado”.
En lo que se refiere a la gestión de las imágenes, el MAP estudió varios escenarios tecnológicos: gestionar las imágenes en campos binarios de bases de datos -una solución técnicamente interesante aunque compleja, que eliminaba el gestor documental pero que obligaba a aumentar el número de licencias concurrentes del gestor de bases de datos para ajustarlo al número de usuarios-; el segundo escenario basado en almacenar las imágenes en ficheros, desarrollando internamente el software para la gestión, y el tercero, utilizar un sistema de gestión documental que proporcionase librerías que pudieran ser utilizadas en la aplicación cliente del RCP, en definitiva, un producto intermedio de gestión documental. Finalmente se optó por la última de las opciones, ya que un sistema con invesDoc similar en tamaño y necesidades al que utiliza el Ayuntamiento de Madrid para gestionar su padrón constituía para el MAP, en palabras de Meroño, “una solución relativamente sencilla de implantar y controlable económicamente”.
Sistema futuro
La futura arquitectura cliente-servidor estará formada por un servidor central de BB.DD. y almacenamiento de imágenes, AV/2700R de Data General con chip P
