Tomás Martín, subdirector general de Coordinación Informática del MAP: "Los ERPs tienen que adaptarse a las peculiaridades de la Administración para triunfar"
La actual rigidez de los ERPs exige a la Administración del Estado un esfuerzo de adaptación que no puede asumir, por tener ella misma una estructura poco flexible. Por otra parte, los ERPs basan su éxito en la estandarización pero la Administración ofrece poca homogeneidad. Estos obstáculos son los que han hecho que el número de ERPs implantados en la Administración se reduzca a algunos organismos independientes que funcionan como pymes. Una mayor adaptación de los productos podría abrir algunas puertas, según Tomás Martín, subdirector general de Coordinación informática.
Al contrario de lo que pudiera parecer en un principio, la Administración no tiene implantados muchos ERPs. Sólo en casos muy puntales como, por ejemplo, el sistema de SAP que tiene el Instituto Nacional de Empresa (INE), el producto de recursos humanos de Peoplesoft que adquirió el Boletín Oficial del Estado (BOE) o el producto de Meta 4 que utiliza Sanidad y Correos. Un factor común une a todos estos organismos: aunque tienen relación con la Administración del Estado funcionan como organismos autónomos o comerciales, con una estructura parecida a la de una empresa privada.
“Los ERPs basan su éxito en incorporar el máximo de reglas de negocio de forma estándar lo que supone que, cuando son parametizables, hay mucho trabajo adelantado. Pero la Administración tiene unas reglas diferentes a las de la empresa privada y además es mucho menos regular y homogénea de lo que la gente piensa. Es decir, que en la Administración la excepción es la regla, lo que es incompatible con los ERPs. Por eso, para que un producto tuviera éxito en la Administración tendría que incorporar unas reglas de negocio totalmente distintas a las de las empresas privadas ya que su contabilidad es diferente, la gestión de personal es diferente, etc. Si no se hace este esfuerzo es muy difícil que un ERP pueda funcionar bien en esta empresa pública”, explica el subdirector general de coordinación informática del Ministerio de Administración Públicas (MAP), Tomás Martín.
“El problema es que normalmente a los fabricantes de ERPs no les interesa hacer este esfuerzo de adaptación a las diferentes reglas de la Administración porque no lo van a poder rentabilizar. El sector público no es tan grande como para que una empresa acometa inversiones a priori sobre todo si no tiene ya contratos apalabrados.Puede que en un futuro próximo, los primeros productos que ya hay implantados generen un know-how que permita a los fabricantes desarrollar fórmulas que sean menos rígidas y más adaptables a la Administración. Si eso sucede habrá productos que se implanten con mucho éxito”, añade el subdirector general de proceso de datos de la Administración Pública, Julio Martínez.
Autogestión
Hasta ahora la Administración venía funcionando de forma autónoma, creando sus propios productos informáticos que se convertían en estándar. “El problema es que no tenemos una estructura que nos permita organizar oficinas de servicios por lo que no podemos extender nuestras soluciones a otras administraciones como las de las Comunidades Autónomas. Al contrario de lo que sucede en la empresa privada, para nosotros cada nuevo cliente significa una carga en vez de un beneficio. Pero cuando conseguimos llevar adelante uno de estos proyectos de autoERP es muy difícil que en ese hueco quepa un ERP externo porque nos los construimos a medida y son productos muy adecuados a nuestras necesidades. De hecho, ésta es la situación que más se da actualmente”, comenta Julio Martínez. Y añade que, “los ERPs tienen que salvar un obstáculo muy importante si quieren tener éxito en la Administración: su rigidez. En el sector privado, son las empresas las que debido a su flexibilidad (la gestión es mucho más sencilla) se adaptan. Si la dirección opina que le interesa cambiar un procedimiento lo cambia y todo el mundo obedece. Sin embargo, cambiar procedimientos en la Administración y más en la del Estado es una cosa terrorífica porque tiene mucha tradición y hay muchos intereses creados, muchos hábitos así como unas sinergias tremendas. Con lo cual la Administración cambia con mucha dificultad. Por eso, un producto rígido como es el ERP que obliga a la empresa a adaptarse a lo que le está ofreciendo el fabricante es impensable muchas veces en la Administración, porque lo que ésta necesita es un producto que se adapte a sus necesidades”.
Cuando se compra un ERP se calcula que, más o menos, un 70% del presupuesto está cubriendo el coste del producto y un 30% su adaptación; en la Administración estos porcentajes se invierten y da como resultado que el coste de “customización” supere ampliamente el coste del producto. Esto es trasladable a las ventajas que supone a la Administración el comprar un ERP o no.
“La ventaja típica de un ERP es precisamente que el fabricante te ofrece un producto casi terminado y sólo hace falta retocarlo un poquito para adoptarlo. En la Administración esta ventaja desaparece y se convierte en un producto caro que además te hace dependiente de un fabricante. Por eso cuesta mucho introducir estos productos en la Administración. De hecho algunos de los que se han implantado han tenido problemas. Para el tema de recursos humanos hemos evaluado productos especializados como el de Meta 4. Pero nuestra conclusión es que estos productos son una herramienta de desarrollo un poquito más avanzada que un 4G. Es mejor que usar un Designer de Oracle pero no mucho mejor y los precios son disparatadamente altos”, opina Julio Martínez.
Inversión a priori
Tomás Martín corrobora: “para las pymes o para un solo Ministerio resulta demasiado costoso desarrollar sus propios sistemas de gestión por lo que un ERP es una solución muy lógica. Pero cuando la Administración en su conjunto tiene capacidad para hacerse sus propios ERPs especializados, como los ICOP, obtiene ya su propia economía de escala. Cuando esto no se consigue entonces sí se puede implantar un ERP. De todas formas, los ERPs irán entrando más en la Administración porque cada vez es más difícil sacar adelante proyectos complejos debido a lo engorroso de la tramitación administrativa”. “En ocasiones, los ERPs serán la única alternativa pero no verán un crecimiento desbocado ya que previamante deberán acometer un esfuerzo inversor de adaptación. De todas formas, la Administración del Estado no es la única administración sino que hay centenares de administraciones locales cuyas estructuras son más parecidas a la de una pyme y, por tanto, estarán más receptivas a los ERPs”, concluye Julio Martínez.
Al contrario de lo que pudiera parecer en un principio, la Administración no tiene implantados muchos ERPs. Sólo en casos muy puntales como, por ejemplo, el sistema de SAP que tiene el Instituto Nacional de Empresa (INE), el producto de recursos humanos de Peoplesoft que adquirió el Boletín Oficial del Estado (BOE) o el producto de Meta 4 que utiliza Sanidad y Correos. Un factor común une a todos estos organismos: aunque tienen relación con la Administración del Estado funcionan como organismos autónomos o comerciales, con una estructura parecida a la de una empresa privada.
“Los ERPs basan su éxito en incorporar el máximo de reglas de negocio de forma estándar lo que supone que, cuando son parametizables, hay mucho trabajo adelantado. Pero la Administración tiene unas reglas diferentes a las de la empresa privada y además es mucho menos regular y homogénea de lo que la gente piensa. Es decir, que en la Administración la excepción es la regla, lo que es incompatible con los ERPs. Por eso, para que un producto tuviera éxito en la Administración tendría que incorporar unas reglas de negocio totalmente distintas a las de las empresas privadas ya que su contabilidad es diferente, la gestión de personal es diferente, etc. Si no se hace este esfuerzo es muy difícil que un ERP pueda funcionar bien en esta empresa pública”, explica el subdirector general de coordinación informática del Ministerio de Administración Públicas (MAP), Tomás Martín.
“El problema es que normalmente a los fabricantes de ERPs no les interesa hacer este esfuerzo de adaptación a las diferentes reglas de la Administración porque no lo van a poder rentabilizar. El sector público no es tan grande como para que una empresa acometa inversiones a priori sobre todo si no tiene ya contratos apalabrados.Puede que en un futuro próximo, los primeros productos que ya hay implantados generen un know-how que permita a los fabricantes desarrollar fórmulas que sean menos rígidas y más adaptables a la Administración. Si eso sucede habrá productos que se implanten con mucho éxito”, añade el subdirector general de proceso de datos de la Administración Pública, Julio Martínez.
Autogestión
Hasta ahora la Administración venía funcionando de forma autónoma, creando sus propios productos informáticos que se convertían en estándar. “El problema es que no tenemos una estructura que nos permita organizar oficinas de servicios por lo que no podemos extender nuestras soluciones a otras administraciones como las de las Comunidades Autónomas. Al contrario de lo que sucede en la empresa privada, para nosotros cada nuevo cliente significa una carga en vez de un beneficio. Pero cuando conseguimos llevar adelante uno de estos proyectos de autoERP es muy difícil que en ese hueco quepa un ERP externo porque nos los construimos a medida y son productos muy adecuados a nuestras necesidades. De hecho, ésta es la situación que más se da actualmente”, comenta Julio Martínez. Y añade que, “los ERPs tienen que salvar un obstáculo muy importante si quieren tener éxito en la Administración: su rigidez. En el sector privado, son las empresas las que debido a su flexibilidad (la gestión es mucho más sencilla) se adaptan. Si la dirección opina que le interesa cambiar un procedimiento lo cambia y todo el mundo obedece. Sin embargo, cambiar procedimientos en la Administración y más en la del Estado es una cosa terrorífica porque tiene mucha tradición y hay muchos intereses creados, muchos hábitos así como unas sinergias tremendas. Con lo cual la Administración cambia con mucha dificultad. Por eso, un producto rígido como es el ERP que obliga a la empresa a adaptarse a lo que le está ofreciendo el fabricante es impensable muchas veces en la Administración, porque lo que ésta necesita es un producto que se adapte a sus necesidades”.
Cuando se compra un ERP se calcula que, más o menos, un 70% del presupuesto está cubriendo el coste del producto y un 30% su adaptación; en la Administración estos porcentajes se invierten y da como resultado que el coste de “customización” supere ampliamente el coste del producto. Esto es trasladable a las ventajas que supone a la Administración el comprar un ERP o no.
“La ventaja típica de un ERP es precisamente que el fabricante te ofrece un producto casi terminado y sólo hace falta retocarlo un poquito para adoptarlo. En la Administración esta ventaja desaparece y se convierte en un producto caro que además te hace dependiente de un fabricante. Por eso cuesta mucho introducir estos productos en la Administración. De hecho algunos de los que se han implantado han tenido problemas. Para el tema de recursos humanos hemos evaluado productos especializados como el de Meta 4. Pero nuestra conclusión es que estos productos son una herramienta de desarrollo un poquito más avanzada que un 4G. Es mejor que usar un Designer de Oracle pero no mucho mejor y los precios son disparatadamente altos”, opina Julio Martínez.
Inversión a priori
Tomás Martín corrobora: “para las pymes o para un solo Ministerio resulta demasiado costoso desarrollar sus propios sistemas de gestión por lo que un ERP es una solución muy lógica. Pero cuando la Administración en su conjunto tiene capacidad para hacerse sus propios ERPs especializados, como los ICOP, obtiene ya su propia economía de escala. Cuando esto no se consigue entonces sí se puede implantar un ERP. De todas formas, los ERPs irán entrando más en la Administración porque cada vez es más difícil sacar adelante proyectos complejos debido a lo engorroso de la tramitación administrativa”. “En ocasiones, los ERPs serán la única alternativa pero no verán un crecimiento desbocado ya que previamante deberán acometer un esfuerzo inversor de adaptación. De todas formas, la Administración del Estado no es la única administración sino que hay centenares de administraciones locales cuyas estructuras son más parecidas a la de una pyme y, por tanto, estarán más receptivas a los ERPs”, concluye Julio Martínez.
