La productividad empresarial revela deficiencias en los procesos de trabajo de los empleados

El estudio, que investiga las fases y tiempo que dedican los empleados de las empresas a tareas relacionadas con administración, ha sido llevado a cabo por Lexmark en doce países europeos, entre ellos España.

Las mayores deficiencias que registran los datos se da en el caso de las empresas que operan las tareas administrativas manualmente, en lugar de forma automatizada, como por ejemplo el procesamiento de contratos, órdenes de pedidos o la introducción de datos de tarjetas de visitas en una libreta de direcciones o base de datos. La implantación de sistemas automatizados ayudaría a las empresas europeas a aumentar la productividad de los empleados, reducir los costes operacionales y a reducir los errores asociados a los procesos manuales.

Un cuarto de los encuestados señala que el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales es su propensión a los errores. Casi dos tercios de los trabajadores encuestados han experimentado una situación en la que un error cometido realizando tareas administrativas manuales le ha costado dinero a la compañía. A mayor número de caracteres introducidos, mayor esfuerzo a la hora de introducir los datos, hay más errores y ciclos más lentos.
Para las empresas, esto puede tener un impacto directo en la cuenta de resultados. Si una factura no se envía correctamente, puede derivar en pagos tardíos ó pagos duplicados que deben resolverse, entre otros muchos problemas. Incluso puede resultar en la ruptura de una relación con un cliente o proveedor. Por todo ello, las empresas deben revisar su forma de tratar los datos y de abordar las tareas cotidianas.

Además, el 59% de los empleados considera los procesos administrativos de su empresa demasiado complicados, al incluir varios pasos. Se observa que hay una relación directa entre la complejidad de las tareas de administración y el tiempo invertido en ellas. Un tercio de los encuestados dedica tres horas o más a la semana únicamente a tareas administrativas. Además, el 70% considera que el tiempo dedicado a ellas se ha incrementado en los últimos cinco años y que las empresas están desperdiciando un tiempo valioso en dichas tareas.

El estudio pone de relieve que, personalmente, los empleados están dispuestos a eliminar las formas de trabajo obsoletas e improductivas. A la pregunta, “¿Cuál es el mayor problema asociado con los procesos administrativos manuales?”, el 50% respondió que “consumen demasiado tiempo”.