Su seguro servidor

Infraestructura informática de Gil y Carvajal

Gil y Carvajal es un grupo cuya actividad, según su director de sistemas, Francisco Muñoz, va más allá de los seguros, dado que el mercado está obligando a desarrollar nuevas actividades en la línea de servicios médicos, administración de garantías y servicios de administración o de renting . La presencia de Gil y Carvajal data de 1929, en su estructura actual participan activamente las cuatro familias fundadoras y posee 22 oficinas distribuidas por toda España . En 1996 la empresa acometió un proyecto de evolución a sistemas cliente/servidor, adoptando una fórmula de informática departamental, aunque la estructura global de la compañía sigue teniendo la centralización de la información como norma . La utilización de Lotus Notes como sistema de coordinación y una recién estrenada presencia en Internet definen las claves de la informática de esta compañía .

Según cuenta el responsable de sistemas de la compañía, las dos grandes empresas dentro del grupo Gil y Carvajal son Gil y Carvajal Correduría de Seguros y Reaseguros Gil y Carvajal . “La compañía entró en el mundo de la informática de forma generalizada hace más de veinte años y desde entonces el parque tecnológico se ha ido renovando de forma paulatina hasta que en 1996 se acometió un plan de renovación integral que afectaba a muchos aspectos de la arquitectura informática de Gil y Carvajal”, explica Francisco Muñoz .

Partiendo de esa fecha se han ido transformando los entornos tradicionales en sistemas cliente/servidor . Aún así, se ha respetado la importancia de la informática corporativa de gestión, esa informática pesada que da servicios de gestión a todo el grupo, pero siguiendo las tendencias del mercado también se ha querido crear una informática departamental basada en cliente/servidor para negocios muy específicos . “Aunque la tendencia es hacia descentralizar todo, existen partes que no se pueden desvincular de una informática central como es el sistema financiero . La gestión está soportada por estos sistemas departamentales pero al final todo se integra, todo se consolida en los sistemas corporativos a efectos de balances, de gestión financiera y de administración de clientes”, continúa Muñoz .

“La presencia de Digital ha sido muy clara en esta casa . Hace veinte años, fruto de un plan de sistemas, se definió que Digital era la plataforma acorde con las necesidades de la empresa . Hoy en día realmente no importa demasiado la máquina que haya por detrás; todos los equipos se parecen, no hay prácticamente diferencia en el precio ni el servicio”, explica el director de sistemas de Gil y Carvajal .

El caso es que Gil y Carvajal cuenta con once sistemas VAX de Digital repartidos por toda España y durante este año y el año que viene la compañía pretende continuar con una evolución natural de los sistemas de Digital, a través de la adopción de sistemas basados en Alpha . “Digital ha hecho una apuesta tecnológica clara por las máquinas de 64 bit y las suyas son de lo mejor que existe en todo el mercado”, aclara Francisco Muñoz .

El director de sistemas de Gil y Carvajal reconoce, además, que en el sector de los seguros no existe un competidor fuerte de IBM, que copa prácticamente todo el mercado . Este hecho permite a la compañía obtener claras ventajas de cara a Digital como suministrador porque considera a Gil y Carvajal una cuenta muy importante dentro del mercado español .

Los sistemas departamentales con los que cuenta la compañía están basados en el binomio Intel-Microsoft, en un volumen de más de 60 distribuidos por toda la red de oficinas . También existe un AS/400 dentro de Reaseguros Gil y Carvajal, aunque para Muñoz la plataforma de hardware es lo menos importante, lo realmente vital son las aplicaciones de gestión que corren por encima .

Groupware con Notes

En el verano del 96 sucedieron una serie de eventos que han marcado la tendencia tecnológica de Gil y Carvajal . “La excusa fue implantar una aplicación de Lotus Notes orientada a la gestión de ventas dentro de nuestro área comercial”, explica Muñoz . “Eso implicó la instalación y cableado de las 21 oficinas ( la recientemente abierta en Santander hace la número 22 de las mencionadas anteriormente ) ; la implantación de al menos un servidor Windows NT en cada una de las oficinas; la formación a los usuarios; una importante inversión en ordenadores personales ( hasta 300 ) ; la sustitución de workstations; la implantación de Lotus Notes, del correo electrónico y el inicio de la era cliente/servidor en la compañía”, enumera Muñoz .

“Utilizamos Notes de una manera muy intensiva dentro de la casa . No nos limitamos solamente a la utilización del correo corporativo que, dicho sea de paso, es una herramienta muy útil . Para la distribución de documentos es un sistema muy adecuado para una organización como la nuestra en constante evolución y con noticias que afectan a toda la red, con argumentos de ventas y con distribución de documentos, lo que te obliga a tener actualizado y puntualmente documentado cada uno de los procesos de negocio”, continúa explicando el director de sistemas de Gil y Carvajal . “Aún así, no nos quedamos ahí, sino que fuimos un poco más allá e implantamos una serie de aplicaciones muy interesantes” .

Las aplicaciones a las que se refiere Francisco Muñoz están orientadas al área de ventas y son herramientas de ayuda a la preventa y, sobre todo, de coordinación comercial . “Nosotros tenemos clientes con presencia en más de una oficina en España y lo que queríamos a la hora de implantar esta aplicación es estar coordinados”, explica Francisco Muñoz .

Cuando alguien visita a un cliente genera una nota de gestión o un acta de producción donde informa a todos sus compañeros qué ha ido a hacer a la sede de ese cliente . Si ha detectado alguna necesidad que él no está en disposición de cubrir se lo hace saber al resto de los compañeros para realizar una acción coordinada . Eso permite tener un seguimiento de qué número de visitas se han efectuado a ese cliente, qué se le ha ofrecido en cada una de ellas y cuál es el nivel de satisfacción . Además, el consejero delegado de la compañía tiene un sitio centralizado donde puede examinar lo que ha hecho cada uno de los ejecutivos en su acción comercial diaria .

La primera aplicación desarrollada sobre Notes fue un programa de control de gastos de viaje y representación . Lo que hay detrás no es una centralización, pero sí una manera organizada de hacer las cosas, de forma que se ha conseguido unificar criterios .

“Aún así, Notes plantea dos aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de implantarlo . Es un sistema que requiere de un experto capaz de administrarlo, especialmente en una organización como la nuestra en la que existen 22 oficinas y hay 22 ordenadores que tienen que hablar entre ellos y estar sincronizados . La segunda es que Notes no debe utilizarse como una solución documental porque no es una base de datos relacional . Su función es otra y la desempeña muy bien pero no hay que caer en la tentación de usarlo más allá de su utilidad real”, aclara Francisco Muñoz .

Evolución hacia Oracle

En relación al apartado de las bases de datos, Gil y Carvajal trabaja con varios entornos de gestión corporativa . Uno es Rdb, la antigua base de datos de Digital adquirida por Oracle hace años, por lo que la evolución natural de la compañía será ir a Oracle . “También tenemos la base de datos del AS/400 y en entornos medianos estamos utilizando SQL Server de Microsoft, aunque la tendencia dentro de un par de años será unificar todo con Oracle”, continúa Muñoz .

“Rdb es un gestor de base de datos limitado pero hace muy bien lo que dice que hace, al contrario de otros gestores que anuncian mucho más de lo que son capaces de cumpli

Viñeta publicada el 20 de febrero de 1870 en La Flaca n.º 35 Tendencias

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