Euskaltel, gestión documental sin herencias
Internet como la vía de comunicación interna
Euskaltel, operador global de Telecomunicaciones de Euskadi, comienza sus actividades en enero de 1998. A pesar del poco volumen físico de documentos en sus inicios, la empresa es consciente de la de la necesidad de disponer de un centro de documentación capaz de gestionar y poner a disposición de los empleados la información relevante. Para ello decide desarrollar un sistema de gestión documental corporativo y una intranet como puerta de entrada al centro de documentación y vehículo de comunicación interna.
La ventaja de abordar la problemática de la gestión documental desde el nacimiento de la empresa radica en no contar con un histórico voluminoso de documentación”, afirma Josune Francos, responsable del Centro de Gestión Documental de Euskaltel. En contrapartida se plantea el reto de detectar los puntos críticos que se puedan ir generando en referencia a la gestión documental en las diferentes áreas de una empresa en constante crecimiento.
Tras varios meses de selección se decide optar por Informática El Corte Inglés “puesto que contaba con una familia de soluciones que cumplían los principales requisitos como la reducción del volumen físico de almacenamiento, las consultas concurrentes, la seguridad de acceso a la información y el control de usuario”.
A través de la Red
Intranet se perfila como la vía de comunicación interna. “Al comienzo del proyecto estaba claro que Internet-intranet ofrece ventajas para consultar la información y los documentos. Y apostamos por esta vía”, asegura Josune Francos. Algunas de estas cualidades son la posibilidad de que cualquier usuario acceda de forma remota, la simplificación de la arquitectura software de los puestos de consulta y de la administración de la red.
Como fase inicial del proyecto, se aborda la estructuración y organización de la información y documentación en las diversas áreas de la empresa. Después, se procede a la definición de un modelo de datos para los procesos comunes y específicos de cada área. Estos procedimientos están controlados desde el centro de gestión documental.
En este sentido es primordial el registro de entrada y salida de documentos, gestionado por invesDoc de 32 bits. Esta solución de Informática El Corte Inglés permite el control de toda la documentación entrante y saliente, así como su digitalización y distribución automatizada. Toda la documentación de uso corporativo es registrada y archivada para ser publicada a través de la intranet mediante el módulo PressDoc. Con esta aplicación se generan también los boletines de prensa.
Acceso departamental
A parte de introducir todos los datos y anexarle documentos, electrónicos o digitalizados a los registros, “ hemos introducido la posibilidad de distribuir electrónicamente dichos documentos a los destinatarios de la documentación, que en el caso de ser varios, evita el fotocopiado de los documentos”, apunta Francos. Los permisos de acceso a la documentación son departamentales, aunque la distribución posibilita que usuarios de un departamento diferente al que origina la documentación, tengan acceso a ella, con los consiguientes permisos. El nivel de seguridad de acceso a la documentación es muy alto. Para ello, se han creado vistas personalizadas para cada usuario de acceso a la información, y la seguridad llega en algunos casos a nivel de campos de la base de datos. El mismo sistema se utiliza no sólo para el registro de Entrada y Salida de la compañía, sino incluso para todos los documentos que se generan en la empresa: notas internas, actas de reuniones... Mediante esta solución se realiza la selección de archivos sobre los que tenga derechos de consulta, la búsqueda utilizando criterios relacionales y/o documentales o la consulta de la lista de carpetas encontradas.
El acceso a la biblioteca y hemeroteca, con un fondo todavía escaso de 250 libros y suscripciones a unas 100 revistas está abierto a todos los empleados de Euskaltel, y dicho acceso se realiza sin restricciones a través de la Intranet, puerta de entrada a las “consultas” vía Doc-Net, siendo precisamente este tipo de utilización del Centro de Documentación, el 90% de los casos.
Control de versiones
Los documentos emitidos por cada área y que se incluyen en el sistema de calidad serán registrados en el archivo de calidad mediante un número de registro único. “Es importante que la versión que están viendo los usuarios sea la última”. Inves.doc permite este control de versiones: el paso de estado vigente a borrador y a histórico de todos los manuales y procedimientos de la compañía. “De esta forma nunca se pierde ninguna versión del documento”. Actualmente el volumen de documentos alcanza los 10.000, la mitad, en formato electrónico y la otra mitad, digitalizados. El sistema de gestión documental se ha vinculado a otras aplicaciones corporativas, comenzando por Vantive, la base de datos con información sobre clientes. Con una aplicación de Informática El Corte Inglés denominada AD-Doc se ha creado un botón en Vantive “que llama al sistema de gestión documental y presenta las imágenes de los documentos asociadas a un cliente (servicios contratados, modelos, etc)”. En breve entrará en funcionamiento para los contratos de proveedores y distribuidores.
También se ha previsto la integración del sistema de gestión documental con SAP R/3, utilizado por los departamentos de administración, compras y finanzas en la gestión de las facturas de los proveedores y distribuidores. “Pero en primer lugar queremos estudiar invesDoc-Link, también de Informática El Corte Inglés; que ya está homologado por SAP y la integración es automática”, señala Francos. El área de recursos humanos, que funciona con Meta 4, se integraría ya en el año 2000.
Proyectos futuros
A pesar de que “quedan pequeños retoques en las aplicaciones”, cosa que se espera subsanar en breve, los responsables de la operadora consideran que el proyecto está casi finalizado satisfactoriamente . “De aquí a final de año el objetivo es consolidar lo que hay y luego ya nos plantearemos otros proyectos entre los que podría entrar la salida a Internet”.
La digitalización no afecta de momento a la información que llega al departamento jurídico ni a los contratos con los clientes, que por el momento permanecen en formato papel. Sin embargo se está estudiando la inclusión de estos documentos en el sistema de gestión documental, y su consulta vía Vantive. “La intención es integrar lo máximo posible el resto de las aplicaciones con el sistema de gestión documental.”, concluye Josune Francos.
La ventaja de abordar la problemática de la gestión documental desde el nacimiento de la empresa radica en no contar con un histórico voluminoso de documentación”, afirma Josune Francos, responsable del Centro de Gestión Documental de Euskaltel. En contrapartida se plantea el reto de detectar los puntos críticos que se puedan ir generando en referencia a la gestión documental en las diferentes áreas de una empresa en constante crecimiento.
Tras varios meses de selección se decide optar por Informática El Corte Inglés “puesto que contaba con una familia de soluciones que cumplían los principales requisitos como la reducción del volumen físico de almacenamiento, las consultas concurrentes, la seguridad de acceso a la información y el control de usuario”.
A través de la Red
Intranet se perfila como la vía de comunicación interna. “Al comienzo del proyecto estaba claro que Internet-intranet ofrece ventajas para consultar la información y los documentos. Y apostamos por esta vía”, asegura Josune Francos. Algunas de estas cualidades son la posibilidad de que cualquier usuario acceda de forma remota, la simplificación de la arquitectura software de los puestos de consulta y de la administración de la red.
Como fase inicial del proyecto, se aborda la estructuración y organización de la información y documentación en las diversas áreas de la empresa. Después, se procede a la definición de un modelo de datos para los procesos comunes y específicos de cada área. Estos procedimientos están controlados desde el centro de gestión documental.
En este sentido es primordial el registro de entrada y salida de documentos, gestionado por invesDoc de 32 bits. Esta solución de Informática El Corte Inglés permite el control de toda la documentación entrante y saliente, así como su digitalización y distribución automatizada. Toda la documentación de uso corporativo es registrada y archivada para ser publicada a través de la intranet mediante el módulo PressDoc. Con esta aplicación se generan también los boletines de prensa.
Acceso departamental
A parte de introducir todos los datos y anexarle documentos, electrónicos o digitalizados a los registros, “ hemos introducido la posibilidad de distribuir electrónicamente dichos documentos a los destinatarios de la documentación, que en el caso de ser varios, evita el fotocopiado de los documentos”, apunta Francos. Los permisos de acceso a la documentación son departamentales, aunque la distribución posibilita que usuarios de un departamento diferente al que origina la documentación, tengan acceso a ella, con los consiguientes permisos. El nivel de seguridad de acceso a la documentación es muy alto. Para ello, se han creado vistas personalizadas para cada usuario de acceso a la información, y la seguridad llega en algunos casos a nivel de campos de la base de datos. El mismo sistema se utiliza no sólo para el registro de Entrada y Salida de la compañía, sino incluso para todos los documentos que se generan en la empresa: notas internas, actas de reuniones... Mediante esta solución se realiza la selección de archivos sobre los que tenga derechos de consulta, la búsqueda utilizando criterios relacionales y/o documentales o la consulta de la lista de carpetas encontradas.
El acceso a la biblioteca y hemeroteca, con un fondo todavía escaso de 250 libros y suscripciones a unas 100 revistas está abierto a todos los empleados de Euskaltel, y dicho acceso se realiza sin restricciones a través de la Intranet, puerta de entrada a las “consultas” vía Doc-Net, siendo precisamente este tipo de utilización del Centro de Documentación, el 90% de los casos.
Control de versiones
Los documentos emitidos por cada área y que se incluyen en el sistema de calidad serán registrados en el archivo de calidad mediante un número de registro único. “Es importante que la versión que están viendo los usuarios sea la última”. Inves.doc permite este control de versiones: el paso de estado vigente a borrador y a histórico de todos los manuales y procedimientos de la compañía. “De esta forma nunca se pierde ninguna versión del documento”. Actualmente el volumen de documentos alcanza los 10.000, la mitad, en formato electrónico y la otra mitad, digitalizados. El sistema de gestión documental se ha vinculado a otras aplicaciones corporativas, comenzando por Vantive, la base de datos con información sobre clientes. Con una aplicación de Informática El Corte Inglés denominada AD-Doc se ha creado un botón en Vantive “que llama al sistema de gestión documental y presenta las imágenes de los documentos asociadas a un cliente (servicios contratados, modelos, etc)”. En breve entrará en funcionamiento para los contratos de proveedores y distribuidores.
También se ha previsto la integración del sistema de gestión documental con SAP R/3, utilizado por los departamentos de administración, compras y finanzas en la gestión de las facturas de los proveedores y distribuidores. “Pero en primer lugar queremos estudiar invesDoc-Link, también de Informática El Corte Inglés; que ya está homologado por SAP y la integración es automática”, señala Francos. El área de recursos humanos, que funciona con Meta 4, se integraría ya en el año 2000.
Proyectos futuros
A pesar de que “quedan pequeños retoques en las aplicaciones”, cosa que se espera subsanar en breve, los responsables de la operadora consideran que el proyecto está casi finalizado satisfactoriamente . “De aquí a final de año el objetivo es consolidar lo que hay y luego ya nos plantearemos otros proyectos entre los que podría entrar la salida a Internet”.
La digitalización no afecta de momento a la información que llega al departamento jurídico ni a los contratos con los clientes, que por el momento permanecen en formato papel. Sin embargo se está estudiando la inclusión de estos documentos en el sistema de gestión documental, y su consulta vía Vantive. “La intención es integrar lo máximo posible el resto de las aplicaciones con el sistema de gestión documental.”, concluye Josune Francos.
