Tecnología de gestión de documento-imagen

Hasta el momento, la generalidad de los sistemas informáticos nos permite tratar la información en forma de datos, gráficos y textos. Por cierto, el problema de la confrontación entre los datos y la información es un enigma constante en la industria de los ordenadores; todo el mundo quiere información y normalmente recibe datos. Sin embargo, utilizando la nueva tecnología de gestión de documento-imagen, puede agregarse a los datos estructurados y textos, las imágenes. De esta forma, se alivia la distancia entre dato, en general, e información.

En cualquier entorno, la información está asociada a unidades lógicas denominadas Fichas, Formularios, Documentos, Carpetas, Expedientes o Dossiers. Cada unidad lógica de esta naturaleza puede estar formada por información de distintos tipos -datos, textos e imágenes- lo que supone el concepto de Documento Compuesto. Un sistema de información moderno será el que, basado en una arquitectura informática abierta, nos permita procesar Documentos Compuestos, con posibilidad de interacción por parte del usuario a través del propio sistema.

La más clara utilidad de estos modernos sistemas de información se haya en el área de las aplicaciones de oficina. El objetivo fundamental de este entorno será el desarrollo de aplicaciones de automatización de oficinas, basadas en la generación y captura, archivo y recuperación y proceso y distribución de Documentos Compuestos, que, por definición, pueden contener información en forma de datos y gráficos, textos, imágenes y, eventualmente, sonido, así como la integración de todo ello dentro de los sistemas informáticos de la empresa o entidad usuaria.

No cabe duda de que el hecho distintivo de este sistema consiste en la posibilidad de incluir el concepto de imagen y sonido, junto con los tradicionales de datos y textos, actualmente en uso en a mayoría de los casos. El concepto de imagen que se maneja en estas aplicaciones es el de imagen de un documento (hoja de papel): imagen estática, en blanco y negro, pero que puede contener toda clase de grafismos, textos, anagramas, notas manuales, firmas, esquemas, gráficos, fotos o figuras. En resumen, se trabaja con documentos electrónicos capturados automáticamente del natural, guardando toda su información y pudiendo reproducirlos también electrónicamente de forma completa para consultarlos sobre pantalla o reproducirlos sobre papel, si fuera necesario. De esta forma se elimina el papel -y las copias- en un alto porcentaje de casos.

El concepto de sonido utilizado en esta aplicación es, fundamentalmente, el de mensajes verbales que se pueden unir a los documentos y que se capturan y manejan también de forma digital, incorporándose al concepto de Documento Compuesto.

Gestión de documento imagen en la oficina

El tratamiento electrónico-digital de la información compuesta en la oficina, lleva al desuso del papel, con las considerables consecuencias positivas que ello reporta. La tecnología normalmente empleada para la digitalización de documentos (captura de imágenes), es la del escáner CCD. Para la reproducción de documentos digitales sobre papel, se utilizan impresoras de tecnología láser. La gran acumulación de documentos, la mayoría de los propios en formato texto, y los exteriores en formato imagen, junto con la voz, obligan a utilizar para su archivo la tecnología de registro láser en disco óptico o magneto-óptico. Esta técnica es la única que, por el momento, permite almacenar la imagen de 50.000 páginas formato A4 en un solo cartucho de disco óptico equivalente a 2 GB.

Las aplicaciones de gestión de imagen permiten manejar documentos de un número indefinido de páginas, pudiendo cada página estar constituida por información en forma de datos, texto, imágenes y voz, unidos de forma apropiada, de acuerdo con las necesidades de cada caso. Este es el concepto de Archivo Electrónico de Documentos Compuestos que puede considerarse el núcleo de este tipo de aplicaciones.

Pero el Archivo Electrónico no sólo implica la posibilidad de acceso múltiple y simultaneo desde varios puestos de trabajo a un mismo documento, o la localización de documentos en fracciones de segundos. También debe incluir -como elemento esencial- la posibilidad de procesar de modo interactivo documentos compuestos, así como el de colecciones de documentos tipo carpeta o expediente. Como los documentos electrónicos (texto e imagen) son fácilmente recuperables del archivo, modificables página a página y completables, se van transformando progresivamente a medida que la gestión administrativa se va perfeccionando, pero no fuera del sistema, sino por medio de él.

La fórmula mágica

Todo esto es fácil de decir, pero difícil de hacer. Sobre todo, si se pretende ejecutar de cualquier manera. Para conseguirlo, es necesario integrar una serie notable de recursos de todo tipo, como bien saben los usuarios que han acometido proyectos de este tipo alguna vez. A continuación se sintetizan algunas de las características claves que debe reunir una herramienta software para el desarrollo de aplicaciones de gestión de documento-imagen.

* Elección de un modelo de gestión de datos compuestos abierto y general, no orientado a un estrecho segmento del mercado, junto con herramientas orientadas a bases de datos relacionales de uso general, que soportan todos los tipos de datos compuestos y todos los dispositivos de E/S característicos de este tipo de sistemas. Este principio permite que el sistema de gestión de documento-imagen se integre totalmente con la gestión de flujo de trabajo documental y con las operaciones típicas del proceso de datos estándar. Dicho de otra forma, la adopción de un modelo de esta características permite que la gestión de documento-imagen no sea más que una extensión natural del proceso de datos.

* Elección de una plataforma estándar de hardware y software, tal como redes locales, estaciones de trabajo y servidores, aceptados unánimemente por los usuarios, así como por su compatibilidad con los sistemas de imagen.

* Elección de un sistema de gestión de documento-imagen que presente un alto grado de independencia de fabricantes, de forma que ofrezca libertad tanto al usuario como al integrador, con el fin de que éste último pueda mejorar el precio, el descuento, el plazo de entrega y los términos del soporte, después de haber seleccionado uno o varios suministradores.

* Elección de un sistema de gestión e documento-imagen que sea tecnológicamente independiente, con el fin de proteger la inversión realizada en desarrollos particulares, entrenamiento de operadores y equipos ya existentes, manteniendo al mismo tiempo la posibilidad de incorporar nuevas generaciones de equipos y software. Para ello deben utilizarse estándares industriales en áreas como: sistemas operativos (DOS y Unix), formato de datos (TIFF y CCITT Grupos III y IV), tecnologías de red local (TCP/IP Ethernet), interfaces de periféricos (SCSI y bus PC/AT), protocolos de comunicaciones (SNA y SDLC), entornos de desarrollo (C y Windows), acceso a bases de datos (SQL), etcétera.

La combinación del uso de servidores Unix y de estaciones de trabajo tipo PC en red local, en DOS y Windows, induce ineludiblemente a la utilización de una arquitectura cliente/servidor en la que la carga sobre el servidor es mínima, de manera que un equipo de tipo medio es capaz de atender a un numeroso grupo de estaciones de trabajo.

Evaluación de las alternativas

Si se necesita hoy mismo un sistema completo y complejo de gestión de documento-imagen, la plataforma que se debe y puede exigir, debe aportar, entre otras, las siguientes características:

* Empleo de los más adelantados periféricos.

* Flexibilidad para poder tomar ventaja de las nuevas tecnologías existentes.

* Utilización de los recursos existentes para desarrollar a