Regulatory compliance y outsourcing documental, una alianza estratégica

En la actualidad, el cumplimiento de regulaciones de la actividad empresarial vuelve a estar en boca de todos y las grandes compañías empiezan a contar con lo que se ha denominado departamento de cumplimiento de normas o regulatory affairs y un nuevo reglamento en materia de LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) se está fraguando.
No todas las empresas tienen los recursos ni los conocimientos para implementar internamente su sistema de cumplimiento de normas; de ahí surge el solemne encuentro de dos actividades que habían venido desarrollándose en paralelo, estando destinadas a colaborar y complementarse, que son regulatory compliance y outsourcing (externalización) documental.
Estas actividades ya interactúan en muchas empresas en el marco de las soluciones en Enterprise Content Management (ECM).
La principal ventaja para las empresas consiste en la posibilidad de centrarse en los procesos clave, delegando en especialistas los que no son core, lo que mejora la calidad, productividad y rentabilidad de inversiones y gastos en aquellos procesos que no son vitales. A esta ventaja hay que añadirle la reducción de costes fijos que pasan a costes variables. Es innegable que se obtiene una mejora en tiempos de respuesta y se gana en flexibilidad, al poder explotar recursos ajenos, que completan y amplían el alcance de los propios. Esto facilita la rápida incorporación a la empresa de tecnología avanzada, sin los riesgos y el esfuerzo de los desarrollos propios. Por último, hay que destacar la optimización de tiempos, controles sobre procesos y el desarrollo de los recursos de business intelligence (inteligencia de negocio).
La corriente de compliance se está exportando, de la mano de las multinacionales norteamericanas, a todos los continentes. Debe reconocerse que las normas equivalentes de la Comisión Europea no estaban llegando con eficacia práctica ni sancionadora a las empresas europeas. Los regulatory affairs encontraron el punto de inflexión en su aplicación con el estímulo del Acta Sarbanes-Oxley.
Dentro del ámbito de lo que llamamos compliance, las vertientes más afectadas son las siguientes: contabilidad, impuestos, presupuestos, inventarios, procesos de compras y de ventas, gestión de caja y bancos, y un largo etcétera.
En definitiva, se puede afirmar que la colaboración entre los citados campos del outsourcing documental y regulatory compliance, se han convertido en algo más que un descubrimiento sólamente circunstancial. Se trata de una alianza estratégica que permite a las organizaciones que la implementan obtener eficiencia, ventajas competitivas y diferenciarse significativamente en el mercado en el que desarrollan su actividad de negocio.


A. C. González es ECM consultant de SGAIM.

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