La gestión documental, clave para el conocimiento
Informe de Giga Information Group
La importancia de la gestión documental (GD) en el seno corporativo está fuera de dudas. No obstante, su evolución en Europa está sujeta a diversos factores que desembocan en situaciones variopintas. Con objeto de evaluar la situación de la gestión documental a lo largo y ancho del Viejo Continente, los expertos de la consultora Giga Information Group, Martin Ader, Keith Budden y Douglas Veal han respondido a COMPUTERWORLD, mostrándose en este artículo sus principales conclusiones.
Una de las principales razones por las que la gestión documental ha comenzado a extenderse de manera exponencial es el progresivo abaratamiento de las pantallas de muchas pulgadas, la potencia de las CPUs, el ancho de banda o el espacio de disco para almacenamiento, es decir, del hardware en líneas generales. Esta es la opinión de Ader, el cual señala como principales consecuencias de esta generalización la caída paulatina de los precios del software de GD -aunque su colega Budden sostiene que mientras que el precio del hardware disminuye el del software hace años que se mantiene-; su integración en infraestructuras de grupos de trabajo, como Open Text, Exchange o Lotus Notes, entre otros; y la modificación de las estrategias de los fabricantes, que viran hacia una oferta de soluciones más elaboradas orientadas hacia la gestión del conocimiento.
Las aplicaciones de este tipo de software de GD se ha visto incrementada gracias al fenómeno Internet, que proporciona una interface con apariencia de navegador, la cual facilita el acceso y la utilización a los empleados con un incremento nulo de los costes. Además, Ader puntualiza que son muchos los usuarios de software de GD que desarrollan aplicaciones de flujo de trabajo para asistir a la realización de procesos utilizando esos documentos. Normalmente descubren que sólo el despliegue de estas aplicaciones le permite tomar real beneficio de las inversiones iniciales efectuadas en GD. En este sentido, Budden coincide con su compañero, a la hora de otorgar una gran importancia a las soluciones de flujo de trabajo y su creciente popularidad, encontrando su origen directo en la adopción de software de GD.
El atraso de España
Budden erige al Reino Unido como el país europeo más adelantado en materia de gestión documental gracias a los significativos progresos acaecidos en los últimos dos o tres años. Gracias a las aplicaciones de gestión electrónica de documentos, no sólo se lleva a cabo una administración efectiva de textos relacionados con el escaneado y el almacenamiento de papeles, sino también con la eficaz gestión de faxes, documentos de procesadores de texto, o, incluso las abundantes comunicaciones vía correo electrónico.
Por otro lado, mientras que Reino Unido es el país más avanzado en Europa -aunque sigue por detrás de Estados Unidos- España, junto a otros países como Francia, Austria, Suiza, el Benelux, Grecia y Portugal, se encuentra a seis o siete años de distancia del país anglosajón. A pesar de ello, el experto de Giga Information Group se muestra optimista a la hora de evaluar el ritmo de crecimiento de la evaluación de España en este aspecto.
El futuro de la gestión documental
Por otra parte, según el International Information Management Congress (IMC), los cambios en la industria del software de gestión documental vendrán motivados fundamentalmente por la convergencia de la tecnología, las necesidades de aplicaciones, las acciones de los fabricantes de infraestructuras como Microsoft o Lotus, el incremento de los suministradores de paquetes ERP y el impacto de las prácticas de negocio Internet y las políticas de los fabricantes. Tal y como sostiene IMC, todos estos factores están produciendo una resegmentación del negocio de GD en el segmento de aplicaciones e infraestructuras, abarcando la captura de documentos, servicios de librería, soporte de procesos y generación de documentos.
Paralelamente, en su evaluación al panorama europeo, IMC destaca que los factores que se conjugan en el mercado europeo para la adopción del software de GD son la mejora del soporte y servicio al cliente, una mejor administración de la información que deriva en una reducción de los costes, mayor adopción de estándares y mejoras en los tiempos de mercado. IMC subraya que un agente como es el de una optimización de la gestión documental ni siquiera aparecía hace tres años, lo que denota que los criterios se van modificando por parte de las corporaciones.
En cuanto a los hábitos de los compradores el estudio señala que más de un 60 por ciento de los usuarios adquiere más de una tecnología.
Requisitos para afrontar una iniciativa de gestion del conocimiento
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• Reconocimiento de activos intelectuales
• Sólido entorno de colaboración
• Un correcto programa de formación interna
• Una cultura de compartimiento del conocimiento
• Tecnología apropiada para soportar el proceso
• Esfuerzos de base
• Percepción del conocimiento como un activo estratégico
• Reconocimiento de la importancia del proceso
• Visión del conocimiento como un elemento necesariamente integrado en los procesos de negocio, no como una función separada
Fuente: Daniel W.Rasmus (Giga Information Group)
Consecuencias de la GD en los departamentos de TI
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• Las herramientas de flujo de trabajo y gestión documental deberían estar planeadas como una infraestructura del sistema global de Tecnologías de Información y no como algo específico a una aplicación.
• La GD generará una nueva demanda de espacio de disco, de memoria, dimensiones de pantallas y ancho de banda. El despliegue de aplicaciones tendrá que ser cuidadosamente monitorizado y estar sincronizado con la evolución de la infraestructura.
• El incremento de las posibilidades de compartir documentos bajo cualquier formato requerirá el establecimiento de las disciplinas de control de acceso, así como el fortalecimiento de la recuperación y reinicio y las estrategias de archivado.
• Las aplicaciones de flujo de trabajo dependerán de directorios de usuarios enriquecidos con la representación de las unidades de organización, funciones de grupo y roles.
Una de las principales razones por las que la gestión documental ha comenzado a extenderse de manera exponencial es el progresivo abaratamiento de las pantallas de muchas pulgadas, la potencia de las CPUs, el ancho de banda o el espacio de disco para almacenamiento, es decir, del hardware en líneas generales. Esta es la opinión de Ader, el cual señala como principales consecuencias de esta generalización la caída paulatina de los precios del software de GD -aunque su colega Budden sostiene que mientras que el precio del hardware disminuye el del software hace años que se mantiene-; su integración en infraestructuras de grupos de trabajo, como Open Text, Exchange o Lotus Notes, entre otros; y la modificación de las estrategias de los fabricantes, que viran hacia una oferta de soluciones más elaboradas orientadas hacia la gestión del conocimiento.
Las aplicaciones de este tipo de software de GD se ha visto incrementada gracias al fenómeno Internet, que proporciona una interface con apariencia de navegador, la cual facilita el acceso y la utilización a los empleados con un incremento nulo de los costes. Además, Ader puntualiza que son muchos los usuarios de software de GD que desarrollan aplicaciones de flujo de trabajo para asistir a la realización de procesos utilizando esos documentos. Normalmente descubren que sólo el despliegue de estas aplicaciones le permite tomar real beneficio de las inversiones iniciales efectuadas en GD. En este sentido, Budden coincide con su compañero, a la hora de otorgar una gran importancia a las soluciones de flujo de trabajo y su creciente popularidad, encontrando su origen directo en la adopción de software de GD.
El atraso de España
Budden erige al Reino Unido como el país europeo más adelantado en materia de gestión documental gracias a los significativos progresos acaecidos en los últimos dos o tres años. Gracias a las aplicaciones de gestión electrónica de documentos, no sólo se lleva a cabo una administración efectiva de textos relacionados con el escaneado y el almacenamiento de papeles, sino también con la eficaz gestión de faxes, documentos de procesadores de texto, o, incluso las abundantes comunicaciones vía correo electrónico.
Por otro lado, mientras que Reino Unido es el país más avanzado en Europa -aunque sigue por detrás de Estados Unidos- España, junto a otros países como Francia, Austria, Suiza, el Benelux, Grecia y Portugal, se encuentra a seis o siete años de distancia del país anglosajón. A pesar de ello, el experto de Giga Information Group se muestra optimista a la hora de evaluar el ritmo de crecimiento de la evaluación de España en este aspecto.
El futuro de la gestión documental
Por otra parte, según el International Information Management Congress (IMC), los cambios en la industria del software de gestión documental vendrán motivados fundamentalmente por la convergencia de la tecnología, las necesidades de aplicaciones, las acciones de los fabricantes de infraestructuras como Microsoft o Lotus, el incremento de los suministradores de paquetes ERP y el impacto de las prácticas de negocio Internet y las políticas de los fabricantes. Tal y como sostiene IMC, todos estos factores están produciendo una resegmentación del negocio de GD en el segmento de aplicaciones e infraestructuras, abarcando la captura de documentos, servicios de librería, soporte de procesos y generación de documentos.
Paralelamente, en su evaluación al panorama europeo, IMC destaca que los factores que se conjugan en el mercado europeo para la adopción del software de GD son la mejora del soporte y servicio al cliente, una mejor administración de la información que deriva en una reducción de los costes, mayor adopción de estándares y mejoras en los tiempos de mercado. IMC subraya que un agente como es el de una optimización de la gestión documental ni siquiera aparecía hace tres años, lo que denota que los criterios se van modificando por parte de las corporaciones.
En cuanto a los hábitos de los compradores el estudio señala que más de un 60 por ciento de los usuarios adquiere más de una tecnología.
Requisitos para afrontar una iniciativa de gestion del conocimiento
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• Reconocimiento de activos intelectuales
• Sólido entorno de colaboración
• Un correcto programa de formación interna
• Una cultura de compartimiento del conocimiento
• Tecnología apropiada para soportar el proceso
• Esfuerzos de base
• Percepción del conocimiento como un activo estratégico
• Reconocimiento de la importancia del proceso
• Visión del conocimiento como un elemento necesariamente integrado en los procesos de negocio, no como una función separada
Fuente: Daniel W.Rasmus (Giga Information Group)
Consecuencias de la GD en los departamentos de TI
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• Las herramientas de flujo de trabajo y gestión documental deberían estar planeadas como una infraestructura del sistema global de Tecnologías de Información y no como algo específico a una aplicación.
• La GD generará una nueva demanda de espacio de disco, de memoria, dimensiones de pantallas y ancho de banda. El despliegue de aplicaciones tendrá que ser cuidadosamente monitorizado y estar sincronizado con la evolución de la infraestructura.
• El incremento de las posibilidades de compartir documentos bajo cualquier formato requerirá el establecimiento de las disciplinas de control de acceso, así como el fortalecimiento de la recuperación y reinicio y las estrategias de archivado.
• Las aplicaciones de flujo de trabajo dependerán de directorios de usuarios enriquecidos con la representación de las unidades de organización, funciones de grupo y roles.
