La incorrecta estimación de requerimientos impide el éxito de muchos proyectos TI

El 50% de los proyectos emprendidos por las compañías sondeadas por IAG Consulting en una reciente investigación terminan “fuera de control” por al menos dos de los tres siguientes factores: superar en más del 180% el tiempo estimado para su ejecución, exceder en más de un 160% el presupuesto asignado, y terminar ofreciendo menos de un 70% de las capacidades deseadas (y previstas). El 32% restante de empresas entrevistadas por IAG – más de 100 organizaciones de mediano tamaño y corporaciones Fortune 1000 de Norteamérica- consideran que sus proyectos TI tienen una “probable” oportunidad de éxito.

El estudio de IAG analiza proyectos de desarrollo cuyo coste haya ascendido a al menos 250.000 dólares –su coste medio era de 3 millones de dólares- y que hayan implicado “una cantidad significativa de nueva funcionalidad”, en cuanto diferentes de los proyectos de mantenimiento o despliegue de nuevas máquinas cliente. Los proyectos tenidos en consideración consistían básicamente en iniciativas de desarrollo interno de software o de implementación de aplicaciones.

Los números negativos “son mucho más altos de lo que nunca hubiéramos esperado”, ha asegurado Keith Ellis, vicepresidenta de IAC, compañía independiente centrada en el análisis de los requerimientos de negocio de las empresas. “Una de las causas más claras de esta situación en mi opinión es que las compañías tienden a mirar los requerimientos como un documento, no como un proceso. Y si se hace así, se fracasará. En estos casos, el medio y el camino son tan importantes como el fin”.

Colaboración entre TI y negocio
En cualquier caso, el impacto negativo de la inadecuada estimación de requerimientos resulta mayor cuando los encargados de determinarlos son analistas de negocio no pertenecientes al departamento de TI. Estos proyectos terminan, según el estudio de IAC, costando casi el doble de lo presupuestado y superan el tiempo a ellos asignado en más de un 245%. Cuando eran trabajadores del departamento TI los responsables del análisis, el resultado mejoraba, pero poco: los presupuestos se excedían en un 163% y el tiempo en un 172%.

Del estudio de IAG se concluye que los mejores resultados se obtienen cuando el área de negocio y el departamento TI trabajan conjuntamente en la definición de requerimientos. En este caso, los presupuestos se desbordan en un 143% y el tiempo exigido por los proyectos supera en un 159% lo previsto.

El informe sugiere que el origen principal del problema radica en que muchas empresas trabajan sobre bases ad-hoc. “Más de la mitad no cuenta con profesionales formados y dedicados al cálculo de requerimientos, y la inmensa mayoría ve este proceso como ineficiente”, indica el estudio. Las organizaciones deberían crear un “centro de excelencia” para la definición de requerimientos de negocio gestionado por una combinación de empleados de TI y de negocio, según IAG, que ha llevado a cabo su estudio con la ayuda del analista Michael O´Neil y de la firma Info-Tech Research Group.