Voces y ecos en IT Governance
Desdeño las romanzas de los tenores huecos
y el coro de los grillos que cantan a la luna.
A distinguir me paro las voces de los ecos,
y escucho solamente, entre las voces, una.
Como toda obra de un genio, estos versos del poema Auto- rretrato de Antonio Machado resisten el paso del tiempo, se vuelven atemporales, o más bien eternos, y no se hallan sujetos a las veleidades de la moda. Una de las razones de su eternidad radica en su naturaleza polisémica, lo que hace que estos versos de Machado nos sirvan para ilustrar la situación actual en lo que respecta al Gobierno de las TI.
Hoy en día es común oír hablar del Gobierno de la TI y de su utilidad para los departamentos de tecnologías de la información. Habitualmente, las voces, o ecos, que hablan de las bondades del Gobierno de la TI expresan en realidad las excelencias de Cobit, que serán muchas, pero que sólo son una parte de todo lo que representa el concepto. Seguidamente, veremos qué se entiende verdaderamente por Gobierno de las TI y cuál podría ser su aplicación en un entorno de sourcing.
Para conocer qué es el Gobierno de la TI vamos a partir de una definición distinta de la que habitualmente conocemos. Según R. Peterson, el Gobierno de las TI se concentra en el doble propósito de “contribuir a la operación y rendimiento del negocio presente y transformar y posicionar la función de TI para alcanzar los retos futuros del negocio”.
Es importante destacar que la Gestión de Servicios de TI y el Gobierno de las TI tienen límites difusos, lo que lleva a errores de actuación. Si desde la Gestión de Servicios de TI estamos pensando en posicionar las tecnologías de la información para el futuro, o si desde el Gobierno de las TI nos preocupamos de procedimientos de relación entre procesos, en ambos casos estamos invadiendo campos ajenos. Cada disciplina tiene herramientas de operación distintas. Dicho de manera gráfica, si con la Gestión de Servicios de TI queremos jugar al Gobierno de las TI, será como jugar un partido de fútbol con un balón desinflado.
Para Peterson, un Gobierno de las TI debe implementarse siguiendo un conjunto de estructuras, procesos y mecanismos de relación. Por estructuras entiende la existencia de un conjunto de responsabilidades, tales como la dirección de la función de TI o los distintos comités de tecnología que puedan existir dentro del consejo de dirección; además, también tiene en cuenta la propia estructura del departamento de TI. Con los procesos se refiere a las actividades para la toma de decisiones y la medida del rendimiento. Finalmente, los mecanismos de relación ponen de manifiesto la necesidad de incluir la participación de la función de TI en el negocio, la existencia de un diálogo estratégico, el aprendizaje compartido o la comunicación adecuada. Lo importante en este ámbito es crear un eje negocio-TI sólido.
Según este modelo, Cobit entraría dentro del ámbito de procesos, lo que hace que sea sólo un elemento del Gobierno de las TI. La grandeza de este modelo radica en sus ámbitos de estructuras y mecanismos de relación, a través de los cuales se consigue el verdadero significado del Gobierno de las TI: contribuir al rendimiento del negocio y preparar la TI para el negocio futuro.
Entornos de sourcing
Ahora aplicaremos este modelo de Gobierno de las TI de Peterson a un entorno de sourcing. Tomaremos como base el Modelo de las 7 Fases de Quint expuesto en la figura.
1. Estrategia de sourcing. Esta fase es en sí estratégica y por tanto perteneciente al Gobierno de las TI. Estaríamos de lleno dentro del ámbito de estructuras antes indicado.
2. Alcance. Implica los tres ámbitos al tener que definir roles (estructuras), elementos de medición (procesos) y relaciones de frontera entre ‘lo que se queda dentro’ y ‘lo que se queda fuera’ (mecanismos de relación).
3. Selección. Se definen la estrategia de oferta y los mecanismos de selección. Nos encontramos en el ámbito de estructuras, principalmente, y en mecanismos de relación al determinar los elementos para la selección que implican a terceros.
4. “Due diligence”. O diligencias finales previas a la contratación. Proveedor y cliente se conocen mutuamente y se trabaja para evitar conflictos futuros. Estamos en el ámbito de los mecanismos de relación
5. Contratación. El ámbito más relevante es el de procesos, por cuanto que está directamente relacionado con el establecimiento de los niveles de servicio.
6. Transición. Se puede pensar que esta fase es operativa y no responde al Gobierno de las TI. Sin embargo, éste tiene un papel relevante en sus mecanismos de relación.
7. Gestión del contrato. Al llegar aquí se piensa que ya todo está hecho y vienen las felicitaciones. Pero todo está por hacer. Lo importante es no perder de vista el objetivo principal del Gobierno de las TI: contribuir a la operación y rendimiento del negocio presente y transformar y posicionar la función de TI para alcanzar los retos futuros del negocio.
Hemos visto sucintamente cómo en un proceso de sourcing los principales ámbitos de Gobierno de las TI que trabajan son los de estructuras y mecanismos de relación. Esto pone de manifiesto lo inadecuado que resulta gestionar un entorno de sourcing desde la Gestión de Servicios de TI, que se dedica principalmente al ámbito de procesos.
Para terminar, y puesto que empezamos con versos de Machado, qué mejor que acabar con nuevas palabras de tan insigne poeta. Con el fin de despertar los espíritus inquietos, que son el asilo de la duda y el sustento del progreso, podemos concluir diciendo:
Confiamos, en que no será verdad nada de lo que pensamos.
Juan Ignacio Rouyet
Quint Wellintong Redwood
y el coro de los grillos que cantan a la luna.
A distinguir me paro las voces de los ecos,
y escucho solamente, entre las voces, una.
Como toda obra de un genio, estos versos del poema Auto- rretrato de Antonio Machado resisten el paso del tiempo, se vuelven atemporales, o más bien eternos, y no se hallan sujetos a las veleidades de la moda. Una de las razones de su eternidad radica en su naturaleza polisémica, lo que hace que estos versos de Machado nos sirvan para ilustrar la situación actual en lo que respecta al Gobierno de las TI.
Hoy en día es común oír hablar del Gobierno de la TI y de su utilidad para los departamentos de tecnologías de la información. Habitualmente, las voces, o ecos, que hablan de las bondades del Gobierno de la TI expresan en realidad las excelencias de Cobit, que serán muchas, pero que sólo son una parte de todo lo que representa el concepto. Seguidamente, veremos qué se entiende verdaderamente por Gobierno de las TI y cuál podría ser su aplicación en un entorno de sourcing.
Para conocer qué es el Gobierno de la TI vamos a partir de una definición distinta de la que habitualmente conocemos. Según R. Peterson, el Gobierno de las TI se concentra en el doble propósito de “contribuir a la operación y rendimiento del negocio presente y transformar y posicionar la función de TI para alcanzar los retos futuros del negocio”.
Es importante destacar que la Gestión de Servicios de TI y el Gobierno de las TI tienen límites difusos, lo que lleva a errores de actuación. Si desde la Gestión de Servicios de TI estamos pensando en posicionar las tecnologías de la información para el futuro, o si desde el Gobierno de las TI nos preocupamos de procedimientos de relación entre procesos, en ambos casos estamos invadiendo campos ajenos. Cada disciplina tiene herramientas de operación distintas. Dicho de manera gráfica, si con la Gestión de Servicios de TI queremos jugar al Gobierno de las TI, será como jugar un partido de fútbol con un balón desinflado.
Para Peterson, un Gobierno de las TI debe implementarse siguiendo un conjunto de estructuras, procesos y mecanismos de relación. Por estructuras entiende la existencia de un conjunto de responsabilidades, tales como la dirección de la función de TI o los distintos comités de tecnología que puedan existir dentro del consejo de dirección; además, también tiene en cuenta la propia estructura del departamento de TI. Con los procesos se refiere a las actividades para la toma de decisiones y la medida del rendimiento. Finalmente, los mecanismos de relación ponen de manifiesto la necesidad de incluir la participación de la función de TI en el negocio, la existencia de un diálogo estratégico, el aprendizaje compartido o la comunicación adecuada. Lo importante en este ámbito es crear un eje negocio-TI sólido.
Según este modelo, Cobit entraría dentro del ámbito de procesos, lo que hace que sea sólo un elemento del Gobierno de las TI. La grandeza de este modelo radica en sus ámbitos de estructuras y mecanismos de relación, a través de los cuales se consigue el verdadero significado del Gobierno de las TI: contribuir al rendimiento del negocio y preparar la TI para el negocio futuro.
Entornos de sourcing
Ahora aplicaremos este modelo de Gobierno de las TI de Peterson a un entorno de sourcing. Tomaremos como base el Modelo de las 7 Fases de Quint expuesto en la figura.
1. Estrategia de sourcing. Esta fase es en sí estratégica y por tanto perteneciente al Gobierno de las TI. Estaríamos de lleno dentro del ámbito de estructuras antes indicado.
2. Alcance. Implica los tres ámbitos al tener que definir roles (estructuras), elementos de medición (procesos) y relaciones de frontera entre ‘lo que se queda dentro’ y ‘lo que se queda fuera’ (mecanismos de relación).
3. Selección. Se definen la estrategia de oferta y los mecanismos de selección. Nos encontramos en el ámbito de estructuras, principalmente, y en mecanismos de relación al determinar los elementos para la selección que implican a terceros.
4. “Due diligence”. O diligencias finales previas a la contratación. Proveedor y cliente se conocen mutuamente y se trabaja para evitar conflictos futuros. Estamos en el ámbito de los mecanismos de relación
5. Contratación. El ámbito más relevante es el de procesos, por cuanto que está directamente relacionado con el establecimiento de los niveles de servicio.
6. Transición. Se puede pensar que esta fase es operativa y no responde al Gobierno de las TI. Sin embargo, éste tiene un papel relevante en sus mecanismos de relación.
7. Gestión del contrato. Al llegar aquí se piensa que ya todo está hecho y vienen las felicitaciones. Pero todo está por hacer. Lo importante es no perder de vista el objetivo principal del Gobierno de las TI: contribuir a la operación y rendimiento del negocio presente y transformar y posicionar la función de TI para alcanzar los retos futuros del negocio.
Hemos visto sucintamente cómo en un proceso de sourcing los principales ámbitos de Gobierno de las TI que trabajan son los de estructuras y mecanismos de relación. Esto pone de manifiesto lo inadecuado que resulta gestionar un entorno de sourcing desde la Gestión de Servicios de TI, que se dedica principalmente al ámbito de procesos.
Para terminar, y puesto que empezamos con versos de Machado, qué mejor que acabar con nuevas palabras de tan insigne poeta. Con el fin de despertar los espíritus inquietos, que son el asilo de la duda y el sustento del progreso, podemos concluir diciendo:
Confiamos, en que no será verdad nada de lo que pensamos.
Juan Ignacio Rouyet
Quint Wellintong Redwood
