Un ERP a la medida de Mateu Cromo
Transiciel implanta la plataforma de desarrollo Navision
Los desarrollos informáticos asociados a la llegada del nuevo milenio, tales como el año 2000 y la adaptación al euro, así como el interés por la unificación de aplicaciones dentro de las distintas empresas que componen el Grupo Mateu Cromo, llevan a la implantación de Navision como sistema ERP para el control administrativo y de costes.
Integrada desde su salida a Bolsa en el año 2000 dentro del Grupo Prisa, el Grupo Mateu Cromo está orientado a la impresión y encuadernación de libros, revistas, periódicos y folletos. Con una facturación cercana a los 80 millones de euros (13.200 millones de pesetas) durante el año 2000, está considerada una de las tres mayores empresas del sector de las artes gráficas en nuestro país y dentro de éstas la de mayor complejidad. Una circunstancia que incide en el éxito de la implantación de aplicativos informáticos, todo lo cual no ha supuesto ningún freno a la adopción y parametrización del ERP de Navision llevado a cabo por Transiciel.
Mateu Cromo no sólo está diversificada en productos, le ocurre lo mismo en maquinaria, pues disponen de impresión en rotativa tanto en color como en negro, impresión en plano en negro y en color, preimpresión; líneas de encuadernación para rústica como cartoné o fresado; se cubren ciertas fases de manipulado; además de hacer cartonaje. Una diversidad que ha marcado la política de desarrollo de aplicativos informáticos en Mateu Cromo, ante la falta de un estándar para el sector de artes gráficas que se adaptará como un guante a las necesidades del grupo, hasta la llegada del ERP de Navision.
La situación de partida en el área administrativa estaba dominada por una aplicación de contabilidad general de Business TYG y una serie de desarrollos a medida para el control de costes y facturación, principalmente, acometidos hace más de un lustro. “Por su antigüedad, los lenguajes sobre los que estaban desarrollados estas aplicaciones ya no estaban en el mercado. El equipo encargado de su desarrollo ya no se encontraba en la casa, por lo que la documentación y conocimientos técnicos eran incompletos. Lo cual nos llevó a decidir la renovación de las mismas, ya que a la vista de los cambios que se avecinaban de adaptación al año 2000 y euro, el coste de adaptación hubiera sido muy superior al aprovechamiento que se hubiera podido tener”, afirma José Ignacio García, director Administrativo y Financiero de Mateu Cromo.
No es que las aplicaciones en sí hubiesen dejado de funcionar, pero al haber sido desarrolladas para sistemas 36 y estar soportadas por un AS/400, limitaban la obtención de información y el acceso de los usuarios y por tanto el interés por adquirir un estándar sobre el que unificar todas las áreas así como permitir desarrollos futuros al margen del equipo informático que estuviese activo en cada momento en Mateu. Con la lección aprendida, el departamento de sistemas opta por disponer de un equipo de programadores lo más reducido posible, para, sin llegar al outsourcing, incurrir en los mínimos costes laborales, habida cuenta de que “la formación y reciclaje de personal en estos departamentos es casi imposible”, sostiene José I. García.
Cinco fueron las aplicaciones del mercado sobre las que Mateu Cromo centró su interés en el momento de decidir la adopción del ERP más conveniente. Proceso donde se tuvieron en cuenta el tamaño de la empresa, el número de negocios que se maneja y el de usuarios. Junto a Navision se barajaron nombres como SAP o Baan, pero la complejidad que ofrecían en la parametrización de la gestión de la aplicación, influyeron en la determinación de Navision como solución a adoptar. Entre los principales valores de ésta, el director Administrativo y Financiero de Mateu Cromo destaca “su capacidad para entenderse con otras aplicaciones y las excelentes referencias obtenidas”. Otro de los atractivos del ERP de Navision es la capacidad de aprendizaje que ofrece a sus usuarios, a los que dota de una serie de herramientas que permiten la realización de cuantas pruebas en paralelo necesiten, de tal manera que no suponga un corte traumático con la forma en la que trabajaban con anterioridad.
En paralelo se decidió la identidad del partner que se responsabilizaría del proyecto, Transciel, “ya no sólo por su conocimiento de Navision, continúa José I. García-, sino como compañía especializada en desarrollos e implantaciones”.
Por otro lado, el responsable de Mateu Cromo apunta el depurado de la información como uno de los objetivos globales del proyecto. “Se han producido -comenta- una gran cantidad de criterios de agrupación tanto a nivel de tratamiento de la información como recogida de la misma. Así, no sólo se lleva un control sobre los costes imputados, sino sobre la carga de trabajo de las máquinas, su productividad, tanto en desviación de tiempo como en pesetas. Un control que no se circunscribe a una empresa, como ocurría antes, sino que se trata de una información aprovechada por todas las integrantes del Grupo”. La comodidad en la búsqueda de la información, así como la facilidad para su introducción, que se realiza en un entorno lógico y amigable, ha permitido incrementar el rendimiento del departamento administrativo y financiero, donde posiblemente se haya duplicado el número de documentos que se introducen, en el mismo horario y sin esfuerzo alguno.
Un camino sin trampas
La adopción de Navision se inicia en junio de 1999, sobre un proyecto diferenciado en dos fases, por un lado la implantación del paquete estándar y por otro el seguimiento de costes. Es durante la primera fase cuando se procede a la personalización de la aplicación, con pequeños ajustes para contemplar aspectos concretos de operaciones de leasing de maquinarias, o algunas figuras peculiares en los movimientos de tesorería, como son las financiaciones de operaciones de exportación.
El desarrollo inicial de Navision dentro de Mateu Cromo partía de la versión 2.0, evolucionando hacia la 2.60. Sobre esta última se incorpora ECT, una herramienta de conversión que Navision pone a disposición de su red de partners para ejecutar el cambio a la nueva moneda. “Porque si bien Navision es un sistema multidivisa, no quiere decir que los datos maestros de su aplicación se registren en cualquier divisa, tiene que tener una coherencia. Hasta ahora estaba en pesetas, al ejecutar la ECT está en euros”, señala Elisa Torío, consultora en la Dirección de Tecnologías de Transiciel.
La constitución de Field Mateu a finales de 1999 la convierten en firme candidata para actuar como pionera en la implantación de Navision dentro del grupo. A lo largo de 2000 y 2001 se irían incorporando Mateu Cromo, Macro Libros, Mateu Press, Mateu Liber y Prisa Print.
Una de las exigencias para la implantación en Field Mateu de la solución de contabilidad general era que se produjese en un corto período de tiempo, para poder disponer lo antes posible de un estándar con el que empezar a trabajar con una gestión integrada sobre la que incorporar desarrollos futuros paulatinamente.
Así, a los módulos de Contabilidad, Cartera o Existencias, se han ido sumando los de Ventas y cobros, Compras y pagos o Activos fijos, entre otros.
Junto a la funcionalidad est
Integrada desde su salida a Bolsa en el año 2000 dentro del Grupo Prisa, el Grupo Mateu Cromo está orientado a la impresión y encuadernación de libros, revistas, periódicos y folletos. Con una facturación cercana a los 80 millones de euros (13.200 millones de pesetas) durante el año 2000, está considerada una de las tres mayores empresas del sector de las artes gráficas en nuestro país y dentro de éstas la de mayor complejidad. Una circunstancia que incide en el éxito de la implantación de aplicativos informáticos, todo lo cual no ha supuesto ningún freno a la adopción y parametrización del ERP de Navision llevado a cabo por Transiciel.
Mateu Cromo no sólo está diversificada en productos, le ocurre lo mismo en maquinaria, pues disponen de impresión en rotativa tanto en color como en negro, impresión en plano en negro y en color, preimpresión; líneas de encuadernación para rústica como cartoné o fresado; se cubren ciertas fases de manipulado; además de hacer cartonaje. Una diversidad que ha marcado la política de desarrollo de aplicativos informáticos en Mateu Cromo, ante la falta de un estándar para el sector de artes gráficas que se adaptará como un guante a las necesidades del grupo, hasta la llegada del ERP de Navision.
La situación de partida en el área administrativa estaba dominada por una aplicación de contabilidad general de Business TYG y una serie de desarrollos a medida para el control de costes y facturación, principalmente, acometidos hace más de un lustro. “Por su antigüedad, los lenguajes sobre los que estaban desarrollados estas aplicaciones ya no estaban en el mercado. El equipo encargado de su desarrollo ya no se encontraba en la casa, por lo que la documentación y conocimientos técnicos eran incompletos. Lo cual nos llevó a decidir la renovación de las mismas, ya que a la vista de los cambios que se avecinaban de adaptación al año 2000 y euro, el coste de adaptación hubiera sido muy superior al aprovechamiento que se hubiera podido tener”, afirma José Ignacio García, director Administrativo y Financiero de Mateu Cromo.
No es que las aplicaciones en sí hubiesen dejado de funcionar, pero al haber sido desarrolladas para sistemas 36 y estar soportadas por un AS/400, limitaban la obtención de información y el acceso de los usuarios y por tanto el interés por adquirir un estándar sobre el que unificar todas las áreas así como permitir desarrollos futuros al margen del equipo informático que estuviese activo en cada momento en Mateu. Con la lección aprendida, el departamento de sistemas opta por disponer de un equipo de programadores lo más reducido posible, para, sin llegar al outsourcing, incurrir en los mínimos costes laborales, habida cuenta de que “la formación y reciclaje de personal en estos departamentos es casi imposible”, sostiene José I. García.
Cinco fueron las aplicaciones del mercado sobre las que Mateu Cromo centró su interés en el momento de decidir la adopción del ERP más conveniente. Proceso donde se tuvieron en cuenta el tamaño de la empresa, el número de negocios que se maneja y el de usuarios. Junto a Navision se barajaron nombres como SAP o Baan, pero la complejidad que ofrecían en la parametrización de la gestión de la aplicación, influyeron en la determinación de Navision como solución a adoptar. Entre los principales valores de ésta, el director Administrativo y Financiero de Mateu Cromo destaca “su capacidad para entenderse con otras aplicaciones y las excelentes referencias obtenidas”. Otro de los atractivos del ERP de Navision es la capacidad de aprendizaje que ofrece a sus usuarios, a los que dota de una serie de herramientas que permiten la realización de cuantas pruebas en paralelo necesiten, de tal manera que no suponga un corte traumático con la forma en la que trabajaban con anterioridad.
En paralelo se decidió la identidad del partner que se responsabilizaría del proyecto, Transciel, “ya no sólo por su conocimiento de Navision, continúa José I. García-, sino como compañía especializada en desarrollos e implantaciones”.
Por otro lado, el responsable de Mateu Cromo apunta el depurado de la información como uno de los objetivos globales del proyecto. “Se han producido -comenta- una gran cantidad de criterios de agrupación tanto a nivel de tratamiento de la información como recogida de la misma. Así, no sólo se lleva un control sobre los costes imputados, sino sobre la carga de trabajo de las máquinas, su productividad, tanto en desviación de tiempo como en pesetas. Un control que no se circunscribe a una empresa, como ocurría antes, sino que se trata de una información aprovechada por todas las integrantes del Grupo”. La comodidad en la búsqueda de la información, así como la facilidad para su introducción, que se realiza en un entorno lógico y amigable, ha permitido incrementar el rendimiento del departamento administrativo y financiero, donde posiblemente se haya duplicado el número de documentos que se introducen, en el mismo horario y sin esfuerzo alguno.
Un camino sin trampas
La adopción de Navision se inicia en junio de 1999, sobre un proyecto diferenciado en dos fases, por un lado la implantación del paquete estándar y por otro el seguimiento de costes. Es durante la primera fase cuando se procede a la personalización de la aplicación, con pequeños ajustes para contemplar aspectos concretos de operaciones de leasing de maquinarias, o algunas figuras peculiares en los movimientos de tesorería, como son las financiaciones de operaciones de exportación.
El desarrollo inicial de Navision dentro de Mateu Cromo partía de la versión 2.0, evolucionando hacia la 2.60. Sobre esta última se incorpora ECT, una herramienta de conversión que Navision pone a disposición de su red de partners para ejecutar el cambio a la nueva moneda. “Porque si bien Navision es un sistema multidivisa, no quiere decir que los datos maestros de su aplicación se registren en cualquier divisa, tiene que tener una coherencia. Hasta ahora estaba en pesetas, al ejecutar la ECT está en euros”, señala Elisa Torío, consultora en la Dirección de Tecnologías de Transiciel.
La constitución de Field Mateu a finales de 1999 la convierten en firme candidata para actuar como pionera en la implantación de Navision dentro del grupo. A lo largo de 2000 y 2001 se irían incorporando Mateu Cromo, Macro Libros, Mateu Press, Mateu Liber y Prisa Print.
Una de las exigencias para la implantación en Field Mateu de la solución de contabilidad general era que se produjese en un corto período de tiempo, para poder disponer lo antes posible de un estándar con el que empezar a trabajar con una gestión integrada sobre la que incorporar desarrollos futuros paulatinamente.
Así, a los módulos de Contabilidad, Cartera o Existencias, se han ido sumando los de Ventas y cobros, Compras y pagos o Activos fijos, entre otros.
Junto a la funcionalidad est
