Todos juntos... o casi

Si uno creyera a quienes defienden a ultranza la red Internet, todos los sistemas groupware propietarios habrían sido desechados ya, y se habrían instalado en su lugar sistemas construidos en torno a estándares Internet abiertos. Pero esa no es la realidad.

La mayoría de las compañías que desean disponer de software para trabajo en grupo o groupware -proceso workflow, calendarios/planificación de fechas, discusiones interactivas y correo electrónico- en sus redes intranet, están adaptando sistemas propietarios a tecnología derivada de la Internet. Según diversos observadores, deberán pasar seis meses por lo menos hasta que esté dispuesto para uso corriente groupware diseñado desde la base para la Internet, o su equivalente a nivel de empresa, la intranet.

Para la consultora IDC, existe actualmente un problema en lo que se refiere a la utilización compartida de la información. En su opinión, hasta ahora, la mayor parte de las compañías tienen páginas Web estáticas que sólo permiten una colaboración casual; es decir, una utilización compartida y asíncrona de la información.

Para quienes se esfuerzan por dominar su software propietario, el problema principal está en conseguir que las aplicaciones actúen de forma sincronizada con grandes cantidades de servidores, o sean capaces de leer múltiples anexos de correo electrónico.

Groupware

Están apareciendo algunos estándares de groupware, lo que podría servir de ayuda. El protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), por ejemplo, permitirá a los servidores que cumplan con las normas buscar nombres y direcciones en diversos servicios de directorio, en respuesta a consultas de clientes. Los usuarios podrían entonces enviarse datos unos a otros cualesquiera que fueran las aplicaciones que estuvieran manejando o dondequiera que residieran los datos.

Otros estándares que podrían dar lugar a intranets groupware, son: el Internet Mail Access Protocol, que soportaría un almacén de mensajes central y facilitaría el acceso al correo electrónico por los usuarios remotos; un nuevo protocolo de calendarios/planificación de fechas que permitiría la interfuncionalidad entre diferentes productos de calendarios; y aplicaciones estándar Internet que generasen lenguaje HTML y soportasen protocolos HTTP, SMTP y NNTP.

Sin embargo, el proceso de creación de estándares tiene una inercia propia, y los vendedores tienen también sus propias agendas de actividad. Así, por ejemplo, el protocolo de directorios X.500, que iba a ofrecer acceso universal a ficheros en múltiples directorios, está siendo contestado por el propio estándar de directorio de Netscape Communications. En vista del flujo continuado de estándares, muchas compañías están actuando con precaución.

Capacidad Web para el groupware

Justificar la utilización de groupware había sido ya para empezar una tarea muy importante para algunos usuarios a comienzos de los años 90. Sin embargo, transferir la tecnología a la Internet ha resultado mucho más sencillo.

La idea misma de en qué consiste la intranet es mucho más imprecisa ahora que productos back-end como Notes de Lotus y Exchange de Microsoft soportan protocolos Internet

Según Aberdeen Group, la mayor parte de las compañías que están utilizando ya alguna forma de groupware no pensarán dentro de dos años en implementar nada en Lotus, Microsoft o Novell, sino en implementar en base a estándares Internet. Analizarán las plataformas para ver cuál actúa más eficientemente, con mayor efectividad y al mejor precio.

Para entonces, los back-ends desarrollados específicamente para el Web ofrecerán más funcionalidad tipo Notes, y las aplicaciones escritas para estos servidores serán interfuncionales entre sí. Por ejemplo, SuiteSpot de Netscape ofrecerá un entorno tipo Notes basado en estándares abiertos, y el Communicator recientemente anunciado por Netscape permitirá acceso a servicios back-end a través de un entorno desktop consistente en un browser y en la capacidad de ejecutar correo electrónico estándar y aplicaciones de proceso de textos.

¿Y las tuberías?

Añadir funcionalidad groupware significa que hay que abordar también las cuestiones de infraestructura. Según la consultora Ernst & Young, aunque TCP/IP es un gran protocolo, no es perfecto cuando se trata de groupware.

En grupos de trabajo grandes, IP puede dar lugar a retrasos de transmisión inesperados y, como la Internet es una red de conmutación de paquetes, no maneja bien las conexiones persistentes. Esto significa que las comunicaciones simultáneas entre muchos puntos finales -que podrían ser requeridas por el groupware- no son eficientes. La gestión IP es un trabajo mucho más difícil de lo que piensa la mayoría de la gente, y no está claro cómo va a resolverse esto. Por ahora, el groupware a través de la intranet es aún un trabajo en curso de solución.

Algunos consejos

¿Está usted contemplando la posibilidad de incorporar funcionalidad groupware para su red intranet? Así es como los expertos dicen que deberá proceder:

- Determine lo que para usted es el groupware. Por ejemplo, los documentos compartidos, la colaboración síncrona y el proceso workflow plantean problemas diferentes, así que deberá determinar cómo define usted cada cosa. La colaboración en una intranet significa la utilización compartida y asíncrona de documentos; es decir, personas utilizando documentos en diferentes momentos. Estos podrían consistir en directorios telefónicos, normas de la compañía y bases de datos de conocimientos. Por otra parte, el groupware requiere una mayor interacción, e incluye workflow, bases de datos de discusión con conversaciones interactivas, correo electrónico y calendarios/planificación de fechas.

- Determine lo que está intentando realizar, y analice las ofertas de los vendedores para cada objetivo. ¿Son abiertas o son propietarias?

- Piense a lo grande. Recuerde que la aplicación inmediata no es el final. Por ejemplo, una aplicación de calendarios/planificación de fechas podría desarrollarse a convertirse en un proceso workflow.

- Elija cuidadosamente su vendedor. Considere la posibilidad de trabajar con vendedores de segundo nivel que crezcan con usted, en lugar de un vendedor que posea únicamente una aplicación super-eficiente.

- Determine si sus aplicaciones son verdaderamente independientes de plataforma. ¿En qué medida es propietario o abierto el entorno de desarrollo?

- Pregunte a los vendedores cómo van a extender el entorno intranet al desktop: ¿mediante Java, ActiveX o un enfoque propietario?.

- Pruebe su aplicación en un grupo piloto representativo; de lo contrario, podría dar a todo el mundo la funcionalidad que necesitan unos pocos y pasar por alto algo que todo el mundo desea y que es bastante económico.

- No descuide invertir lo suficiente en la infraestructura. Al aumentar las necesidades de su compañía, aumentará la presión sobre la infraestructura. Es importante que el sistema pueda resistirlo.