Hacia un sistema de gestión integrado administrativo-sanitario
Instituto de Religiosas San José de Gerona
Con varios centros hospitalarios, geriátricos y colegios repartidos por España y otros países, el Instituto de Religiosas San José de Gerona, fundado en 1870, ha optado por el sistema SAP R/3 como herramienta integrada de gestión económico-administrativa y clínico-asistencial.
Hace ocho años, cuando se incorpora el actual Administrador General del Instituto de Religiosas San José de Gerona, José Luis Oller, la situación tecnológica era muy limitada. Unos pocos PCs, con aplicaciones y lenguajes distintos, repartidos entre los centros. “La idea fue adoptar una solución informática actual que diera unidad de criterio y de gestión”, explica Oller. Tres entornos tecnológicos, cuatro aplicativos de gestión y otros tantos financieros distintos sin comunicación entre sí. Este era el panorama del instituto antes de llevar a cabo el proyecto informático Sapiens.
El plan Sapiens pretende evolucionar el SI hacia una plataforma integrada y lograr varios objetivos: optimizar los procesos y disminuir el papel, entrada de datos única, comunicación electrónica con terceros, empleo de nuevas herramientas de gestión, criterios unificados para todos los centros, implantar una contabilidad analítica, facilitar el uso de las soluciones y, cómo no, solventar los problemas del euro y del Efecto 2000.
A corto plazo ha incorporado las funciones económico-administrativas; a medio plazo, está haciendo lo propio con las operaciones clínico-asistenciales. En la primera fase se han instalado los módulos AM, de gestión de activos fijos, y FI, de gestión financiera. En la segunda, la solución sectorial IS-H. En la tercera fase se introducirán los elementos asistenciales de carácter médico, como la historia clínica informatizada.
El primer paso se inicia en 1998: se dimensionan los equipos informáticos y humanos en previsión de las siguientes etapas. Se instala el módulo FI en todos los centros. “Implicó un gran movimiento, con una formación exhaustiva del personal”, recuerda José Luis Oller. En primer lugar se estudiaron los procesos internos, en el ámbito geriátrico y clínico, y luego se realiza una reingeniería de procesos: “cómo circula la información, quién la genera y a qué centros va a parar”. Se realiza una lista de requerimientos y propuestas y se diseñaron nuevos circuitos antes de comenzar a informatizar con FI “porque nuestro problema no es informático, sino organizativo”, asegura.
El instituto de religiosas seleccionó SAP porque era la única herramienta “que ofrecía garantías al actuar en un ámbito internacional (intención de conectar la sede en Barcelona con los centros de Italia, Francia, Colombia, etc.), estar acreditado mundialmente y tener el tema FI muy estudiado”. También ayudó el interés de SAP por desarrollar el aspecto asistencial hospitalario, “ya que no tenía experiencia en España”. Por ello el proyecto Sapiens se ha convertido en un modelo piloto para SAP en sanidad. Las hermanas de la congregación (en total son 500) se han implicado en el proyecto no sólo económicamente, sino también en su desarrollo. Una de ellas se responsabiliza de los procesos y optimización del aplicativo informático.
La segunda fase ha contemplado la instalación de IS-H en las clínicas, de manera que la gestión administrativa está centralizada en el paciente. También cubre áreas funcionales como admisiones, archivos clínicos, urgencias, consultas externas, quirófanos, facturación y unidades de enfermería. Esta herramienta gestiona todas los ámbitos que afecten a la permanencia de un paciente en los centros. “Significa”, continúa Oller, “que desaparece el departamento de facturación”. Al mismo tiempo, la capacidad de planificación permitirá incrementar la calidad de los servicios. Por ejemplo, los médicos, con una semana de antelación, solicitan hora y día de quirófano, especificando los clientes y el tipo de operación a realizar. El sistema reserva la habitación, la UCI y prepara una pre-alta. Esta información se contrasta telefónicamente con el cliente antes de su ingreso. Cuando éste acude al centro no necesita proporcionar ningún dato adicional y, tras diez minutos en la sala de espera, comienza su proceso hospitalario: la organización ya está preparada anticipadamente. “Es un cambio muy importante de filosofía porque en una organización poco habituada a modificaciones de esta índole, nos cuesta saber que no hay admisiones, que hay un centro de planificación (el corazón de la clínica)... redunda en una gran mejora en la atención al cliente”.
Otros objetivos específicos de la segunda etapa son la instalación de los módulos MM (materiales) y RH (recursos humanos). La solución MM permite la gestión de los almacenes, los aprovisionamientos y compras de fármacos y el sistema (en una primera fase) de Unidosis. La nueva herramienta supone ampliar drásticamente el número de usuarios: “Hasta el momento todas las imputaciones de medicamentos las hacía farmacia, y ahora lo hacen las plantas”, señala Oller.
En la actualidad, el instituto está asimilando la implantación del módulo IS-H “porque hemos cometido el error de implantarlo en tres centros al mismo tiempo; el esfuerzo ha sido tal que nos hemos quedado cortos de recursos propios, incluso en la fase posterior a la implantación”. Por ello ha recurrido al personal de Strategy Consultors, compañía que ha dirigido el proyecto informático.
A partir del mes de febrero, en una operación que se completará a finales de año, se realizará la implantación de la contabilidad analítica dentro del módulo IS-H. Será una tarea “casi de laboratorio, de introducir la información”.
La tercera etapa de Sapiens comenzará en enero del 2001 con el estudio y adecuación del módulo ISH-Med. Está previsto que entre en funcionamiento al año siguiente. Comporta la historia clínica y la documentación sanitaria dentro de la propia organización. Las consultas externas están informatizadas con dos PCs, conectados a la unidad central. En adelante, cada médico tendrá su historia clínica codificada y personalizada. Promete ser un proceso complejo y, en este caso, “estamos más en manos de la solución informática que de la organizativa, aunque organizar a los médicos tampoco es ninguna tontería”, concluye José Luis Oller.
Hace ocho años, cuando se incorpora el actual Administrador General del Instituto de Religiosas San José de Gerona, José Luis Oller, la situación tecnológica era muy limitada. Unos pocos PCs, con aplicaciones y lenguajes distintos, repartidos entre los centros. “La idea fue adoptar una solución informática actual que diera unidad de criterio y de gestión”, explica Oller. Tres entornos tecnológicos, cuatro aplicativos de gestión y otros tantos financieros distintos sin comunicación entre sí. Este era el panorama del instituto antes de llevar a cabo el proyecto informático Sapiens.
El plan Sapiens pretende evolucionar el SI hacia una plataforma integrada y lograr varios objetivos: optimizar los procesos y disminuir el papel, entrada de datos única, comunicación electrónica con terceros, empleo de nuevas herramientas de gestión, criterios unificados para todos los centros, implantar una contabilidad analítica, facilitar el uso de las soluciones y, cómo no, solventar los problemas del euro y del Efecto 2000.
A corto plazo ha incorporado las funciones económico-administrativas; a medio plazo, está haciendo lo propio con las operaciones clínico-asistenciales. En la primera fase se han instalado los módulos AM, de gestión de activos fijos, y FI, de gestión financiera. En la segunda, la solución sectorial IS-H. En la tercera fase se introducirán los elementos asistenciales de carácter médico, como la historia clínica informatizada.
El primer paso se inicia en 1998: se dimensionan los equipos informáticos y humanos en previsión de las siguientes etapas. Se instala el módulo FI en todos los centros. “Implicó un gran movimiento, con una formación exhaustiva del personal”, recuerda José Luis Oller. En primer lugar se estudiaron los procesos internos, en el ámbito geriátrico y clínico, y luego se realiza una reingeniería de procesos: “cómo circula la información, quién la genera y a qué centros va a parar”. Se realiza una lista de requerimientos y propuestas y se diseñaron nuevos circuitos antes de comenzar a informatizar con FI “porque nuestro problema no es informático, sino organizativo”, asegura.
El instituto de religiosas seleccionó SAP porque era la única herramienta “que ofrecía garantías al actuar en un ámbito internacional (intención de conectar la sede en Barcelona con los centros de Italia, Francia, Colombia, etc.), estar acreditado mundialmente y tener el tema FI muy estudiado”. También ayudó el interés de SAP por desarrollar el aspecto asistencial hospitalario, “ya que no tenía experiencia en España”. Por ello el proyecto Sapiens se ha convertido en un modelo piloto para SAP en sanidad. Las hermanas de la congregación (en total son 500) se han implicado en el proyecto no sólo económicamente, sino también en su desarrollo. Una de ellas se responsabiliza de los procesos y optimización del aplicativo informático.
La segunda fase ha contemplado la instalación de IS-H en las clínicas, de manera que la gestión administrativa está centralizada en el paciente. También cubre áreas funcionales como admisiones, archivos clínicos, urgencias, consultas externas, quirófanos, facturación y unidades de enfermería. Esta herramienta gestiona todas los ámbitos que afecten a la permanencia de un paciente en los centros. “Significa”, continúa Oller, “que desaparece el departamento de facturación”. Al mismo tiempo, la capacidad de planificación permitirá incrementar la calidad de los servicios. Por ejemplo, los médicos, con una semana de antelación, solicitan hora y día de quirófano, especificando los clientes y el tipo de operación a realizar. El sistema reserva la habitación, la UCI y prepara una pre-alta. Esta información se contrasta telefónicamente con el cliente antes de su ingreso. Cuando éste acude al centro no necesita proporcionar ningún dato adicional y, tras diez minutos en la sala de espera, comienza su proceso hospitalario: la organización ya está preparada anticipadamente. “Es un cambio muy importante de filosofía porque en una organización poco habituada a modificaciones de esta índole, nos cuesta saber que no hay admisiones, que hay un centro de planificación (el corazón de la clínica)... redunda en una gran mejora en la atención al cliente”.
Otros objetivos específicos de la segunda etapa son la instalación de los módulos MM (materiales) y RH (recursos humanos). La solución MM permite la gestión de los almacenes, los aprovisionamientos y compras de fármacos y el sistema (en una primera fase) de Unidosis. La nueva herramienta supone ampliar drásticamente el número de usuarios: “Hasta el momento todas las imputaciones de medicamentos las hacía farmacia, y ahora lo hacen las plantas”, señala Oller.
En la actualidad, el instituto está asimilando la implantación del módulo IS-H “porque hemos cometido el error de implantarlo en tres centros al mismo tiempo; el esfuerzo ha sido tal que nos hemos quedado cortos de recursos propios, incluso en la fase posterior a la implantación”. Por ello ha recurrido al personal de Strategy Consultors, compañía que ha dirigido el proyecto informático.
A partir del mes de febrero, en una operación que se completará a finales de año, se realizará la implantación de la contabilidad analítica dentro del módulo IS-H. Será una tarea “casi de laboratorio, de introducir la información”.
La tercera etapa de Sapiens comenzará en enero del 2001 con el estudio y adecuación del módulo ISH-Med. Está previsto que entre en funcionamiento al año siguiente. Comporta la historia clínica y la documentación sanitaria dentro de la propia organización. Las consultas externas están informatizadas con dos PCs, conectados a la unidad central. En adelante, cada médico tendrá su historia clínica codificada y personalizada. Promete ser un proceso complejo y, en este caso, “estamos más en manos de la solución informática que de la organizativa, aunque organizar a los médicos tampoco es ninguna tontería”, concluye José Luis Oller.
