Mª del Valle Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital en AedocDigital: "Existe un gran desconocimiento de las normativas y las tecnologías de gestión documental"
Concienciar tanto a la Administración como a las empresas españolas de la importancia de la gestión de sus documentos es el objetivo del primer Informe sobre documentación digital en España 2006, en el que 75 entidades, públicas y privadas, manifiestan estar en el proceso de implementación de la gestión documental. La adopción de estas soluciones y la labor que realiza el Observatorio de Documentación Digital, que se enmarca en la Asociación española de Documentación digital (AEDOC), para llegar a la oficina sin papeles centran el discurso de su máxima responsable, Mª del Valle Palma.
¿Qué motiva la realización de este informe sobre la documentación digital en España?
- Un motivo fundamental fue detectar que no existía un estudio en el que se analizaran todos los aspectos involucrados en la gestión de la documentación digital en las empresas e instituciones españolas, ya que hasta ahora sólo se habían publicado estadísticas sobre aspectos parciales, como el comercio electrónico, la factura y la firma electrónica, los portales web, etc., pero no existía un estudio que contemplara todos estos aspectos desde un punto de vista global.
¿Supone eso que el mercado está maduro en la implantación de soluciones de digitalización?
- No. A las empresas e instituciones españolas todavía les queda mucho camino por recorrer en su avance hacia la oficina sin papel. Otro de los objetivos que nos propusimos era el de aclarar conceptos y difundir las técnicas, normativas y tecnologías relacionadas con la gestión de los contenidos y documentos digitales, porque detectamos que existía un gran desconocimiento de las normativas y confusión en cuanto a las tecnologías de gestión documental. Por ello, en el informe se incluyen las explicaciones de estos indicadores. Se ha realizado un gran esfuerzo y esperamos que a las empresas e instituciones que lo consulten les sirva como referente y guía en su camino hacia la oficina sin papel.
¿Qué criterios se marcaron en el Observatorio de Documentación Digital para lograrlo?
- Se ha diseñado un formulario electrónico, difundido vía Web a empresas (un 67% de la muestra) y Administración Pública (33%), que ha contestado un perfil de directivos (51%) y técnicos (49%), hasta seleccionar 75 entidades que ya están implementando gestión documental digital. Es importante resaltar esto último, porque mostramos un universo de organizaciones que, por ejemplo, ya han comenzado a digitalizar sus documentos; que ofrecen sistemas de búsqueda corporativos; que han implementado la gestión de contenidos en su portal web; que ya utilizan comercio electrónico, la firma electrónica o la e-factura; que aseguran la autenticidad e integridad de sus documentos (denominados records) durante todo su ciclo vital, etc.
Es decir, que la gestión documental es lo suficientemente extensa para que todo pueda ser un documento digital, ¿no?
- Es complejo, ya que los documentos digitales son desde los correos electrónicos que reciben y envían los empleados en el ejercicio de sus actividades empresariales y que contienen información vital para la compañía, a los extractos del banco que consultan por Internet, los presupuestos, las ofertas, las facturas y los contratos con los clientes firmados electrónicamente, las presentaciones en PowerPoint, las páginas de su sede web, las fotografías de la empresa, etc. Por ejemplo, los datos son desalentadores en la gestión de correos electrónicos, ya que sólo un 21% de la muestra dispone de una política formal para gestionarlos.
¿Cuándo un documento digital (record) tiene la misma validez que uno en papel?
- Los records son, según la normativa ISO/UNE 15489, información creada, recibida y conservada como información y prueba por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Sus características son la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad y exigen una gestión más controlada. Los datos del informe señalan que sólo el 28% de la muestra ha planificado o implementado la conformidad con la ISO/UNE 15489. Para que un documento digital tenga la misma validez como prueba ante los tribunales que el papel necesita de la firma electrónica avanzada reconocida, es decir, aquella que se basa en un certificado reconocido y es generada mediante un dispositivo de creación de firma. Con ello se podrá saber fehacientemente quién lo ha firmado, en qué fecha y hora y si ha sufrido alguna modificación. Según los datos del informe, un 31% de los consultados tiene implementado un sistema de certificación electrónica, y un 28% declara que lo está planificando, lo cual resulta insuficiente.
¿Cuáles son los principales obstáculos que tienen las empresas para localizar sus documentos?
- La causa más frecuente y principal barrera es que cada tipo de contenido y documento se encuentra en aplicaciones y carpetas distintas, tal y como asegura un 57% de la muestra. El entorno digital presenta otro problema, y es la actualización y migración del software y los soportes magnéticos y ópticos durante el tiempo en el que el documento esté activo. Por ejemplo, una póliza de un seguro de vida debe mantenerse durante 50 ó 75 años; un contrato de compra de un local, durante toda la vida, es decir, esta gestión posterior significa que se ha de pensar en cómo identificar, registrar, clasificar, describir, buscar, eliminar, almacenar y conservar los documentos digitales, una tarea bastante más compleja que la de los documentos en papel.
¿Qué motiva la realización de este informe sobre la documentación digital en España?
- Un motivo fundamental fue detectar que no existía un estudio en el que se analizaran todos los aspectos involucrados en la gestión de la documentación digital en las empresas e instituciones españolas, ya que hasta ahora sólo se habían publicado estadísticas sobre aspectos parciales, como el comercio electrónico, la factura y la firma electrónica, los portales web, etc., pero no existía un estudio que contemplara todos estos aspectos desde un punto de vista global.
¿Supone eso que el mercado está maduro en la implantación de soluciones de digitalización?
- No. A las empresas e instituciones españolas todavía les queda mucho camino por recorrer en su avance hacia la oficina sin papel. Otro de los objetivos que nos propusimos era el de aclarar conceptos y difundir las técnicas, normativas y tecnologías relacionadas con la gestión de los contenidos y documentos digitales, porque detectamos que existía un gran desconocimiento de las normativas y confusión en cuanto a las tecnologías de gestión documental. Por ello, en el informe se incluyen las explicaciones de estos indicadores. Se ha realizado un gran esfuerzo y esperamos que a las empresas e instituciones que lo consulten les sirva como referente y guía en su camino hacia la oficina sin papel.
¿Qué criterios se marcaron en el Observatorio de Documentación Digital para lograrlo?
- Se ha diseñado un formulario electrónico, difundido vía Web a empresas (un 67% de la muestra) y Administración Pública (33%), que ha contestado un perfil de directivos (51%) y técnicos (49%), hasta seleccionar 75 entidades que ya están implementando gestión documental digital. Es importante resaltar esto último, porque mostramos un universo de organizaciones que, por ejemplo, ya han comenzado a digitalizar sus documentos; que ofrecen sistemas de búsqueda corporativos; que han implementado la gestión de contenidos en su portal web; que ya utilizan comercio electrónico, la firma electrónica o la e-factura; que aseguran la autenticidad e integridad de sus documentos (denominados records) durante todo su ciclo vital, etc.
Es decir, que la gestión documental es lo suficientemente extensa para que todo pueda ser un documento digital, ¿no?
- Es complejo, ya que los documentos digitales son desde los correos electrónicos que reciben y envían los empleados en el ejercicio de sus actividades empresariales y que contienen información vital para la compañía, a los extractos del banco que consultan por Internet, los presupuestos, las ofertas, las facturas y los contratos con los clientes firmados electrónicamente, las presentaciones en PowerPoint, las páginas de su sede web, las fotografías de la empresa, etc. Por ejemplo, los datos son desalentadores en la gestión de correos electrónicos, ya que sólo un 21% de la muestra dispone de una política formal para gestionarlos.
¿Cuándo un documento digital (record) tiene la misma validez que uno en papel?
- Los records son, según la normativa ISO/UNE 15489, información creada, recibida y conservada como información y prueba por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Sus características son la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad y exigen una gestión más controlada. Los datos del informe señalan que sólo el 28% de la muestra ha planificado o implementado la conformidad con la ISO/UNE 15489. Para que un documento digital tenga la misma validez como prueba ante los tribunales que el papel necesita de la firma electrónica avanzada reconocida, es decir, aquella que se basa en un certificado reconocido y es generada mediante un dispositivo de creación de firma. Con ello se podrá saber fehacientemente quién lo ha firmado, en qué fecha y hora y si ha sufrido alguna modificación. Según los datos del informe, un 31% de los consultados tiene implementado un sistema de certificación electrónica, y un 28% declara que lo está planificando, lo cual resulta insuficiente.
¿Cuáles son los principales obstáculos que tienen las empresas para localizar sus documentos?
- La causa más frecuente y principal barrera es que cada tipo de contenido y documento se encuentra en aplicaciones y carpetas distintas, tal y como asegura un 57% de la muestra. El entorno digital presenta otro problema, y es la actualización y migración del software y los soportes magnéticos y ópticos durante el tiempo en el que el documento esté activo. Por ejemplo, una póliza de un seguro de vida debe mantenerse durante 50 ó 75 años; un contrato de compra de un local, durante toda la vida, es decir, esta gestión posterior significa que se ha de pensar en cómo identificar, registrar, clasificar, describir, buscar, eliminar, almacenar y conservar los documentos digitales, una tarea bastante más compleja que la de los documentos en papel.
