Tecnología al servicio de la sociedad
Cruz Roja aumenta su eficacia gracias a las TIC
Eficacia en la asistencia humanitaria. Este es el gran reto al que los profesionales y voluntarios de Cruz Roja Española se enfrentan todos los días, cumpliendo una frenética actividad que cubre desde la ayuda a las personas más necesitadas de la sociedad, como los ancianos, discapacitados o inmigrantes, entre muchos otros, hasta la prestación de servicios médicos, la cooperación en conflictos internacionales y el trabajo en servicios de emergencia. Para cumplir a la perfección esta labor y gestionar una compleja estructura debido a su descentralización territorial, los responsables de esta organización no gubernamental (ONG) siempre han apostado por incorporar la tecnología más puntera.
La adopción de la tecnología es vital para incrementar la eficacia de la gestión de las organizaciones. Bajo este convencimiento, los responsables de Cruz Roja Española, una de las organizaciones no gubernamentales con mayor solera y nacida en el siglo XIX, siempre han tenido claro que si querían mejorar tanto su administración interna, muy complicada debido a su estructura territorial y la colaboración de voluntarios, como su labor social debían invertir en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por este motivo, como explica Rocío Calvo, directora de Sistemas de Información de Cruz Roja Española, ya en 1986 la organización empezó a trabajar con sistemas de información. “Elaboramos un plan informático que cubría las necesidades de nuestras 52 oficinas provinciales y de nuestra oficina central. Para ello utilizábamos servidores con sistema operativo Unix y contábamos con terminales en todas las oficinas. Eso sí, por esa época nuestros sistemas aún no estaban conectados, sino que cada uno tenía su propia red de terminales juntos y nos enviábamos información una vez al mes con cinta streamer. El sistema era lento, pero era lo que la tecnología permitía en esas fechas”. Más tarde, el departamento evolucionó a redes con Windows, de modo que cada oficina tenía redes locales conectada con una base de datos. “Con este movimiento el sistema mejoró significativamente, aunque todavía seguíamos teniendo una informática distribuida y empezamos a realizar procesos de consolidación, recibiendo soportes magnéticos, es decir, se trataba de una oficina central en extranet”. Ya en 1996 el departamento empezó a establecer sistemas de comunicación entre oficinas con líneas RDSI (Red Digital de Servicios Integrados) lo que permitía contar con un correo electrónico (no on-line) que hacía procesos secuenciales de recogida de información y posterior transmisión a cada oficina que le correspondía.
Años 2000, punto de inflexión
Sin duda, el año 2000 supuso el gran punto de inflexión para la infraestructura de sistemas y, especialmente, de comunicaciones de Cruz Roja Española, que sufrió toda una revolución. “En enero de ese año empezamos a instalar una arquitectura WAN (Wide Area Network) que conectaba todas las oficinas territoriales a nivel provincial con la oficina central y establecimos una red IP (Internet Protocol) para voz y datos –explica Calvo–. Ésta la tenemos alquilada a Telefónica y actualmente une todas nuestras sedes provinciales (57 centros) con la central, a la que se unen también el resto de oficinas locales de Cruz Roja (unas 800), que entran en el sistema a través de Internet y, en concreto, utilizando líneas ADSL”. En 2001, el departamento optó por poner en marcha una intranet que da servicio a 3.500 usuarios, estableciendo para cada uno de ellos el rol que le corresponde, de modo que sólo pueda acceder a la información que le compete según su labor. La organización tiene actualmente correo electrónico on-line tanto desde su propia intranet como desde Internet, utilizando Microsoft Exchange, que es la herramienta que proporciona servicio a ambas.
En cuanto a las aplicaciones que se han desarrollado sobre la intranet, éstas trabajan sobre un repositorio de base de datos Oracle y están desarrolladas con las tecnologías que tiene esta compañía en Internet, Oracle Internet Application Server. “Todos los paquetes informáticos que se encargan de nuestra gestión (la de los socios, de voluntarios, etc.) se han desarrollado en el departamento y con ayuda externa de los propios profesionales de Oracle Ibérica entre 2000 y 2003 –apunta Calvo–. Actualmente, estamos trabajando con otro partner de Oracle y con profesionales de la casa”.
De hecho, en estos tres años es cuando se ha llevado a cabo la gran renovación de los sistemas de información de la organización. En especial, se ha realizado un esfuerzo ingente en la integración de la información. Actualmente todos los usuarios del sistema de Cruz Roja acceden a una única base de datos: “Toda la información de Cruz Roja se ha integrado totalmente de tal forma que cuando un usuario consulta, por ejemplo, una información sobre un donante puede ver también la última donación que éste ha realizado a través de Internet. Además, esta donación genera automáticamente los asientos contables”. La ONG cuenta como paquete de gestión administrativa, Oracle Finantials, que también incorpora otros dedicados a la administración de las nóminas de los trabajadores, etc. “Esta integración es esencial para que podamos justificar costes ante la Administración, ya que puede haber trabajadores que estén adscritos a varios programas que estén subvencionados y es necesario presentar una justificación, etc.”.
Este desarrollo se ha realizado con una ayuda del programa Profit del Ministerio de Ciencia y Tecnología, en concreto, una subvención de más de cuatro millones de euros, con un plazo de devolución de siete años a fondos de carencia sin intereses y que incluye, según explica Calvo, tanto la adquisición de hardware, como la de líneas de comunicaciones, así como horas de desarrollo y consultoría y compra de herramientas. “El proyecto finalizó en diciembre de 2003 y ya sólo quedan algunos retoques. Así, este año estamos desarrollando un cuadro de mando. De hecho, la parte económica de éste ya la hemos acabado y esperamos finalizar la parte de indicadores de gestión a finales de este año”. Para este cuadro de mando, se utiliza un núcleo de base de datos con tecnología OLAP y una herramienta de Oracle que permite que el tráfico de información de los repositorios relacionales pueda administrarse en una base de datos multidimensional y obtener de forma rápida los resultados buscados. “Este proyecto da una gran brillantez al trabajo ya hecho, pues aporta gran visibilidad a los datos de gestión”.
Externalización con sentido común
Calvo confía en la externalización de sistemas, siempre que el control siga estando en el departamento de información de la organización. Ésta explica que en el departamento trabajan siete personas, aunque cuentan con ayuda externa en todos los recursos. Así, Fujitsu ICL se encarga de gestionar la red de Windows a través de profesionales que están presentes en las oficinas y Soluziona de la administración de la DMZ (subred que se enmarca en la red interna y que contiene servicios como la Web, FTP, etc.), tanto a nivel de seguridad de redes como de serv
La adopción de la tecnología es vital para incrementar la eficacia de la gestión de las organizaciones. Bajo este convencimiento, los responsables de Cruz Roja Española, una de las organizaciones no gubernamentales con mayor solera y nacida en el siglo XIX, siempre han tenido claro que si querían mejorar tanto su administración interna, muy complicada debido a su estructura territorial y la colaboración de voluntarios, como su labor social debían invertir en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por este motivo, como explica Rocío Calvo, directora de Sistemas de Información de Cruz Roja Española, ya en 1986 la organización empezó a trabajar con sistemas de información. “Elaboramos un plan informático que cubría las necesidades de nuestras 52 oficinas provinciales y de nuestra oficina central. Para ello utilizábamos servidores con sistema operativo Unix y contábamos con terminales en todas las oficinas. Eso sí, por esa época nuestros sistemas aún no estaban conectados, sino que cada uno tenía su propia red de terminales juntos y nos enviábamos información una vez al mes con cinta streamer. El sistema era lento, pero era lo que la tecnología permitía en esas fechas”. Más tarde, el departamento evolucionó a redes con Windows, de modo que cada oficina tenía redes locales conectada con una base de datos. “Con este movimiento el sistema mejoró significativamente, aunque todavía seguíamos teniendo una informática distribuida y empezamos a realizar procesos de consolidación, recibiendo soportes magnéticos, es decir, se trataba de una oficina central en extranet”. Ya en 1996 el departamento empezó a establecer sistemas de comunicación entre oficinas con líneas RDSI (Red Digital de Servicios Integrados) lo que permitía contar con un correo electrónico (no on-line) que hacía procesos secuenciales de recogida de información y posterior transmisión a cada oficina que le correspondía.
Años 2000, punto de inflexión
Sin duda, el año 2000 supuso el gran punto de inflexión para la infraestructura de sistemas y, especialmente, de comunicaciones de Cruz Roja Española, que sufrió toda una revolución. “En enero de ese año empezamos a instalar una arquitectura WAN (Wide Area Network) que conectaba todas las oficinas territoriales a nivel provincial con la oficina central y establecimos una red IP (Internet Protocol) para voz y datos –explica Calvo–. Ésta la tenemos alquilada a Telefónica y actualmente une todas nuestras sedes provinciales (57 centros) con la central, a la que se unen también el resto de oficinas locales de Cruz Roja (unas 800), que entran en el sistema a través de Internet y, en concreto, utilizando líneas ADSL”. En 2001, el departamento optó por poner en marcha una intranet que da servicio a 3.500 usuarios, estableciendo para cada uno de ellos el rol que le corresponde, de modo que sólo pueda acceder a la información que le compete según su labor. La organización tiene actualmente correo electrónico on-line tanto desde su propia intranet como desde Internet, utilizando Microsoft Exchange, que es la herramienta que proporciona servicio a ambas.
En cuanto a las aplicaciones que se han desarrollado sobre la intranet, éstas trabajan sobre un repositorio de base de datos Oracle y están desarrolladas con las tecnologías que tiene esta compañía en Internet, Oracle Internet Application Server. “Todos los paquetes informáticos que se encargan de nuestra gestión (la de los socios, de voluntarios, etc.) se han desarrollado en el departamento y con ayuda externa de los propios profesionales de Oracle Ibérica entre 2000 y 2003 –apunta Calvo–. Actualmente, estamos trabajando con otro partner de Oracle y con profesionales de la casa”.
De hecho, en estos tres años es cuando se ha llevado a cabo la gran renovación de los sistemas de información de la organización. En especial, se ha realizado un esfuerzo ingente en la integración de la información. Actualmente todos los usuarios del sistema de Cruz Roja acceden a una única base de datos: “Toda la información de Cruz Roja se ha integrado totalmente de tal forma que cuando un usuario consulta, por ejemplo, una información sobre un donante puede ver también la última donación que éste ha realizado a través de Internet. Además, esta donación genera automáticamente los asientos contables”. La ONG cuenta como paquete de gestión administrativa, Oracle Finantials, que también incorpora otros dedicados a la administración de las nóminas de los trabajadores, etc. “Esta integración es esencial para que podamos justificar costes ante la Administración, ya que puede haber trabajadores que estén adscritos a varios programas que estén subvencionados y es necesario presentar una justificación, etc.”.
Este desarrollo se ha realizado con una ayuda del programa Profit del Ministerio de Ciencia y Tecnología, en concreto, una subvención de más de cuatro millones de euros, con un plazo de devolución de siete años a fondos de carencia sin intereses y que incluye, según explica Calvo, tanto la adquisición de hardware, como la de líneas de comunicaciones, así como horas de desarrollo y consultoría y compra de herramientas. “El proyecto finalizó en diciembre de 2003 y ya sólo quedan algunos retoques. Así, este año estamos desarrollando un cuadro de mando. De hecho, la parte económica de éste ya la hemos acabado y esperamos finalizar la parte de indicadores de gestión a finales de este año”. Para este cuadro de mando, se utiliza un núcleo de base de datos con tecnología OLAP y una herramienta de Oracle que permite que el tráfico de información de los repositorios relacionales pueda administrarse en una base de datos multidimensional y obtener de forma rápida los resultados buscados. “Este proyecto da una gran brillantez al trabajo ya hecho, pues aporta gran visibilidad a los datos de gestión”.
Externalización con sentido común
Calvo confía en la externalización de sistemas, siempre que el control siga estando en el departamento de información de la organización. Ésta explica que en el departamento trabajan siete personas, aunque cuentan con ayuda externa en todos los recursos. Así, Fujitsu ICL se encarga de gestionar la red de Windows a través de profesionales que están presentes en las oficinas y Soluziona de la administración de la DMZ (subred que se enmarca en la red interna y que contiene servicios como la Web, FTP, etc.), tanto a nivel de seguridad de redes como de serv
