¿Cómo implantar una política de impresión correcta en su organización?
En estos tiempos de crisis, ahorrar costes es un imperativo para todo tipo de empresas, más aún si al hacerlo no sólo se gana en eficiencia sino que también se ayuda al medio ambiente. Eso es lo que permiten las políticas de impresión.
Gestionar de manera eficiente y más económica las tareas de impresión de documentos, gastando menos en papel y tinta es posible aplicando una serie de pautas o criterios que, de cumplirse por parte de todos los empleados, permitirían a las organizaciones ahorrarse hasta un 25% en sus costes relacionados con las impresoras y la gestión documental.
Así lo afirman algunos estudios que aluden a las políticas de impresión como el mecanismo más eficaz para luchar contra los abusos y barbaridades que se cometen a veces a la hora de imprimir cierto tipo de documentos. De hecho, en el mercado se maneja como cifra aceptada que sólo 1 de cada 9 empresas conoce sus gastos de impresión, lo cual demuestra que el margen de mejora es brutal en este campo.
La política de impresión es un término acuñado originariamente por el fabricante Kyocera para referirse a las buenas prácticas en el terreno de la gestión documental para obtener ahorros y favorecer el desarrollo sostenible sin perjuicio del rendimiento de la corporación. Dicho de otro modo, son una lista de normas de impresión en función de las necesidades específicas de cada empresa.
Pero, ¿cuáles son las reglas más básicas que toda empresa debería seguir? Entre estos mandamientos los expertos incluyen hábitos tan elementales como enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado; no permitir imprimir a color en ciertos departamentos que no lo necesitan o incluso restringir los horarios de impresión.
La gran pregunta que se suscita aquí es si las empresas de nuestro país, normalmente pymes que apenas cuentan con un pequeño equipo de impresión que en muchos casos mantienen ellos mismos, están aplicando estos criterios o si seguirán sin establecer unos controles serios en materia de gestión documental y gasto de papel, tóner y energía.
