SPIGA: Gestión documental como paso previo a la ventanilla única
El proyecto del Principado de Asturias es algo más que un proyecto de gestión documental. Se trata de un sistema de soporte, producción, información y gestión administrativa (SPIGA) que utiliza distintas herramientas e IECISA apoyadas todas ellas en invesdoc. La gestión de documentos electrónicos se orienta desde su generación hasta su archivo. La consecución del dato único del interesado, del territorio y del expediente como paso previo a la ventanilla virtual administrativa es una realidad.
Muchas administraciones se han embarcado ya en proyectos de ventanilla única, sin embargo “si se quiere llegar al ciudadano utilizando todas las posibilidades que da la tecnología hay que resolver el problema de la producción de los procedimientos que se traducen en expedientes”, comenta José Ramón Mora, director general de organización y sistemas de información de la consejería de administraciones públicas y asuntos europeos del gobierno del Principado de Asturias. El Principado cuenta con más de 1.700 procedimientos administrativos diferentes y aún falta por transferir las competencias de sanidad y justicia.
El proyecto SPIGA tiene como origen la gestión de expedientes y produce el grado de automatización del proceso necesario para garantizar la implantación y éxito. Se parte de la estabilidad de la plataforma de hardware y software de base y también el desarrollo de un conjunto de aplicaciones de gestión. “Con estos aspectos resueltos se puede comenzar a construir el sistema de atención al ciudadano y a hablar de ventanilla única”, explica Mora. No se trata de una herramienta única sino que “tiene que haber un cruce entre aplicaciones verticales pero la gestión de expedientes como herramienta horizontal es vital”.
SPIGA se basa en la parametrización ágil y sencilla del procedimiento administrativo utilizando los distintos elementos de instrucción como son las fases, los actos y los documentos administrativos. “Esto lo encontramos con las herramientas de IECISA”. Así se utiliza Invesicres para la gestión de registros de entrada y salida con estructuras definidas en invesdoc. Desde invesicres se toma el dato único del interesado que pasa a formar ya parte del expediente con base a SPIGA. Archigest y archidoc son para la gestión archivística. “Es importante que se cubra todo el ciclo ya que desde que se abre un expediente se empieza a disponer de información que va siendo heredada a lo largo de todo el proceso. Además, como está integrado con la función archivística, el expediente desde que nace está orientado en función de la clasificación que va a tener”. La intención es tener toda la actividad gestionada sobre una única plataforma y un único sistema, todos los datos y la información y a partir de ahí poder explotarla adecuadamente.
Dato único
El proyecto se apoya en cuatro pilares, basados en estructuras invesdoc: terceros, territorio, organización y servicios. “Es importante que la información sobre terceros tenga en cuenta el concepto de dato único, sobre todo cuando se habla de ventanilla única. Dato único es un sólo registro por persona física o jurídica con toda la información asociada a esa referencia”, explica Ignacio Díaz, del Gabinete de la consejería de administraciones públicas y asuntos europeos del Gobierno del Principado de Asturias. En el proyecto SPIGA se contempla ese germen que es el dato único. “Invesdoc nos permite relacionar la información que un ciudadano ya ha presentado una vez ante la administración de manera que no haga falta volver a solicitársela”. La intención es a través de la gestión documental acabar vinculando los cuatro pilares. Además el Principado de Asturias está planteando la consideración del documento electrónico con todos sus problemas como conservación y aspectos legales, sobre todo si se relaciona con la firma digital o certificación. “Se contempla la utilización de la firma electrónica desde el primer contacto de terceros con la administración, desde el registro”, explica Díaz. Aunque en principio se iniciará preferentemente para las personas jurídicas. Para dicha certificación se acogerán a alguna autoridad existente.
“Este concepto permite extender con rapidez a toda la organización esta herramienta de soporte de gestión de procesos”, explica Mora. “SPIGA permite un alto grado de automatización”. La fase de desarrollo del proyecto está finalizando y entrará en producción en abril. Se va a arrancar con tres procedimientos que recogen los genéricos de subvenciones y ayudas, sancionador y contratación de servicios y asistencia técnica. Con ellos se persigue lograr los genéricos con los que se tendría cubiertos unos 350 procedimientos. “El siguiente paso será la integración con otras aplicaciones corporativas como la contabilidad o la gestión financiera”, explica Mora.
Muchas administraciones se han embarcado ya en proyectos de ventanilla única, sin embargo “si se quiere llegar al ciudadano utilizando todas las posibilidades que da la tecnología hay que resolver el problema de la producción de los procedimientos que se traducen en expedientes”, comenta José Ramón Mora, director general de organización y sistemas de información de la consejería de administraciones públicas y asuntos europeos del gobierno del Principado de Asturias. El Principado cuenta con más de 1.700 procedimientos administrativos diferentes y aún falta por transferir las competencias de sanidad y justicia.
El proyecto SPIGA tiene como origen la gestión de expedientes y produce el grado de automatización del proceso necesario para garantizar la implantación y éxito. Se parte de la estabilidad de la plataforma de hardware y software de base y también el desarrollo de un conjunto de aplicaciones de gestión. “Con estos aspectos resueltos se puede comenzar a construir el sistema de atención al ciudadano y a hablar de ventanilla única”, explica Mora. No se trata de una herramienta única sino que “tiene que haber un cruce entre aplicaciones verticales pero la gestión de expedientes como herramienta horizontal es vital”.
SPIGA se basa en la parametrización ágil y sencilla del procedimiento administrativo utilizando los distintos elementos de instrucción como son las fases, los actos y los documentos administrativos. “Esto lo encontramos con las herramientas de IECISA”. Así se utiliza Invesicres para la gestión de registros de entrada y salida con estructuras definidas en invesdoc. Desde invesicres se toma el dato único del interesado que pasa a formar ya parte del expediente con base a SPIGA. Archigest y archidoc son para la gestión archivística. “Es importante que se cubra todo el ciclo ya que desde que se abre un expediente se empieza a disponer de información que va siendo heredada a lo largo de todo el proceso. Además, como está integrado con la función archivística, el expediente desde que nace está orientado en función de la clasificación que va a tener”. La intención es tener toda la actividad gestionada sobre una única plataforma y un único sistema, todos los datos y la información y a partir de ahí poder explotarla adecuadamente.
Dato único
El proyecto se apoya en cuatro pilares, basados en estructuras invesdoc: terceros, territorio, organización y servicios. “Es importante que la información sobre terceros tenga en cuenta el concepto de dato único, sobre todo cuando se habla de ventanilla única. Dato único es un sólo registro por persona física o jurídica con toda la información asociada a esa referencia”, explica Ignacio Díaz, del Gabinete de la consejería de administraciones públicas y asuntos europeos del Gobierno del Principado de Asturias. En el proyecto SPIGA se contempla ese germen que es el dato único. “Invesdoc nos permite relacionar la información que un ciudadano ya ha presentado una vez ante la administración de manera que no haga falta volver a solicitársela”. La intención es a través de la gestión documental acabar vinculando los cuatro pilares. Además el Principado de Asturias está planteando la consideración del documento electrónico con todos sus problemas como conservación y aspectos legales, sobre todo si se relaciona con la firma digital o certificación. “Se contempla la utilización de la firma electrónica desde el primer contacto de terceros con la administración, desde el registro”, explica Díaz. Aunque en principio se iniciará preferentemente para las personas jurídicas. Para dicha certificación se acogerán a alguna autoridad existente.
“Este concepto permite extender con rapidez a toda la organización esta herramienta de soporte de gestión de procesos”, explica Mora. “SPIGA permite un alto grado de automatización”. La fase de desarrollo del proyecto está finalizando y entrará en producción en abril. Se va a arrancar con tres procedimientos que recogen los genéricos de subvenciones y ayudas, sancionador y contratación de servicios y asistencia técnica. Con ellos se persigue lograr los genéricos con los que se tendría cubiertos unos 350 procedimientos. “El siguiente paso será la integración con otras aplicaciones corporativas como la contabilidad o la gestión financiera”, explica Mora.
