Una guía para el CIO novato
Las herramientas que necesita todo nuevo director de TI para alcanzar el éxito
Las trampas que se esconden en el terreno de un nuevo trabajo son múltiples y variadas. Aunque los más veteranos afirman que el primer año es con frecuencia un periodo de bajo perfil en el que todo el mundo desea al CIO lo mejor (dependiendo, naturalmente, de la compañía y de los motivos de su contratación) sigue siendo cierto que las acciones llevadas a cabo o no constituyen el trabajo de base para los años siguientes. El primer año es un periodo para aprender la cultura de la compañía, evaluar y cambiar el personal y establecer relaciones con otros ejecutivos, tareas aparentemente sencillas pero en realidad difíciles y que, si no se realizan bien, pueden significar una corta permanencia en un cargo que había parecido muy prometedor.
Aunque los nuevos directivos tienen que enfrentarse a retos en toda la empresa, los directores de Tecnologías de la Información necesitan hacer frente a obstáculos especiales. La presión actual sobre los CIOs es enorme. En muchos aspectos, es el trabajo ejecutivo más difícil. Las Tecnologías de la Información se extienden por toda la empresa, y el director de TI tiene que responder ante una compleja variedad de actividades y estilos de negocio. Es una tarea casi imposible, especialmente si uno es el CIO de una compañía con presencia internacional.
En sentido general, el primer año se dedica totalmente a establecer prioridades. Hay que determinar desde el comienzo las necesidades y requerimientos comerciales y los factores que promueven la actividad de la empresa, y optimizar los proyectos existentes. En ocasiones, es aconsejable para los nuevos CIOs aprovechar el periodo de “luna de miel” inicial en la compañía para cancelar proyectos mientras permanecen rodeados de un aura de simpatía y benevolencia. Quine no esté dispuesto a hacer eso, no tendrá éxito.
Los directores de Tecnologías de la Información recién nombrados no tienen que enfrentarse desarmados a estos retos. A continuación se recogen algunas normas y principios básicos que pueden servir de guía, como una especie de kit de principiante, y contribuir a que el primer año en el trabajo sea un éxito.
1.- Estudiar la cultura de la empresa
Es difícil conocer la cultura de una empresa antes de comenzar a trabajar en ella — aunque nunca debe aceptarse un cargo sin intentarlo— así que la primera tarea será saber cómo trabajan los otros directivos. Evaluar la cultura de una empresa es una tarea principalmente intuitiva, y con frecuencia sólo existen indicaciones sutiles a seguir: la forma en que se comunica la gente, cómo visten los otros directivos, si un ambiente de camaradería se considera inapropiado. Por otra parte, no hay que subestimar nunca la importancia de adaptarse a un entorno más amplio, más allá del propio departamento. Además, puede resultar útil ver cómo actúan los otros directivos en las reuniones, analizar el tono de los memorándums de oficina y examinar la forma en que los directores interactúan con los empleados.
2.- Comprender el modelo de negocio de la empresa
La cultura de la empresa y el modelo de negocio actúan en sincronización, así que si el nuevo CIO se enfrenta a uno de ellos se está enfrentando a ambos. En algunos casos una compañía puede estar cambiando su modelo comercial y contando con el nuevo director de Tecnologías de la Información como ayuda para llevar a cabo la transformación.
3.- Establecer relaciones con los otros ejecutivos
Hay que esforzarse considerablemente al principio para establecer unas relaciones sólidas con los principales responsables de las decisiones en la compañía. Es bueno solicitar encuentros con estos ejecutivos de alto nivel para conocer lo que deseaban de la organización de Tecnologías de la Información y también para aprender más sobre la empresa. Al mismo tiempo, hay que comunicar al equipo de TI cuál es su verdadero papel en la empresa.
La señal que las cosas están saliendo bien es cuando la organización de Tecnologías de la Información no es considerada ya como un área back-office o como un mal necesario, sino como una función que es parte integral del éxito del negocio.
4.- Conseguir credibilidad mediante pequeños cambios
Los directores de Tecnologías de la Información son como entrenadores de fútbol, a los que se contrata para hacerse cargo de un equipo, intentando realizar cambios y creando piezas que faltan. Lo peor que pueden hacer los nuevos CIOs es esconderse en el trabajo durante los seis primeros meses. Tienen que hacer algo sustancial, aunque no sea muy importante, para resolver dificultades en área problemáticas. Esto puede darles otro año de “luna de miel” en la compañía, y hace que la gente sepa que conocen la situación. Cuando la empresa está atravesando problemas los nuevos CIOs deben también actuar con rapidez o se convertirán en parte del problema. Deben prestar atención especial a las frustraciones y necesidades inmediatas de sus nuevos jefes. Hay algunos cambios que uno puede realizar inmediatamente para formar un grupo de personas que le apoyen.
Ejercer un impacto no tiene que consistir, por ejemplo, en anunciar el comienzo de un proyecto de implementación de un ERP. En ocasiones, basta con atender a problemas relativamente sencillos, para concentrarse posteriormente en una planificación estratégica a más largo plazo; no puede conseguirse nada si todo el mundo está pidiendo la cabeza del CIO.
5.- Crear un grupo de confianza
Es conveniente crear un grupo de personas de confianza que ayuden a resolver cuestiones difíciles o simplemente escuchen con simpatía. La credencial más importante es que sea alguien que ofrezca una opinión honesta y constructiva sobre cómo está haciendo las cosas personalmente y profesionalmente.
6.- Hablar y escuchar
El primer año deberá dedicarse a establecer un ambiente de cooperación y empatía. Hay que escuchar con atención, y crear buena voluntad por parte de los demás. Entonces podrá comenzarse a decidir qué es lo que hay que hacer. Un nuevo CIO deberá pedir al grupo de soporte de usuarios finales que informe de las quejas más frecuentes, como forma de sondear cuáles son las áreas de debilidad. Hay que explicarles que ellos son nuestros propios ojos y oídos, y que deben comunicar qué es lo que está exasperando al personal de la empresa.
Otra forma de abrir las líneas de comunicación es establecer un comité de dirección, si no existe ya. Estos comités —que incluyen a personal tanto del área comercial como del área de Sistemas de Información— pueden ayudar al director de TI a establecer relaciones entre el departamento de informática y el área comercial, así como a gestionar las expectativas de los usuarios.
7.- Ser accesible y responder con prontitud a los usuarios finales
No hay que convertir a la propia oficina en un bunker, escondiéndose en ella los primeros meses mientras se analizan informes y contratos de vendedores. Dejar que la compañía sepa que la puerta está abierta ayudará en la transición.
8.- Establecer objetivos realistas
Basta con una mala experiencia con un plan con presupuesto insuficiente o retrasado en el plazo de terminación para enseñar a un CIO cómo conseguir la aprobación de proyectos. Siempre prom
Aunque los nuevos directivos tienen que enfrentarse a retos en toda la empresa, los directores de Tecnologías de la Información necesitan hacer frente a obstáculos especiales. La presión actual sobre los CIOs es enorme. En muchos aspectos, es el trabajo ejecutivo más difícil. Las Tecnologías de la Información se extienden por toda la empresa, y el director de TI tiene que responder ante una compleja variedad de actividades y estilos de negocio. Es una tarea casi imposible, especialmente si uno es el CIO de una compañía con presencia internacional.
En sentido general, el primer año se dedica totalmente a establecer prioridades. Hay que determinar desde el comienzo las necesidades y requerimientos comerciales y los factores que promueven la actividad de la empresa, y optimizar los proyectos existentes. En ocasiones, es aconsejable para los nuevos CIOs aprovechar el periodo de “luna de miel” inicial en la compañía para cancelar proyectos mientras permanecen rodeados de un aura de simpatía y benevolencia. Quine no esté dispuesto a hacer eso, no tendrá éxito.
Los directores de Tecnologías de la Información recién nombrados no tienen que enfrentarse desarmados a estos retos. A continuación se recogen algunas normas y principios básicos que pueden servir de guía, como una especie de kit de principiante, y contribuir a que el primer año en el trabajo sea un éxito.
1.- Estudiar la cultura de la empresa
Es difícil conocer la cultura de una empresa antes de comenzar a trabajar en ella — aunque nunca debe aceptarse un cargo sin intentarlo— así que la primera tarea será saber cómo trabajan los otros directivos. Evaluar la cultura de una empresa es una tarea principalmente intuitiva, y con frecuencia sólo existen indicaciones sutiles a seguir: la forma en que se comunica la gente, cómo visten los otros directivos, si un ambiente de camaradería se considera inapropiado. Por otra parte, no hay que subestimar nunca la importancia de adaptarse a un entorno más amplio, más allá del propio departamento. Además, puede resultar útil ver cómo actúan los otros directivos en las reuniones, analizar el tono de los memorándums de oficina y examinar la forma en que los directores interactúan con los empleados.
2.- Comprender el modelo de negocio de la empresa
La cultura de la empresa y el modelo de negocio actúan en sincronización, así que si el nuevo CIO se enfrenta a uno de ellos se está enfrentando a ambos. En algunos casos una compañía puede estar cambiando su modelo comercial y contando con el nuevo director de Tecnologías de la Información como ayuda para llevar a cabo la transformación.
3.- Establecer relaciones con los otros ejecutivos
Hay que esforzarse considerablemente al principio para establecer unas relaciones sólidas con los principales responsables de las decisiones en la compañía. Es bueno solicitar encuentros con estos ejecutivos de alto nivel para conocer lo que deseaban de la organización de Tecnologías de la Información y también para aprender más sobre la empresa. Al mismo tiempo, hay que comunicar al equipo de TI cuál es su verdadero papel en la empresa.
La señal que las cosas están saliendo bien es cuando la organización de Tecnologías de la Información no es considerada ya como un área back-office o como un mal necesario, sino como una función que es parte integral del éxito del negocio.
4.- Conseguir credibilidad mediante pequeños cambios
Los directores de Tecnologías de la Información son como entrenadores de fútbol, a los que se contrata para hacerse cargo de un equipo, intentando realizar cambios y creando piezas que faltan. Lo peor que pueden hacer los nuevos CIOs es esconderse en el trabajo durante los seis primeros meses. Tienen que hacer algo sustancial, aunque no sea muy importante, para resolver dificultades en área problemáticas. Esto puede darles otro año de “luna de miel” en la compañía, y hace que la gente sepa que conocen la situación. Cuando la empresa está atravesando problemas los nuevos CIOs deben también actuar con rapidez o se convertirán en parte del problema. Deben prestar atención especial a las frustraciones y necesidades inmediatas de sus nuevos jefes. Hay algunos cambios que uno puede realizar inmediatamente para formar un grupo de personas que le apoyen.
Ejercer un impacto no tiene que consistir, por ejemplo, en anunciar el comienzo de un proyecto de implementación de un ERP. En ocasiones, basta con atender a problemas relativamente sencillos, para concentrarse posteriormente en una planificación estratégica a más largo plazo; no puede conseguirse nada si todo el mundo está pidiendo la cabeza del CIO.
5.- Crear un grupo de confianza
Es conveniente crear un grupo de personas de confianza que ayuden a resolver cuestiones difíciles o simplemente escuchen con simpatía. La credencial más importante es que sea alguien que ofrezca una opinión honesta y constructiva sobre cómo está haciendo las cosas personalmente y profesionalmente.
6.- Hablar y escuchar
El primer año deberá dedicarse a establecer un ambiente de cooperación y empatía. Hay que escuchar con atención, y crear buena voluntad por parte de los demás. Entonces podrá comenzarse a decidir qué es lo que hay que hacer. Un nuevo CIO deberá pedir al grupo de soporte de usuarios finales que informe de las quejas más frecuentes, como forma de sondear cuáles son las áreas de debilidad. Hay que explicarles que ellos son nuestros propios ojos y oídos, y que deben comunicar qué es lo que está exasperando al personal de la empresa.
Otra forma de abrir las líneas de comunicación es establecer un comité de dirección, si no existe ya. Estos comités —que incluyen a personal tanto del área comercial como del área de Sistemas de Información— pueden ayudar al director de TI a establecer relaciones entre el departamento de informática y el área comercial, así como a gestionar las expectativas de los usuarios.
7.- Ser accesible y responder con prontitud a los usuarios finales
No hay que convertir a la propia oficina en un bunker, escondiéndose en ella los primeros meses mientras se analizan informes y contratos de vendedores. Dejar que la compañía sepa que la puerta está abierta ayudará en la transición.
8.- Establecer objetivos realistas
Basta con una mala experiencia con un plan con presupuesto insuficiente o retrasado en el plazo de terminación para enseñar a un CIO cómo conseguir la aprobación de proyectos. Siempre prom
