Decálogo de un proyecto de outsourcing exitoso

Que un proyecto de outsourcing se convierte en todo un éxito no es algo fácil de conseguir. Existe una larga lista de factores que influyen en el resultado y los beneficios finales que obtiene la empresa: desde los propios objetivos que se han planteado hasta la idoneidad del socio elegido, pasando por todos los procedimientos y fórmulas empleadas en el camino hacia la externalización.

Por ello, conocer el retorno de la inversión en outsourcing y determinar si realmente se han obtenido ahorros y mejoras del rendimiento con el cambio es fundamental hoy en día. En ese sentido, las principales firmas de investigación y análisis están lanzando propuestas para medir el “éxito en outsourcing”.

Una de ellas es Forrester, quien ha presentado el Sourcing Playbook, que plantea las siguientes 10 preguntas para evaluar la madurez e identificar los puntos débiles en el proyecto de outsourcing.

1. ¿Qué porcentaje de sus grandes y complejos proyectos de TI ha llegado a tiempo y dentro del presupuesto? Si el porcentaje es alto, todo va bien y está demostrando saber cómo gestionar el alcance y los presupuestos de sus proyectos. Y es que en una configuración externalizada, la debilidad en la gestión de proyectos puede llegar a costar más dinero del que se pretende ahorrar.

2. ¿Qué porcentaje de su personal está certificado para gestionar este tipo de proyectos? Si una gestión de proyectos sólida es necesaria para gestionar efectivamente proyectos de TI y los recursos internos, se vuelve aún más crítica cuando se emplean los recursos de TI externos y de múltiples socios.

3. ¿Qué porcentaje de los proyectos de TI se gestionan a través de un programa de gestión centralizada (PMO)? Este tipo de prácticas son fundamentales para garantizar la coherencia y calidad de los programas de TI de las organizaciones.

4. ¿Cuál es la situación de la comunicación y herramientas de colaboración? Las empresas que se basan en la colaboración manual y enfoques muy orientados a la gestión de código tendrán que luchar consigo mismos para trabajar con un socio externo.

5. ¿Su organización sigue un proceso estandarizado de desarrollo y mantenimiento? Si la respuesta es sí, será más fácil para que una empresa de outsourcing entienda y se adapte a su proceso, incluso si es descuidado o no óptimo. Lo contrario sólo costará tiempo y dinero, al igual que aumentará el número potencial de errores.

6. ¿Su organización invierte en disciplinas de procesos de software de desarrollo como modelo el Software Engineering Institute Capability Maturity? Aunque no es necesario para que una relación funcione, Forrester ve con mejores resultados si el cliente y el vendedor siguen un modelo estándar y consistente.

7. ¿Utiliza su organización un sistema normalizado y formal para la definición de requisitos? La fase de requerimientos adecuada en el ciclo de vida de desarrollo es un factor crítico de éxito. Si usted no puede conseguir este derecho, el outsourcing puede ofrecer poco valor para su empresa.

8. ¿Su organización utiliza de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para establecer un nivel significativo de responsabilidad mutua entre la TI y los socios de los proyectos empresariales internos? Los SLA son fundamentales para garantizar que los proveedores de outsourcing cumplan con sus obligaciones y compromisos de servicio. Los clientes que ya utilizan SLA podrán establecer más fácil nuevos parámetros de SLA y gestión de proveedores externos.

9. ¿Su organización sigue un proceso estricto de relación entre el negocio y TI para su entrega final? ¿Los usuarios participan en las pruebas de aceptación de usuario? En una relación de contratación externa, esto es fundamental. Los clientes tienen que aceptar el sistema o el cambio para que el proveedor (o el cliente) puedan pasar a producción. Los retrasos pueden causar exceso de los costes.

10. ¿Tiene una función de gestión de proveedores formal? Hoy en día, el 47% de las empresas tienen grupos formales de gestión de proveedores, y otro 11% tiene planes para desarrollar uno. Ellos varían sustancialmente en su composición y madurez de un cliente a otro, pero hay ciertas responsabilidades y roles que la mayoría comparten.