Calconsa integra sus áreas de gestión
Implanta la solución para e-business de Exact Software
Conocer sin demora qué técnico tiene adjudicado un determinado expediente y las tareas realizadas sobre el mismo es el objetivo que la compañía sevillana Calconsa, especializada en cálculo y proyectos de cimentaciones y estructuras, ha conseguido tras implantar la solución e-Synergy de Exact Software.
Cálculo y control de cimentaciones y estructuras (Calconsa) es una empresa consultora y de servicios fundada en 1986 y con sede social en Sevilla. Entre sus diferentes ámbitos de trabajo se encuentran el cálculo y proyectos de cimentaciones, estructuras y el suministro de elementos de forjado. Desde hace siete años, esta compañía está homologada para realizar obras oficiales por la Junta consultiva de Contratación Administrativa del Ministerio de Economía y Hacienda.
La necesidad de adoptar una solución para e-business que gestionara internamente las áreas de gestión documental, proyectos, Recursos Humanos y flujos de trabajo llevó a esta compañía sevillana a elegir la solución e-Synergy de Exact Software. “Hasta la implantación de e-Synergy, nuestro principal punto crítico estribaba en que cada proyecto soportaba un gran volumen de documentos y archivos electrónicos, tanto técnicos (CAD, Cype, Tricalc, 3D,...), como administrativos (Word, Excel,etc.) que hacían inviable su tratamiento si no era bajo una solución integrada”, explica Luis Moral, director general de Calconsa.
Una de las prioridades de la compañía era tener disponible su base de datos (Access 98) de clientes y expedientes en la nueva aplicación, un aspecto que se completó en un solo día de trabajo con el traspaso de un volumen de 2.500 fichas de clientes, con aproximadamente 10.500 expedientes y proyectos relacionados.
Otra de las necesidades de la empresa pasaba por el control de las tareas de cada uno de los recursos que integran la plantilla técnica, compuesta por una veintena de arquitectos, aparejadores e ingenieros, ya que hasta ahora este control se realizaba a través de innumerables hojas de planificación y realización de tareas que se hacían con Excel, donde cada técnico plasmaba las horas ejecutadas para cada proyecto y la descripción del trabajo que había realizado. “El problema –puntualiza Luis Moral– era que el responsable de cada equipo de trabajo no tenía una planificación de los trabajos de cada componente, además de que la información se quedaba continuamente obsoleta por cada trabajo ya terminado, dado que la información se volcaba quincenal o mensualmente, produciéndose por ello tiempos muertos, inclusive registrándose pérdida de información y teniendo que recurrir a la memoria de los integrantes del proyecto”.
En este sentido, era de vital importancia tener un control de los expedientes de obra para saber qué tareas se estaban realizando y qué persona tenía adjudicada dichas tareas. “Nuestra compañía maneja todo tipo de documentos técnicos, planos, dibujos, etc. –señala Moral–, que hasta el momento estaban impresos y se guardaban en la carpeta física del expediente correspondiente; o si se trataba de ficheros electrónicos, como AutoCAD, Trical o Cype, estaban en el disco duro del técnico que los realizaba. Ello conllevaba que la información estuviera dispersa y cuando una persona sacaba un plano del expediente, hacía que cualquier otro empleado implicado en el mismo tuviera que emplear parte de su tiempo en buscarlo. Asimismo, las modificaciones efectuadas sobre los ficheros se quedaban en el disco duro de las personas que lo realizaban, existiendo diversas versiones de un mismo plano”.
Tras un estudio de funciones llevado a cabo sobre cada miembro de la plantilla, se crearon los ficheros de RR.HH, asignándose a las divisiones correspondientes e incorporando los módulos e-Worflow y e-RRHH para resolver la planificación de las tareas. “Actualmente todos los técnicos tienen asignadas sus tareas, que figuran en su planificación en el estado en que se encuentren. Con ello se han normalizado las tareas de los técnicos con procedimientos como cálculo, delineación, estudio y correcciones de planos, etc., con lo que se tiene actualmente un control exacto de las horas planificadas y realizadas por cada expediente y cliente”, puntualiza Luis Moral.
Tras implantar e-Synergy, todos los documentos de la compañía están guardados electrónicamente con el módulo e-Documents, que permite establecer distintas categorías de los mismos según las necesidades de la compañía. “De esta manera –asegura Moral–, cuando cualquier persona de la organización desea consultar un determinado documento sólo tiene que acceder en e-Synergy al expediente o al cliente en cuestión, con el consiguiente ahorro en tiempo y disponiendo siempre de la última versión actualizada. Además, es habitual que tanto los delineantes y calculistas trabajen desde su casa, y antes tenían que trasladar documentos o bien grabarlos previamente en CD, mientras que ahora acceden al portal remotamente”.
Otro aspecto que Calconsa mejorará en breve es la relación con sus clientes a través de un portal diseñado para que técnicos y clientes se comuniquen de manera directa, con lo que se evitarán desplazamientos y costes en comunicación. A través de este portal, los clientes podrán consultar, previa autentificación, los documentos sin necesidad de solicitarlos.
Cálculo y control de cimentaciones y estructuras (Calconsa) es una empresa consultora y de servicios fundada en 1986 y con sede social en Sevilla. Entre sus diferentes ámbitos de trabajo se encuentran el cálculo y proyectos de cimentaciones, estructuras y el suministro de elementos de forjado. Desde hace siete años, esta compañía está homologada para realizar obras oficiales por la Junta consultiva de Contratación Administrativa del Ministerio de Economía y Hacienda.
La necesidad de adoptar una solución para e-business que gestionara internamente las áreas de gestión documental, proyectos, Recursos Humanos y flujos de trabajo llevó a esta compañía sevillana a elegir la solución e-Synergy de Exact Software. “Hasta la implantación de e-Synergy, nuestro principal punto crítico estribaba en que cada proyecto soportaba un gran volumen de documentos y archivos electrónicos, tanto técnicos (CAD, Cype, Tricalc, 3D,...), como administrativos (Word, Excel,etc.) que hacían inviable su tratamiento si no era bajo una solución integrada”, explica Luis Moral, director general de Calconsa.
Una de las prioridades de la compañía era tener disponible su base de datos (Access 98) de clientes y expedientes en la nueva aplicación, un aspecto que se completó en un solo día de trabajo con el traspaso de un volumen de 2.500 fichas de clientes, con aproximadamente 10.500 expedientes y proyectos relacionados.
Otra de las necesidades de la empresa pasaba por el control de las tareas de cada uno de los recursos que integran la plantilla técnica, compuesta por una veintena de arquitectos, aparejadores e ingenieros, ya que hasta ahora este control se realizaba a través de innumerables hojas de planificación y realización de tareas que se hacían con Excel, donde cada técnico plasmaba las horas ejecutadas para cada proyecto y la descripción del trabajo que había realizado. “El problema –puntualiza Luis Moral– era que el responsable de cada equipo de trabajo no tenía una planificación de los trabajos de cada componente, además de que la información se quedaba continuamente obsoleta por cada trabajo ya terminado, dado que la información se volcaba quincenal o mensualmente, produciéndose por ello tiempos muertos, inclusive registrándose pérdida de información y teniendo que recurrir a la memoria de los integrantes del proyecto”.
En este sentido, era de vital importancia tener un control de los expedientes de obra para saber qué tareas se estaban realizando y qué persona tenía adjudicada dichas tareas. “Nuestra compañía maneja todo tipo de documentos técnicos, planos, dibujos, etc. –señala Moral–, que hasta el momento estaban impresos y se guardaban en la carpeta física del expediente correspondiente; o si se trataba de ficheros electrónicos, como AutoCAD, Trical o Cype, estaban en el disco duro del técnico que los realizaba. Ello conllevaba que la información estuviera dispersa y cuando una persona sacaba un plano del expediente, hacía que cualquier otro empleado implicado en el mismo tuviera que emplear parte de su tiempo en buscarlo. Asimismo, las modificaciones efectuadas sobre los ficheros se quedaban en el disco duro de las personas que lo realizaban, existiendo diversas versiones de un mismo plano”.
Tras un estudio de funciones llevado a cabo sobre cada miembro de la plantilla, se crearon los ficheros de RR.HH, asignándose a las divisiones correspondientes e incorporando los módulos e-Worflow y e-RRHH para resolver la planificación de las tareas. “Actualmente todos los técnicos tienen asignadas sus tareas, que figuran en su planificación en el estado en que se encuentren. Con ello se han normalizado las tareas de los técnicos con procedimientos como cálculo, delineación, estudio y correcciones de planos, etc., con lo que se tiene actualmente un control exacto de las horas planificadas y realizadas por cada expediente y cliente”, puntualiza Luis Moral.
Tras implantar e-Synergy, todos los documentos de la compañía están guardados electrónicamente con el módulo e-Documents, que permite establecer distintas categorías de los mismos según las necesidades de la compañía. “De esta manera –asegura Moral–, cuando cualquier persona de la organización desea consultar un determinado documento sólo tiene que acceder en e-Synergy al expediente o al cliente en cuestión, con el consiguiente ahorro en tiempo y disponiendo siempre de la última versión actualizada. Además, es habitual que tanto los delineantes y calculistas trabajen desde su casa, y antes tenían que trasladar documentos o bien grabarlos previamente en CD, mientras que ahora acceden al portal remotamente”.
Otro aspecto que Calconsa mejorará en breve es la relación con sus clientes a través de un portal diseñado para que técnicos y clientes se comuniquen de manera directa, con lo que se evitarán desplazamientos y costes en comunicación. A través de este portal, los clientes podrán consultar, previa autentificación, los documentos sin necesidad de solicitarlos.
