Una cura de gestión

Antibióticos Farma es una empresa farmacéutica perteneciente al grupo multinacional mejicano Columbia . La compañía cuenta ya con una fuerte implantación en el mercado americano y desde enero de este año se ha implantado en Europa con la filial en España . Así, Columbia fabrica en nuestro país su producto estrella, el antibiótico amoxiciclina bajo el nombre comercial Ardine . Para gestionar todos sus procesos corporativos la empresa ha llevado cabo la implantación de la última versión de BPCS de SSA, el sistema utilizado por todo el grupo a nivel mundial . Con él gestionan ya todos los procesos excepto producción, que estará en BPCS en el mes de enero .

Columbia se implantó en España tras adquirir otra compañía de la industria farmacéutica, sin embargo en enero cuando se establecieron en las nuevas oficinas, únicamente funcionaba la parte de producción . En ese momento, casi sin haber soltado las maletas, el departamento de informática tuvo que plantearse la implantación del sistema informático por completo .

“Tuvimos que poner en marcha el sistema partir de cero, instalando una red entre los cinco edificios los tres de producción y los dos de oficinas, para conectarnos y como sistema principal para llevar la gestión empresarial un AS/400 . El producto que soportaría esta gestión sería BPCS 6 . 02 de SSA, tanto para producción, distribución, administración . . . ”, explica M ª Jesús González García, jefa del Departamento de Sistemas de Antibioticos Farma .

Para llevar a cabo el proyecto completo el Departamento contaba con un presupuesto anual de 130 . 000 millones de pesetas .

Aunque no fue necesaria una fase de selección para decantarse por BPCS, ya que Columbia utiliza este producto a nivel mundial para su gestión empresarial, el plazo para llevar a cabo el proyecto era muy limitado . “Teníamos un problema de tiempo importante por lo que nos planteamos realizar un reestructuración realizando el trabajo en fases de implantación”, continúa Mª Jesús González .

La primera fase incluía los procesos de la parte comercial, la parte de distribución, la de cartera de clientes y la contabilidad analítica . Esta fase se debía desarrollar en sólo dos meses .

“Hasta ese momento la producción estaba gestionada con un mainframe en outsourcing con IBM, por lo que no preocupaba demasiado ya que estaba funcionado . Lo que debíamos hacer era una interfaz entre ese sistema y el AS/400 para que funcionase todo en bloque . Así conseguiríamos que tanto las entradas de producción como las salidas de ventas estuvieran siempre gestionadas en un sistema englobado hasta que migrásemos producción a BPCS . En dos meses pusimos en marcha toda la fase”, afirma la jefa del Departamento de Sistemas de Antibióticos Farma .

Una vez funcionando la primera fase, se debía llevar a cabo la parte de contabilidad y proveedores que estuvo lista en tan sólo un mes . Cuando estuviera lista contarían con seis meses para poner en marcha en BPCS los procesos de producción, control de calidad y control de laboratorio . “El día uno de junio comenzó a funcionar la segunda fase y para enero estará funcionando el sistema completo tras migrar la parte del AS/400 a BPCS”, cuenta M ª Jesús González .

Máximo control

Con la parte ya implantada se controla la entrada de pedidos, la situación del inventario y se generan asientos contables para la contabilidad analítica . “Una vez introducidos los pedidos sacamos un despacho en el almacén que tenemos en Getafe . Hacemos la inversión del despacho, se producen unas etiquetas que van a ir pegadas a los bultos y un fichero para el caótico que indica dónde se debe coger la mercancía señalando su ubicación exacta”, comenta González García .

Este sistema está también en interfaz con las órdenes de producción . Una vez hecho el despacho, con estos elementos se lleva a cabo la confirmación del despacho . En lo que respecta a esta confirmación se realiza la emisión del albarán para el cliente y un resumen de agencia para la agencia encargada de recogerlo que contará con un resumen con todo los productos que van en el pedido .

Una vez confirmado el pedido, se factura desde las oficinas de Madrid donde se emite la factura y se realiza el asiento contable automático . Asimismo, se extraen los documentos para la cartera del cliente con su correspondiente el asiento contable . “Con estas funcionalidades se obtiene solución a la parte de gestión comercial, distribución y facturación, cuentas a cobrar y contabilidad analítica . Este último punto quedaría completamente finalizado una vez que se ha realizado la transacción de inventario”, explica la jefa del Departamento de Sistemas de la firma farmacéutica .

A través de BPCS se pueden gestionar varios tipos y clases de pedidos . De esta forma, existen pedidos normales, bonificaciones, muestras, de exportación, promociones, devoluciones, etc . Asimismo en las transacciones de inventario se incluyen ajustes y salidas, entre otras . La interfaz con el sistema de producción también genera una transacción de inventario para ofrecer la entrada en el stock, las salidas de muestra y de consumo interno .

“Los empleados introducen los pedidos con el tipo y la clase, de forma que cada uno afecta a un módulo diferente . Puede ser incluido en inventario, a la cartera de cliente o en estadísticas de ventas”, continúa M ª Jesús González García . “Las estadísticas de venta pueden ser automáticas como la venta diaria y el acumulado mensual que el sistema imprime en los puestos de trabajo . También envía ficheros a cada uno de los empleados que quieren recibirlos . Bajo petición, se pueden obtener asimismo las estadísticas por cliente, por provincia o por área” .

Antes de la adquisición de la fabrica por parte de Columbia se gestionaba todo desde Barcelona y las personas de administración esta formado por nuevo personal . Sin embargo, en operaciones y distribución Antibióticos Farma cuenta con empleados que anteriormente trabajaban en esas mismas instalaciones . “A pesar de que con el cambio de sistema han tenido que cambiar algunas formas de trabajar se están adaptando muy bien y en el día se gestionan todos los pedidos”, asegura la responsable de informática de Antibióticos Farma .

Contabilidad interactiva

La segunda fase también se ha finalizado y corresponde a contabilidad general y cuentas a pagar . Para llevarla a cabo el Departamento de Sistemas de la firma contó únicamente con un mes . “Como ya se vio antes desde facturación, desde cartera de clientes y desde cuentas a pagar se generaban asientos automáticos que van a contabilidad . Desde cada uno de los subsitemas o módulos que se van implantando se generan asientos en contabilidad de forma automática”, explica M ª Jesús González García . “Con los modelos de asientos que se crean se consigue que siempre sean igual y vayan a las mismas cuentas . También se pueden generar asientos manuales o asientos repetitivos, como la nómina y asientos de distribución de gastos” .

Aparte de esto se generan listados como balances, consultas de saldos, etc .

“En cuanto a facturación nos tiene que generar distintos tipos de asientos dependiendo del pedido que se introduzca, si se hace una facturación normal o de abono o nota de cargo . Cada subsistema tiene sus distintos tipos de asiento . En clientes, si hace un cobro no remesable o si haces una remesa aplicación de cobras”, continúa González García . “Cuentas a pagar engloba todos los proveedores, con facturas con órdenes de compra, sin ordenes de compra, liquidación de gastos y pagos . Facturación, clientes y proveedores son distintos módulos que tienen que generar asientos en contabilidad” .

Cuando se ponga en marcha la producción, cada vez que se haga una tra