Medición estratégica
Beneficios sobre la inversion en tecnologias de la informacion
¿Cuándo se supone que hay que crear un modelo de cálculo de valor económico para justificar una propuesta de inversión en Tecnologías de la Información? Cada vez que el director general o el financiero lo pidan. Sin embargo, hay una respuesta más sutil, basada en un marco de decisión que puede enriquecer y aportar luz a las prácticas de medición, según el carácter o naturaleza de la inversión que desee realizar una compañía en Tecnologías de la Información.
En ocasiones una medición rigurosa no es tan importante cuando se invierte en ciertos tipos de tecnología. Esta afirmación podría ser considerada quizás como una herejía, dada la urgencia actual por realizar mediciones, pero al buscar la aprobación para una inversión en Tecnologías de la Información, los responsables de TI deberían estar tan interesados en saber cuándo medir como en cómo medir. Sabemos que la cultura de una compañía y su situación financiera, junto a la predisposición del director financiero, pueden determinar cuáles serán las prácticas de medición. Pero también deberán determinarlas la naturaleza y la clase de la tecnología en cuestión.
El argumento, expresado de manera sencilla, es el siguiente: Se necesita cierta “cantidad” de Tecnologías de la Información para mantener funcionando a la compañía, y esa tecnología permite el despliegue de tipos de tecnología más estratégica. ¿Es realmente necesario intentar siquiera crear un modelo de la tasa de beneficio interna, cash flow actualizado o incluso del beneficio sobre la inversión en una red WAN o en un sistema de almacenamiento de datos? Un modelo financiero riguroso podría determinar cuándo puede realizarse esa inversión dentro del ciclo de inversión de la compañía, pero influirá poco en determinar si debe realizarse. Es obvio que la inversión deberá realizarse, ya que este tipo de tecnologías sirven de soporte a otras más estratégicas.
¿Cuándo es conveniente limitar un caso de justificación comercial a un resumen o defensa de la inversión de una sola página, en lugar de un ejercicio de medición detallado en el que aparezca cada una de las “métricas” o valores de medición de costo y beneficio –como quiera que se hayan obtenido– adornando el cálculo de beneficio sobre la inversión o ROI? Considérese por ejemplo el almacenamiento de datos conectado en red. Supóngase que la compañía está añadiendo tres aplicaciones y un par de nuevos dispositivos de almacenamiento de datos, que las operaciones de comercio electrónico están aumentando y que, además, el gran volumen de información parece ir creciendo sin cesar. Por muy costosas que sean las nuevas tecnologías de almacenamiento, ¿contribuiría un cálculo del periodo de recuperación de la inversión algo más en asegurar la inversión que si se presentase esa lista de las realidades a las que se enfrenta la compañía?
La pirámide de las TI
En la parte inferior de una teórica pirámide en la que se recogen el “valor” de las TI estaría la tecnología que soporta la infraestructura: redes, almacenamiento, sistemas operativos, servidores y bases de datos. Ascendiendo en la pirámide, encontramos más tipos de TI de soporte: aplicaciones de sistemas de registro de información –contabilidad, cálculo de presupuestos, inventario– y software para PCs y trabajo en colaboración. A partir de este nivel, se asciende al “reino mágico” de las Tecnologías de la Información estratégicas: gestión de relaciones con clientes o CRM, cadena de suministro (SCM), automatización de la fuerza de ventas... cualquier cosa que ofrezca una ventaja competitiva a la compañía.
Al seguir ascendiendo en la pirámide, suceden dos cosas: Los tipos de patrones o métricas utilizados para el modelo de cálculo de beneficio cambian, y la pirámide se hace más estrecha. Cuanto más alto en la pirámide, más se concentran esas métricas en cuestiones estratégicas, como aumentar la cuota de mercado, reducción de los ciclos y aumento de los ingresos.
El estrechamiento de la pirámide simboliza un confinamiento: Cuanto más estratégicas son las Tecnologías de la Información, menos margen hay para error en la medición. Cuanto más alto se sube, más rigor y precisión se necesitan. Esto no significa que la medición de los tipos de Tecnologías de la Información de soporte pueda ser rutinaria o poco exacta. Ni hay que confundir estratégica con compleja. Una red de área de almacenamiento (SAN) es una proposición tan compleja como una aplicación de automatización de marketing integrado. Sin embargo, las TI estratégicas introducen nuevas formas de organizar los procesos comerciales y definir las funciones o puestos de trabajo.
Muchos pondrán objeciones a este marco que consiste en alinear el rigor en la medición a la clase de tecnología. Por ejemplo, un ERP puede ser considerado como un tipo de software de infraestructura o soporte, ya que toda la compañía depende de el y por lo tanto es tanto estratégica como esencial. Y una compañía podría invertir en TI de comunicación punto-a-punto entre instalaciones dispersas como arma estratégica, ya que podría permitir a la compañía colaborar más eficazmente en suministrar un producto o servicio mejorando su posición competitiva.
Estas excepciones refuerzan la regla general siguiente: Algunas inversiones en TI son esenciales pero no es estratégicas, ni lo serán nunca. Las compañías que acepten esta proposición emplearán menos tiempo en medir lo que no es medible y más tiempo en medir lo que sí lo es. Y, quizá, podrán además generar mayores ingresos.
Detras de las cifras
---------------------------
Algunas compañías realizan sus cálculos ROI analizando los costos de capital básicos siguientes:
• Licencias de software
• Mantenimiento anual
• Servicios profesionales
• Hardware
• Infraestructura adicional necesaria
Sin embargo, el reto está en que algunos de esos costes están sujetos a interpretación. Por ejemplo, para un sistema de pedidos, mientras que un directivo podría medir el tiempo de proceso de pedido desde el momento en que se hace el pedido hasta que se entrega, otro podría estimar sólo el tiempo necesario para actuar sobre un pedido. Es por eso que es importante ser específico respecto a la procedencia de las cifras.
Una vez determinados los costes, éstos deben compararse con el gasto actual y con las ganancias de productividad previstas de la inversión de capital propuesta. Ahora bien, ¿cómo determinar esas ganancias? La consultora Meta Group explica que hay dos tipos de métricas o patrones para medir las ganancias o beneficios resultantes de las Tecnologías de la Información. En el primero se analiza con qué grado de eficiencia está dirigido el departamento de TI. En el segundo se evalúa en qué medida las inversiones en Tecnologías de la Información son valiosas para la empresa. Para medir la efectividad o eficiencia de la organización TI, Meta Group sugiere lo siguiente:<
En ocasiones una medición rigurosa no es tan importante cuando se invierte en ciertos tipos de tecnología. Esta afirmación podría ser considerada quizás como una herejía, dada la urgencia actual por realizar mediciones, pero al buscar la aprobación para una inversión en Tecnologías de la Información, los responsables de TI deberían estar tan interesados en saber cuándo medir como en cómo medir. Sabemos que la cultura de una compañía y su situación financiera, junto a la predisposición del director financiero, pueden determinar cuáles serán las prácticas de medición. Pero también deberán determinarlas la naturaleza y la clase de la tecnología en cuestión.
El argumento, expresado de manera sencilla, es el siguiente: Se necesita cierta “cantidad” de Tecnologías de la Información para mantener funcionando a la compañía, y esa tecnología permite el despliegue de tipos de tecnología más estratégica. ¿Es realmente necesario intentar siquiera crear un modelo de la tasa de beneficio interna, cash flow actualizado o incluso del beneficio sobre la inversión en una red WAN o en un sistema de almacenamiento de datos? Un modelo financiero riguroso podría determinar cuándo puede realizarse esa inversión dentro del ciclo de inversión de la compañía, pero influirá poco en determinar si debe realizarse. Es obvio que la inversión deberá realizarse, ya que este tipo de tecnologías sirven de soporte a otras más estratégicas.
¿Cuándo es conveniente limitar un caso de justificación comercial a un resumen o defensa de la inversión de una sola página, en lugar de un ejercicio de medición detallado en el que aparezca cada una de las “métricas” o valores de medición de costo y beneficio –como quiera que se hayan obtenido– adornando el cálculo de beneficio sobre la inversión o ROI? Considérese por ejemplo el almacenamiento de datos conectado en red. Supóngase que la compañía está añadiendo tres aplicaciones y un par de nuevos dispositivos de almacenamiento de datos, que las operaciones de comercio electrónico están aumentando y que, además, el gran volumen de información parece ir creciendo sin cesar. Por muy costosas que sean las nuevas tecnologías de almacenamiento, ¿contribuiría un cálculo del periodo de recuperación de la inversión algo más en asegurar la inversión que si se presentase esa lista de las realidades a las que se enfrenta la compañía?
La pirámide de las TI
En la parte inferior de una teórica pirámide en la que se recogen el “valor” de las TI estaría la tecnología que soporta la infraestructura: redes, almacenamiento, sistemas operativos, servidores y bases de datos. Ascendiendo en la pirámide, encontramos más tipos de TI de soporte: aplicaciones de sistemas de registro de información –contabilidad, cálculo de presupuestos, inventario– y software para PCs y trabajo en colaboración. A partir de este nivel, se asciende al “reino mágico” de las Tecnologías de la Información estratégicas: gestión de relaciones con clientes o CRM, cadena de suministro (SCM), automatización de la fuerza de ventas... cualquier cosa que ofrezca una ventaja competitiva a la compañía.
Al seguir ascendiendo en la pirámide, suceden dos cosas: Los tipos de patrones o métricas utilizados para el modelo de cálculo de beneficio cambian, y la pirámide se hace más estrecha. Cuanto más alto en la pirámide, más se concentran esas métricas en cuestiones estratégicas, como aumentar la cuota de mercado, reducción de los ciclos y aumento de los ingresos.
El estrechamiento de la pirámide simboliza un confinamiento: Cuanto más estratégicas son las Tecnologías de la Información, menos margen hay para error en la medición. Cuanto más alto se sube, más rigor y precisión se necesitan. Esto no significa que la medición de los tipos de Tecnologías de la Información de soporte pueda ser rutinaria o poco exacta. Ni hay que confundir estratégica con compleja. Una red de área de almacenamiento (SAN) es una proposición tan compleja como una aplicación de automatización de marketing integrado. Sin embargo, las TI estratégicas introducen nuevas formas de organizar los procesos comerciales y definir las funciones o puestos de trabajo.
Muchos pondrán objeciones a este marco que consiste en alinear el rigor en la medición a la clase de tecnología. Por ejemplo, un ERP puede ser considerado como un tipo de software de infraestructura o soporte, ya que toda la compañía depende de el y por lo tanto es tanto estratégica como esencial. Y una compañía podría invertir en TI de comunicación punto-a-punto entre instalaciones dispersas como arma estratégica, ya que podría permitir a la compañía colaborar más eficazmente en suministrar un producto o servicio mejorando su posición competitiva.
Estas excepciones refuerzan la regla general siguiente: Algunas inversiones en TI son esenciales pero no es estratégicas, ni lo serán nunca. Las compañías que acepten esta proposición emplearán menos tiempo en medir lo que no es medible y más tiempo en medir lo que sí lo es. Y, quizá, podrán además generar mayores ingresos.
Detras de las cifras
---------------------------
Algunas compañías realizan sus cálculos ROI analizando los costos de capital básicos siguientes:
• Licencias de software
• Mantenimiento anual
• Servicios profesionales
• Hardware
• Infraestructura adicional necesaria
Sin embargo, el reto está en que algunos de esos costes están sujetos a interpretación. Por ejemplo, para un sistema de pedidos, mientras que un directivo podría medir el tiempo de proceso de pedido desde el momento en que se hace el pedido hasta que se entrega, otro podría estimar sólo el tiempo necesario para actuar sobre un pedido. Es por eso que es importante ser específico respecto a la procedencia de las cifras.
Una vez determinados los costes, éstos deben compararse con el gasto actual y con las ganancias de productividad previstas de la inversión de capital propuesta. Ahora bien, ¿cómo determinar esas ganancias? La consultora Meta Group explica que hay dos tipos de métricas o patrones para medir las ganancias o beneficios resultantes de las Tecnologías de la Información. En el primero se analiza con qué grado de eficiencia está dirigido el departamento de TI. En el segundo se evalúa en qué medida las inversiones en Tecnologías de la Información son valiosas para la empresa. Para medir la efectividad o eficiencia de la organización TI, Meta Group sugiere lo siguiente:<
