El expediente: un caso concreto en la gestión documental
Automatización de los procedimientos burocráticos
La tramitación de expedientes es un proceso propio y característico de la actividad burocrática de las Administraciones Públicas cuyo procedimiento debe ajustarse a un ciclo y a la consecución de unas tareas que están regidas por ley. Este proceso, se ha realizado de diferentes maneras a lo largo de las distintas épocas, pasando de la ralentizada tramitación manual a la mecanización y posterior automatización del mismo. En la actualidad, numerosos organismos de la Administración están modernizando y homogeneizando sus procesos en colaboración con Informática El Corte Inglés bajo el sistema denominado Ventanilla Unica. Mientras tanto, la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones, adapta este sistema a su especial casuística: la gestión documental de expedientes de tipo administrativo que, al igual que éstos, también están sujetos a la Ley del Procedimiento Administrativo Común.
La Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones (C.M.T) es un organismo completamente autónomo e independiente que, si bien no pertenece a ninguna de las Administraciones Públicas españolas -aún estando estrechamente ligado al Ministerio de Fomento-, tiene un factor en común con las mismas: la tramitación de expedientes siguiendo un procedimiento de tipo administrativo. En la C.M.T existen 113 procedimientos diferentes, que van desde el otorgamiento de licencias, resolución de inscripciones registrales, y concesiones especiales de cable y televisión, hasta informes de la dirección de redes y servicios, mercados, etc.
A la hora de gestionar la tramitación de expedientes, la C.M.T tiene que ajustarse a la Ley del Procedimiento Administrativo Común, que exige el cumplimiento de unas tareas, es decir, hay que pasar por una serie de fases o pasos para garantizar que todo el procedimiento se lleva a cabo de acuerdo con la ley.
“Desde el momento de la creación del órgano regulador”, relata Alberto Recover, director de sistemas de información de la C.M.T, “nos dimos cuenta del enorme volumen de expedientes que tendríamos que tramitar así como de la complejidad que esto iba a suponer, puesto que aunque todos ellos se ajustan al Procedimiento Común, cada uno tiene sus particularidades: generan documentación diferente, el objeto es también diferente e, incluso, los plazos de resolución son distintos. Todo esto, evidentemente, debía ser controlado por un sistema informático, así que llegó la hora de implantar un sistema de gestión. Otro de los aspectos que se tuvieron en cuenta fue que la C.M.T, además de gestionar el procedimiento de un expediente, debe hacer un estudio exhaustivo de cada caso en concreto, archivando toda la información para futuras investigaciones; por lo tanto, “la idea era contar con una herramienta que permitiese tener registrada toda la información generada por la Comisión a la vez que controlara todas las fases del ciclo por el que pasa un expediente”.
Automatización del Procedimiento Administrativo
En este sentido, la C.M.T decidió implantar el sistema de Automatización y Racionalización para Procedimientos Administrativos (ARPA) de Informática El Corte Inglés; un metodología de gestión documental específica para la Administración ya que está orientada específicamente al expediente. Este sistema se basa en tres soluciones: invesSicres, invesFlow e invesDoc, que son también las herramientas de gestión documental frecuentemente utilizadas por la Administración en iniciativas de Ventanilla Unica, complementadas, en el caso de la C.M.T, con los desarrollos necesarios para adaptarlas a sus necesidades específicas.
Según relata el director de sistemas de la C.M.T, Alberto Recover, la solución de Informática El Corte Inglés fue relativamente fácil de introducir ya que, “se introdujo hace aproximadamente un año, más o menos desde el inicio de nuestra actividad, por lo tanto se estableció como modelo de trabajo desde el principio. Por otro lado, decidimos que los propios usuarios -que eran los que iban a utilizar el sistema- definiesen como sería y, en base a sus peticiones se configuró ARPA”.
Una de las cosas que se han mejorado en ARPA, en relación a los sistemas documentales de gestión de expedientes tradicionales, es que éste se centra más en el expediente en sí y en la carpeta documental que en la consecución de tareas burocráticas, de forma que el usuario se involucra mucho más con el proceso. Según Recover, “con la utilización de este sistema se ha logrado agilizar mucho el tiempo de resolución de expedientes, de forma que en el año que llevamos trabajando con este sistema ya hemos tramitado 1.400”. Otro aspecto que, en opinión de Recover, merece la pena destacar, es que el propio sistema de gestión tiene asociada una base de datos documental que permite mantener toda la información actualizada, de esta forma, dentro de “equis” años será posible recuperar toda la documentación que generen los trabajos realizados desde la apertura de la liberalización de las telecomunicaciones.“Hasta la fecha tenemos registrados y catalogados aproximadamente 4.000 documentos”, apunta Recover.
Herramientas de gestión documental
Para gestionar todo el ciclo de tramitación de un documento, ARPA utiliza las tres herramientas citadas anteriormente. invesSicres, es el sistema de registro, donde queda constatada la entrada y salida de todos y cada uno de los documentos, especificando día y hora para garantizar el hecho de que un ciudadano se ha dirigido a la Comisión. Tener un registro de entrada y salida es una obligación para todas las Administraciones desde el punto de vista legal, e incluso, desde este verano, es obligatorio que este registro esté automatizado. En este registro además de identificarse el documento, se especifica quién es el destinatario, qué y quién lo solicita, etc. una vez completado el formulario, se escanea y se archiva la imagen en una base de datos, ya que a partir de entonces se va a trabajar sobre esta imagen y no sobre el original.
Un documento que entre en el registro puede iniciar o no un expediente pero, en el 95% de los casos lo generan, en este momento, cuando se da la orden de abrir un expediente cuando entra en juego invesFlow, que inicia el ciclo del procedimiento definiendo cuál se va a seguir de entre los cien que existen en la C.M.T. Para entenderlo mejor, se puede decir que invesFlow inicia el expediente, es decir, invesSicres conecta con invesFlow y, éste, a su vez está relacionado con invesDoc, que es la herramienta que gestiona toda la parte de documentación, quedando relacionados, de esta forma, las tres aplicaciones. invesDoc es el repositorio documental en el que se registra toda la historia de toda la información asociada a cualquier expediente o a cualquier comunicación que haya habido entre la comisión y terceros, para poder recuperarla posteriormente.
“Utilizando este sistema para tramitar los documentos, estamos resolviendo los expedientes, en un 90% de los casos, por debajo del periodo que marca la ley; los expedientes que quedan fuera de plazo, al contrario, son poquísimos y cuando esto sucede, la razón no es la mecánica de trabajo sino la propia complejidad de los mismos”. Fundamentalmente lo que se ha conseguido con el sistema de Informática El Corte Inglés, continúa Alberto Recover, es una forma de t
La Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones (C.M.T) es un organismo completamente autónomo e independiente que, si bien no pertenece a ninguna de las Administraciones Públicas españolas -aún estando estrechamente ligado al Ministerio de Fomento-, tiene un factor en común con las mismas: la tramitación de expedientes siguiendo un procedimiento de tipo administrativo. En la C.M.T existen 113 procedimientos diferentes, que van desde el otorgamiento de licencias, resolución de inscripciones registrales, y concesiones especiales de cable y televisión, hasta informes de la dirección de redes y servicios, mercados, etc.
A la hora de gestionar la tramitación de expedientes, la C.M.T tiene que ajustarse a la Ley del Procedimiento Administrativo Común, que exige el cumplimiento de unas tareas, es decir, hay que pasar por una serie de fases o pasos para garantizar que todo el procedimiento se lleva a cabo de acuerdo con la ley.
“Desde el momento de la creación del órgano regulador”, relata Alberto Recover, director de sistemas de información de la C.M.T, “nos dimos cuenta del enorme volumen de expedientes que tendríamos que tramitar así como de la complejidad que esto iba a suponer, puesto que aunque todos ellos se ajustan al Procedimiento Común, cada uno tiene sus particularidades: generan documentación diferente, el objeto es también diferente e, incluso, los plazos de resolución son distintos. Todo esto, evidentemente, debía ser controlado por un sistema informático, así que llegó la hora de implantar un sistema de gestión. Otro de los aspectos que se tuvieron en cuenta fue que la C.M.T, además de gestionar el procedimiento de un expediente, debe hacer un estudio exhaustivo de cada caso en concreto, archivando toda la información para futuras investigaciones; por lo tanto, “la idea era contar con una herramienta que permitiese tener registrada toda la información generada por la Comisión a la vez que controlara todas las fases del ciclo por el que pasa un expediente”.
Automatización del Procedimiento Administrativo
En este sentido, la C.M.T decidió implantar el sistema de Automatización y Racionalización para Procedimientos Administrativos (ARPA) de Informática El Corte Inglés; un metodología de gestión documental específica para la Administración ya que está orientada específicamente al expediente. Este sistema se basa en tres soluciones: invesSicres, invesFlow e invesDoc, que son también las herramientas de gestión documental frecuentemente utilizadas por la Administración en iniciativas de Ventanilla Unica, complementadas, en el caso de la C.M.T, con los desarrollos necesarios para adaptarlas a sus necesidades específicas.
Según relata el director de sistemas de la C.M.T, Alberto Recover, la solución de Informática El Corte Inglés fue relativamente fácil de introducir ya que, “se introdujo hace aproximadamente un año, más o menos desde el inicio de nuestra actividad, por lo tanto se estableció como modelo de trabajo desde el principio. Por otro lado, decidimos que los propios usuarios -que eran los que iban a utilizar el sistema- definiesen como sería y, en base a sus peticiones se configuró ARPA”.
Una de las cosas que se han mejorado en ARPA, en relación a los sistemas documentales de gestión de expedientes tradicionales, es que éste se centra más en el expediente en sí y en la carpeta documental que en la consecución de tareas burocráticas, de forma que el usuario se involucra mucho más con el proceso. Según Recover, “con la utilización de este sistema se ha logrado agilizar mucho el tiempo de resolución de expedientes, de forma que en el año que llevamos trabajando con este sistema ya hemos tramitado 1.400”. Otro aspecto que, en opinión de Recover, merece la pena destacar, es que el propio sistema de gestión tiene asociada una base de datos documental que permite mantener toda la información actualizada, de esta forma, dentro de “equis” años será posible recuperar toda la documentación que generen los trabajos realizados desde la apertura de la liberalización de las telecomunicaciones.“Hasta la fecha tenemos registrados y catalogados aproximadamente 4.000 documentos”, apunta Recover.
Herramientas de gestión documental
Para gestionar todo el ciclo de tramitación de un documento, ARPA utiliza las tres herramientas citadas anteriormente. invesSicres, es el sistema de registro, donde queda constatada la entrada y salida de todos y cada uno de los documentos, especificando día y hora para garantizar el hecho de que un ciudadano se ha dirigido a la Comisión. Tener un registro de entrada y salida es una obligación para todas las Administraciones desde el punto de vista legal, e incluso, desde este verano, es obligatorio que este registro esté automatizado. En este registro además de identificarse el documento, se especifica quién es el destinatario, qué y quién lo solicita, etc. una vez completado el formulario, se escanea y se archiva la imagen en una base de datos, ya que a partir de entonces se va a trabajar sobre esta imagen y no sobre el original.
Un documento que entre en el registro puede iniciar o no un expediente pero, en el 95% de los casos lo generan, en este momento, cuando se da la orden de abrir un expediente cuando entra en juego invesFlow, que inicia el ciclo del procedimiento definiendo cuál se va a seguir de entre los cien que existen en la C.M.T. Para entenderlo mejor, se puede decir que invesFlow inicia el expediente, es decir, invesSicres conecta con invesFlow y, éste, a su vez está relacionado con invesDoc, que es la herramienta que gestiona toda la parte de documentación, quedando relacionados, de esta forma, las tres aplicaciones. invesDoc es el repositorio documental en el que se registra toda la historia de toda la información asociada a cualquier expediente o a cualquier comunicación que haya habido entre la comisión y terceros, para poder recuperarla posteriormente.
“Utilizando este sistema para tramitar los documentos, estamos resolviendo los expedientes, en un 90% de los casos, por debajo del periodo que marca la ley; los expedientes que quedan fuera de plazo, al contrario, son poquísimos y cuando esto sucede, la razón no es la mecánica de trabajo sino la propia complejidad de los mismos”. Fundamentalmente lo que se ha conseguido con el sistema de Informática El Corte Inglés, continúa Alberto Recover, es una forma de t
