Sistemas informáticos de Victoria Seguros de Portugal

En un tiempo récord, menos de un año, Victoria Seguros de Portugal ha logrado instalar la aplicación de gestión R/3 de SAP sobre Windows NT finalizando así la primera fase de un proyecto de gestión piloto que, posteriormente, será puesto en marcha en el resto de las subsidiarias de este grupo asegurador alemán. Este proyecto se ha consolidado como la primera instalación mundial de SAP R/3 sobre Windows NT en el sector asegurador y la primera sobre Windows NT realizada en la Península Ibérica.

Victoria es un grupo asegurador alemán fundado en 1853 que está presente en 9 países europeos, entre ellos España donde opera bajo el nombre de Victoria Meridional.

Este grupo alemán ha puesto en marcha el programa Eurosoftware con el fin de estandarizar las aplicaciones de contabilidad de la compañía a nivel internacional. Victoria Portugal ha sido la filial escogida por el grupo para la instalación de SAP R/3 que, posteriormente, será implementado en el resto de las filiales del grupo dentro del programa Eurosoftware.

La decisión de probar la instalación de SAP R/3 en Portugal responde a la necesidad de este país de adaptarse a las necesidades del nuevo Plan de Cuentas portugués que establece nuevas normas paras las empresas de seguros.

En Portugal, Victoria está presente desde 1930 donde tiene una cuota de mercado del 1,7% ocupando el decimotercer lugar en el ranking de grupos aseguradores.

En este sentido, Gerd Böhmer, máximo responsable de Victoria Seguros en Portugal, considera que el mercado Portugués es relativamente pequeño y destaca que a diferencia de otras compañías, Victoria siempre ha tenido una política de resultados y no de crecimiento ya que apuesta por el servicio al cliente y la calidad de los productos y sabemos que esta no es una política muy habitual.

Migración a cliente/servidor

A la hora de diseñar el plan informático, Victoria ha tenido muy en cuenta el hecho de que los productos aseguradores tienen que ser adaptados a las características de cada país ya que tienen que adecuarse a la legislación vigente en cada uno de ellos que contempla una situación y disposiciones diferentes ha afirmado Böhmer.

Ahora no se pueden utilizar los mainframes de la casa madre porque la programación es demasiado pesada para poder será aplicada luego en cada uno de los países. Por esta razón, Victoria decidió uniformizar en un primer paso el hardware y ahora el software en los países extranjeros ha señalado Böhmer.

La decisión de la migración de AS/400 a cliente/servidor se tomó a principios de 1994 porque creaban grandes problemas de programación y altos costes de transmisión de datos. Por eso se decidió optar por cliente/servidor utilizando Windows para tener un estándar para el futuro.

En este momento Victoria Seguros de Portugal dispone de dos equipos IBM AS/400, un superservidor HP NetServer 5/90 LM, y un servidor IBM PS/2 95, en una red Token Ring. Paralelamente, conectados a este backbone existen tres anillos de red, correspondientes a los departamentos Financiero, Formación y Desarrollo. Estos anillos incluyen PCs, conectados al backbone central a través de bridges PS/2 55sx, con Windows para Grupos de Trabajo, OS/2 Communications Manager, Office 4.2 de Microsoft y R/3 de SAP. En Victoria Seguros de Portugal conviven tres sistemas operativos: Windows NT, OS/400 y OS/2.

En el Departamento Financiero existen: PCs Hewlett-Packard Vectra 486/66; dispositivos de impresión Xerox 4010, HP LJ4, y el software Rally de Attachmate para comunicar Windows para Grupos de Trabajo con AS/400.

En los Departamentos de Desarrollo los PCs son modelos IBM VP 466Dx2/S y en el de Formación, Hewlett-Packard Vectra VL2 5/60 Pentium con la impresora Xerox 4213.

En cuanto al factor coste, que es uno de los argumentos de los defensores del mainframe, Böhmer considera que la migración a cliente servidor ha compensado a su compañía porque el mainframe responde cada vez menos a las necesidades de flexibilidad ya que necesita una programación muy cara, los costes aumentan en operaciones que se realizan a menudo. La calidad y la rapidez justifican los costes de la migración que, en un primer momento, pueden ser más altos pero a medio plazo la diferencia entre los costes no será tan grande ha declarado Böhmer que se muestra satisfecho ante esta implementación que nos ha mostrado que estamos en el camino correcto porque los resultados hasta ahora obtenidos se corresponden totalmente con las expectativas y ahora tenemos experiencia en este campo que, sin duda, va a ser la tónica en el futuro.

La apuesta por aplicaciones estándar

En cuanto al software, Böhmer ha manifestado que en este momento se están desarrollando aplicaciones cliente/servidor para que sean instaladas en cada uno de los países fuera de la casa madre en Alemania. Cada filial tendrá una base común multilingüe que luego será adaptada a las especificaciones de cada país.

La filosofía de Victoria Seguros se basa en la utilización de aplicaciones estándar: por esta razón escogimos Microsoft como estándar principal y Windows NT por su facilidad de uso. También optamos por SAP porque es un programa funcional y un estándar que nos da ciertas garantías de mantenimiento para el futuro ya que una compañía aseguradora con el volumen de producción que tenemos no puede arriesgarse a adaptar productos que no tengan continuidad.

Además, a todo esto se sumó la necesidad de Victoria de adaptar las modificaciones del nuevo Plan de Cuentas portugués para el que no valían los sistemas existentes. Esta adaptación exigía realizar las operaciones antes de enero de 1995.

Introdujimos este sistema en un tiempo récord, menos de un año y junto con Deloitte & Touche y SAP conseguimos en dos meses y medio implementar este sistema. Todo esto estaba dictado por la necesidad de empezar en enero con el nuevo plan de contabilidad. Antes de estos dos meses y medio ya teníamos un plan de preparación. De momento, creo que este tiempo marcará un nuevo récord en el Guiness, ha añadido Böhmer.

En cuanto a SAP, Böhmer considera que Victoria Seguros es la primera instalación en la península ibérica de R3 sobre Windows NT y en la actividad aseguradora es la primera a nivel mundial. Hasta ahora el resultado es muy positivo y hay que agradecer la estrecha colaboración con SAP, Deloitte & Touche y HP. Esto demuestra que con un buen equipo de trabajo se pueden encontrar buenas soluciones.

Deloitte & Touche ha utilizado su metodología 4Front para realizar todo el trabajo relacionado con la definición del Plan de Cuentas, con la implementación o parametrización del sistema. Hewlett-Packard ha colaborado en temas de hardware.

En cuanto al proceso de este proyecto ahora funcionamos, sobre todo en lo referente a la contabilidad, con cliente/servidor, y en las otras áreas la sustitución se hará sucesivamente y el funcionamiento pleno en cliente/servidor comenzará en el verano del 96 y 97, ha manifestado Böhmer.

En relación a la elección de R/3 de SAP, Böhmer ha dejado claro que en Victoria apostamos por soluciones que tengan capacidad de ser estándares internacionales. Optamos por SAP por la funcionalidad y la flexibilidad para dar respuesta a los requisitos normales de la contabilidad y transferir a todas las filiales dentro de Victoria o a las entidades fiscales de cada país este sistema. Además, nos garantiza el mantenimiento y la compatibilidad que hoy en día es muy importante. SAP es una herramienta muy flexible y fácil de adaptar a nuestras necesidades y somos de las primeras compañías en Portugal que al inicio del año hemos tenido lista una aplicación adaptada al nuevo plan financiero.

José Duarte, consultor comercial de SAP, que ha participado en este proyecto considera que el desarrollo en un tiempo récord se ha conseguido gracias a