Gestión Documental del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

La Comisión Sin Papeles

Conseguir que las reuniones que mensualmente lleva a cabo la Comisión Ministerial de Informática del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social se realicen sin necesidad de contar con papel, ha sido un ambicioso proyecto que el propio Director General de Informática y Estadística del citado Ministerio, Pedro Maestre, inició hace ahora dos años. Lograrlo ha sido, sin duda, un avance y ha conseguido reducir el número de papeles a los que los responsables de la citada Comisión tenían que enfrentarse antes de cada pleno o de cada comisión técnica. Igualmente La Comisión Sin Papeles, nombre con el que ya se la conoce, ha servido de ejemplo para otros Ministerios y otros organismos similares.

El entorno de trabajo de la Comisión Ministerial de Informática, CMI, se caracteriza por el elevado número de expedientes recibidos, debido a que es esta Comisión la que debe realizar el informe sobre la compra de todos los bienes y servicios informáticos que se lleva a cabo en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por lo que, como asegura Fernando Rodríguez Rivadulla, Consejero Técnico de la Dirección General de Informática y Estadísticas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, "recibimos grandes cantidades de papel, de documentación escrita de todas las ofertas que se presentan a los concursos públicos para la adquisición de material informático".

"Cada vez que la Comisión", continúa Fernando Rodríguez, "celebraba un pleno, y durante el año se llevan a cabo 11 plenos y 26 ponencias técnicas, era enorme la gran cantidad de papeles que se tenían que repartir entre los asistentes, y éstos apenas se leía la primera de las hojas que se les entregaba, y , para buscar una determinada información, era necesario repasar todo el expediente, lo que suponía grandes problemas".

Es por todo esto, por lo que, ante la necesidad de mejorar la eficiencia de los procedimientos y el trabajo de los asistentes a la comisión técnica, surge una nueva Instrucción Ministerial de Procedimientos para la Comisión Ministerial de Informática que faculta a la Presidencia de la misma a la implementación de un sistema de información que conduzca a la sustitución del soporte físico de papel para las sesiones de las ponencias técnicas y los plenos.

"Es el Director General de Informática y Estadística del propio Ministerio, Pedro Maestre, quién, a finales de 1993", comenta Fernando Rodríguez, "se propone conseguir eliminar la gran cantidad de papel con la que era necesario trabajar. Estamos en un momento en el que la tendencia es trabajar con información estructurada, por lo que decidimos aplicarnos nosotros mismos esa tendencia. De ahí surge el Proyecto CMI Sin Papel".

Objetivos de la Comisión Sin Papeles

Los principales objetivos que se persiguen, tras estos planteamientos, son; en primer lugar, el establecimiento de los nuevos procedimientos de la Comisión Ministeriales de Informática ajustados a la nueva Instrucción del Ministerio, contemplando la fijación de estándares para la presentación de la documentación. En segundo lugar, el establecimiento de un Plan de Acción para la implementación del proyecto, fijando el flujo de la información sin papel, utilizando los medios tecnológicos adecuados, teniendo en cuenta los diferentes colectivos de usuarios finales con necesidades funcionales diferenciadas.

El nuevo sistema que se quería implementar pretendía una captura de datos selectiva, con ayuda de un sistema online, y que a su vez eliminara la reentrada manual de los datos .

Los requisitos que debía cumplir la solución final eran: resolver el problema de la captura de información sin tener en un principio la conectividad corporativa operativa, es decir, que cada organismo pudiera generar la información con sus propios medios y enviarla en soporte magnético. "Para ello", afirma Fernando Rodríguez, "era necesario que nuestro sistema pudiera reconocer información que le llegaba en cualquier forma mediante un sistema de conversión de archivos y que esa información, con un proceso muy simple, estuviera disponible de forma inmediata para los asistentes a los plenos".

Requisitos de la nueva aplicación

Antes estas necesidades, los responsables de la puesta en marcha de este sistema tenían dos opciones, o utilizar los sistemas con que ya contaba el Ministerio o bien implantar otros nuevos. La solución que finalmente se aceptó fue una mezcla de las dos.

Con la potencialización del sistema que ya existía se resolverían fácilmente las consultas, si se aseguraba la introducción de la información, ya que se contaba con una estructura de bases de datos, pero sería inviable la visualización en puestos de trabajo portátiles. Tampoco sería posible la captura remota, ya que no se disponía de infraestructura de comunicaciones. Sin embargo, un sistema totalmente nuevo, como se estudió también entre las diferentes opciones, obligaría a replantear todo el sistema informático, con el consiguiente desaprovechamiento de los conocimientos y los sistemas iniciales y además, podría suponer un cierto riesgo. Por todo ello, y después de analizar las diferentes opciones se decidieron por un sistema que utilizaba lo ya existente pero que a su vez incorporaba nuevas herramientas que facilitarían la captura y presentación inmediata de la información, así como una futura interconexión, si se decidía la implantación de un sistema de correo electrónico para el envío de los ficheros, en lugar de utilizar disquetes o por una configuración basada en workgroup. Hasta entonces, se decidió que se continuaría alimentando automáticamente el sistema ya existente que mantendría, a su vez, sus funcionalidades para el seguimiento de expedientes, eliminando la doble entrada de datos.

Para todo esto, la solución final implantada en la Comisión sin papeles fue Lotus Notes bajo entorno gráfico Windows.

Perfiles y requerimientos de los usuarios

En estos momentos en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y con referencia a la Comisión Sin Papeles, existen tres tipos de usuarios: los vocales de las ponencias técnicas y los plenos, formado aproximadamente por unas 30 personas, estos eran los usuarios principales destinatarios del proyecto. Los principales requerimiento que tenía que cumplir el sistema para estos era: facilidad de uso e interfaces de usuarios altamente amigables, pues estos eran los usuarios más reticentes y con menos experiencia en el campo informático. Con la instalación de la nueva herramienta, en todos los ordenadores portátiles cuentan con un módulo reducido que les permite ver y consultar los puntos a tratar en la sesión plenaria, la documentación completa que forma parte de los mismos, y crear sus propias notas sobre los debates. Cuando estos usuarios llegan a la reunión se les facilita un disquete que contiene todos los datos de los expedientes, y que se descarga automáticamente en el portátil permitiendo visualizar el orden del día,.

El segundo grupo de usuarios lo forman lo que dentro del Ministerio se conoce como Unidades Proponentes, un colectivo que es el que genera la información del sistema y que está compuesto por 30 personas, desde auxiliares administrativos hasta jefes de servicio. Los requerimientos principales que el sistema debía tener para ellos eran, facilidad de uso y máxima posibilidad de recuperación de información desde expedientes anteriores. Además de las facilidades con que cuentan los vocales cuentan con posibilidades de captura de las fichas resumen del expediente con validación de datos de entrada, captura de extracto de la propuesta, posibilidad de crear/recuperar o adjuntar o anexar al expediente otros documentos de texto, captura de relación de materiales adquiridos por el Catálogo del Servicio Central de Suministros, impresión de documentos y listas, independencia entre datos y las versiones del desarrollo, posibilidad de envío

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