OneWorld: la sexta estrella de la cerveza

Si se hace caso de las estimaciones de los más conocedores de las tendencias del mercado de la informática, la adaptación de los ERPs a las peculiaridades de las empresas es el principal futuro de estos productos . Hay ocasiones en las que esa personalización es demasiado complicada, y la búsqueda de un buen sistema es básico . La empresa cervecera española Mahou ha decidido mejorar sus sistemas informáticos, especialmente en los terrenos de Logística y Comercial sin que la elaboración y distribución de su cerveza pierda calidad . En 1998 comenzaron los grandes cambios en la compañía, una “revolución” que finaliza con la implantación de un ERP que permita la adopción de nuevas versiones sin grandes problemas y una verdadera adaptación al negocio . Marian López, Directora de Informática de Mahou, optó por OneWorld, de JD Edwards, y los resultados ya son visibles .

López traslada al año 1992 el inicio de la verdadera informatización de Mahou . Aquel año, se renovaron todos los sistemas transaccionales, tales como el Comercial, Financiero, Compra, Recursos Humanos, Control de Inventarios, Mantenimiento y Producción, y se lanzaron a la microinformática . Además, se pasó de un mainframe a un AS/400, adoptando como software de base Integral 400, de Andersen Consulting, con diversos módulos: comercial, Mantenimiento y Compras y Control de Inventarios . El fallo de este sistema era que “los tres módulos no se integraban totalmente”, comenta López . “A pesar de todo, hemos sido capaces de utilizarlo y ha durado hasta hoy sin grandes problemas” .

Otra fecha mencionada por López es la de 1994, año en el que, y hasta 1997, se aplicaron nuevos desarrollos para hacer frente a las nuevas necesidades del mercado: “Alrededor del núcleo primigenio creado en 1992 adaptamos diversas herrameintas, como Diógenes, para mostrar las mismas informaciones que se consiguen en AS/400 pero de forma más atractiva para la dirección . También hicimos EDI con nuestros principales clientes, proveedores y bancos . Establecimos Icono, un EDI para nuestros distribuidores, así como un sistema logístico, confirming bancario, un módulo de costes, otro de control de calidad y nos certificamos en ISO 9000 . Todo ello vino derivado de acuerdos con Cervecera Independiente, que es la comercializadora de nuestras marcas de distribución ( como Maes o Judas, entre otras ) . Además, actualmente, todos nuestros promotores poseen un sistema conectado a través de Infovía al servidor central, y poseen una parte local y otra central . A partir de aquí, pueden ver cualquier información de sus clientes u órdenes de actividades, y facilitar así todo el trabajo”, añade esta directiva de la compañía .

Necesidad de cambio

Sin embargo, la fecha clave de todas las relatadas por López es la de 1998: “Este año, ante la proximidad del nuevo milenio y del euro, así como de nuevas necesidades de la empresa, sobre todo en el terreno comercial, que es donde está el meollo de nuestra compañía, decidimos adoptar nuevas soluciones . Establecer los nuevos cambios y las peticiones del área comercial de Mahou era tremendamente complicado . Hay que tener en cuenta que los productos también se han diversificado, teniendo actualmente más de 100, al igual que los formatos . Ya no hablamos de un quinto, un tercio y una litrona, que es como se denomina a los envases, sino de otros muchos que deben tener una salida al mercado correcta, coherente y a tiempo . Ello ha derivado en una complejidad de pagos y cobros que con los sistemas anteriormente utilizados no se podía llevar a cabo, o al menos, era muy difícil . Además, es preciso la realización de diversos estudios que ayuden a entender el mercado y cuáles son sus necesidades”, explica López . Por ello, Mahou comenzó a revisar sus sistemas . Algunos sólo había que modificarlos; otros no tenían problemas, pero en muchos era necesaria una sustitución total, especialmente en las áreas Financiera y Comercial . La empresa cervecera deliberó entre dos formas: por una parte, un sistema hecho a medida con diferentes sistemas de desarrollo, que suponía “menor riesgo, un coste similar al ERP y mejor adaptación al usuario . La otra oferta era instalar un ERP . Sus ventajas respecto a la otra opción son evidentes: con él, podemos conseguir mayor integración, mejor continuidad de futuro a la hora de desarrollar este software por parte de la empresa fabricante y también podemos optar a la inclusión de novedades venideras . Por otra parte, con OneWorld podemos migrar a otra plataforma, y nos alineamos así con la estrategia del grupo Danone que, aunque sólo pertenecemos a ella en un 33%, teníamos la garantía de que si Danone había implantado el ERP éste podría solucionar también nuestros problemas, y así lo hicimos” .

Arriesgar por una solución

OneWorld es el nombre del ERP de JD Edwards adquirido por Mahou . La razón de esta elección la explica López en breves rasgos fundamentales: “En primer lugar, nos gustó, ya que cubría nuestra funcionalidad de manera correcta, en un 60% . Por otra parte, sabemos que JD Edwards es una empresa que tiene mucha experiencia, y además está basada en AS/400, una plataforma que nos gusta, y por ello deseábamos un software de una compañía que tuviera conocimiento sobre ella . Sin embargo, podemos decir que somos los segundos en adaptar este ERP en España ( tras Telepizza ) , y por tanto conocemos que es un riesgo implantarlo sin ninguna referencia cercana sobre su funcionamiento . A pesar de todo, creemos que es la mejor opción a la hora de elegir” .

Andersen Consulting es la empresa encargada del diseño y la instalación, con un equipo de aproximadamente 20 personas encargadas de ello, un proyecto que abarca los servicios de una implantación de estas características, tales como formación, consultoría funcional y técnica, parametrización, interfaces, conversión de datos o adaptaciones . Esta instalación se realizará en tres partes: “La primera de ella la arrancamos hace un mes, a pesar de que el proyecto ha durado su tiempo . Esta primera parte es la dedicada a Contabilidad y Cuentas a Pagar . La segunda parte se está haciendo ya actualmente, que es Cuentas a Cobrar . Por último, la tercera parte, la más importante, Comercial y Logística, es lo que comenzará a funcionar en septiembre, y aquí es cuando se verá la verdadera funcionalidad y valía del ERP” .

A pesar de todo, Mahou ha depositado toda su confianza en OneWorld, un sistema que posee una arquitectura en red configurable y que puede operar en distintas plataformas simultáneamente, empleando una única versión del software . Esta característica permite flexibilidad para adaptarse a las distintas necesidades reales de la empresa cervecera .

Cambio de plataforma

Ésta es una de las características más destacadas por parte de López de OneWorld: “La principal ventaja tecnológica que nos ofrece el ERP de JD Edwards es que no tenemos que innovar . En segundo lugar, vamos a cambiar de plataforma, y el proceso se puede hacer de manera prácticamente transparente a través de OneWorld . Comenzamos con una arquitectura técnica que no nos ha convencido en la primera parte ya lanzada hace un mes, y hemos observado que una segunda opción nos gusta más . Ahora operamos con un servidor de datos que es AS/400, pero el servidor de aplicaciones es un Netfinity en Windows con SQL Server . Lo vamos a sustituir y pasaremos todo a AS/400 . Nuestros clientes están acostumbrados a este entorno, y aunque, como todo, tiene sus inconvenientes, tiene una ventaja principal, que es la de ser estable en casi un cien por cien . El entorno Windows no es lo mismo, porque cae y falla sin que en realidad se sepa por qué . Evidentemente tiene cosas buenas, pero para nosotros va a ser más fácil trasladar todo a AS/400” .

Sin embargo, la adaptab