Sistemas de Gestión Documental, un mercado en la disyuntiva
El mercado de Sistemas de Gestión Documental (DMS), hasta ahora autónomo e independiente se encuentra en una situación ambigua en lo que a tendencias se refiere pues, por el momento, no está claro si se mueve en dirección a soluciones especializadas y a áreas potenciales de mercado aún sin descubrir (verticalización), o si pasará a convertirse en un mercado de Business Applications en forma de middleware de procesos.
El líder indiscutible en el área Groupware es la empresa filial de IBM Lotus Development (con una cuota de mercado del 51 por ciento a nivel mundial), seguida de Microsoft y Novell. Estas tres empresas tienen cerca de 17 millones de usuarios en Europa, mientras que, solamente en el mercado alemán, el área de los sistemas DMS ya cuenta con más de 200 vendedores. El 41 por ciento de las empresas europeas tienen ya instalados sistemas de gestión documental, mientras que un 40 por ciento más están preparando actualmente su instalación. Las principales ventajas observadas hasta el momento, señalan que las principales ventajas de los mismos son, ante todo, un aumento de la productividad y una reducción de los costes; además de mayor disponibilidad de la información, con los consiguientes efectos favorables sobre la competitividad y la satisfacción del cliente.
En cuanto a los criterios más importantes a la hora de decidir la implementación de estos sistemas, según un estudio realizado por Strategy Partners, estos son: la búsqueda de una relación más estrecha con el cliente (Servicio y Soporte Técnico), mejorar la gestión de las información, reducir costes y la posibilidad de reaccionar con mayor rapidez ante los requerimientos del mercado. Teniendo en cuenta estos factores, falta aún bastante para que los DMS se conviertan en aplicaciones de tipo universal, asegura Strategy Partners.
Debido al solapamiento de las diversas categorías DMS (archivo, workflow y groupware), la implementación de sistemas de gestión de documentos irá mucho más allá de la función de archivo y la mayoría de las empresas utilizarán los sistemas para hacer posibles unos flujos de información estandarizados y unas capacidades de extracción de información adecuadas. Este desarrollo se acelerará aún más mediante la Internet/intranets, dando lugar así a un aumento de la demanda ya que los sistemas DMS asumirán la tarea de establecer el mejor y más sencillo acceso a la información disponible en una empresa.
De esta forma, la gestión de documental actuará como una central de conmutación ultramoderna para la generación, distribución y acceso a documentos de todo tipo, siempre y cuando se dé el requisito previo de una integración adecuada en las propias aplicaciones estándar de la empresa. Los productos de oficina serán ampliados con funcionalidades de gestión de documentos y gestión workflow, lo que conllevará el surgir de un mercado de bajo costo que promoverá una gran difusión de la tecnología DMS.
“Islas de información”
En muchas empresas existe una variedad de formatos de documentos. Esto, más que un problema en el almacenamiento acarrea un problema en la detección, ya que no todos los sistemas DMS pueden localizar todos los formatos. Las instalaciones realizadas en años anteriores incluyen con frecuencia “islas de información” y, así, pueden existir archivos para distintos tipos de datos: CAD, comerciales, informes internos, etc. Mediante los sistemas actuales, estos conjuntos no pueden ser integrados bajo el interfaz del sistema DMS, o sólo pueden ser integrados con dificultad, lo que podría ser resuelto con los sistemas de estandarización en curso.
Otra área que requiere también una estandarización es el mantenimiento de los datos de usuarios, ya que, con frecuencia resulta necesario introducir de forma paralela los mismos datos en diversas herramientas de proceso, aumentando considerablemente el esfuerzo necesario para el mantenimiento.
Cuando las empresas necesitan realizar el mantenimiento de grandes archivos antiguos, la cantidad de los documentos puede por sí sola dar lugar a problemas. El esfuerzo necesario para transferir al nuevo sistema estos datos antiguos puede poner en cuestión la rentabilidad de una migración de ese tipo, sobre todo cuando los documentos están contenidos en papel. Sin embargo, si los documentos están contenidos ya en un sistema electrónico, que debe ser sustituido por un sistema DMS, es posible en la mayoría de los casos una migración automática. El problema de la cantidad no es ya motivo de preocupación, gracias a los desarrollos recientes en la tecnología del almacenamiento: sistemas de archivos de medios digitales, etc.
Integración con aplicaciones estándar
Respecto a la integración en aplicaciones estándar, en el futuro será necesario poder acceder desde una determinada herramienta de proceso a todos los conjuntos de datos internos de la empresa. Esta herramienta, deberá también ser conectada con Sistemas de Gestión de Datos Técnicos o EDMS (Engineering Data Management Systems) o con sistemas de información de distribución. Respecto a la documentación técnica, están apareciendo actualmente cada vez más productos que soportan el lenguaje SGML (Standard Generalized Markup Language). Este estándar, que “marca” o distingue el contenido lógico de un documento, constituye la base para una reutilización sencilla de las diversas partes de los documentos. Así, por ejemplo, en la creación de manuales de servicio y mantenimiento, muchos de los contenidos pueden ser utilizados en diversos productos. Esta reutilización, y el almacenamiento centralizado son algunos de los puntos fuertes del lenguaje SGML. Especialmente en el área de la documentación existen aquí nuevas posibilidades para las empresas.
El futuro está en Internet
Tanto la gestión de documentos o DMS como la gestión Workflow pueden realizarse también en Internet. La mayoría de los fabricantes ofrecen ya soluciones para desarrollar procesos comerciales a través del Web. Algunos estándares Internet como TCP/IP, HTML o HTTP, pueden hacer posibles unos costos más bajos (por parte del usuario basta con un navegador, que no supone costo alguno) independencia de plataforma, flexibilidad (desde prácticamente todos los lugares del mundo puede accederse sin problemas al departamento de proceso de datos de una empresa) y rapidez (las informaciones están disponibles directamente en el Web). Los estándares Internet están dando lugar así a un rápido crecimiento del mercado de los sistemas de gestión de documentos.
Tendencias DMS
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1.- Recentralización de grandes conjuntos de documentos en sitios Internet e Intranet, con “outsourcing” de archivos y “pay-per-view”
2.- Pattern Recognition para la detección de inter-relaciones en conjuntos de datos no estructurados y para el análisis del contenido de imágenes
3.- Total integración de la gestión de documentos en sistemas operativos y soluciones de aplicación
4.- Aparición de nuevos grupos de aplicaciones en las áreas “Home”, “Home Office” y “Virtual Company”.
5.- División de la oferta en áreas individuales “High End”/”Production”, “Solu
El líder indiscutible en el área Groupware es la empresa filial de IBM Lotus Development (con una cuota de mercado del 51 por ciento a nivel mundial), seguida de Microsoft y Novell. Estas tres empresas tienen cerca de 17 millones de usuarios en Europa, mientras que, solamente en el mercado alemán, el área de los sistemas DMS ya cuenta con más de 200 vendedores. El 41 por ciento de las empresas europeas tienen ya instalados sistemas de gestión documental, mientras que un 40 por ciento más están preparando actualmente su instalación. Las principales ventajas observadas hasta el momento, señalan que las principales ventajas de los mismos son, ante todo, un aumento de la productividad y una reducción de los costes; además de mayor disponibilidad de la información, con los consiguientes efectos favorables sobre la competitividad y la satisfacción del cliente.
En cuanto a los criterios más importantes a la hora de decidir la implementación de estos sistemas, según un estudio realizado por Strategy Partners, estos son: la búsqueda de una relación más estrecha con el cliente (Servicio y Soporte Técnico), mejorar la gestión de las información, reducir costes y la posibilidad de reaccionar con mayor rapidez ante los requerimientos del mercado. Teniendo en cuenta estos factores, falta aún bastante para que los DMS se conviertan en aplicaciones de tipo universal, asegura Strategy Partners.
Debido al solapamiento de las diversas categorías DMS (archivo, workflow y groupware), la implementación de sistemas de gestión de documentos irá mucho más allá de la función de archivo y la mayoría de las empresas utilizarán los sistemas para hacer posibles unos flujos de información estandarizados y unas capacidades de extracción de información adecuadas. Este desarrollo se acelerará aún más mediante la Internet/intranets, dando lugar así a un aumento de la demanda ya que los sistemas DMS asumirán la tarea de establecer el mejor y más sencillo acceso a la información disponible en una empresa.
De esta forma, la gestión de documental actuará como una central de conmutación ultramoderna para la generación, distribución y acceso a documentos de todo tipo, siempre y cuando se dé el requisito previo de una integración adecuada en las propias aplicaciones estándar de la empresa. Los productos de oficina serán ampliados con funcionalidades de gestión de documentos y gestión workflow, lo que conllevará el surgir de un mercado de bajo costo que promoverá una gran difusión de la tecnología DMS.
“Islas de información”
En muchas empresas existe una variedad de formatos de documentos. Esto, más que un problema en el almacenamiento acarrea un problema en la detección, ya que no todos los sistemas DMS pueden localizar todos los formatos. Las instalaciones realizadas en años anteriores incluyen con frecuencia “islas de información” y, así, pueden existir archivos para distintos tipos de datos: CAD, comerciales, informes internos, etc. Mediante los sistemas actuales, estos conjuntos no pueden ser integrados bajo el interfaz del sistema DMS, o sólo pueden ser integrados con dificultad, lo que podría ser resuelto con los sistemas de estandarización en curso.
Otra área que requiere también una estandarización es el mantenimiento de los datos de usuarios, ya que, con frecuencia resulta necesario introducir de forma paralela los mismos datos en diversas herramientas de proceso, aumentando considerablemente el esfuerzo necesario para el mantenimiento.
Cuando las empresas necesitan realizar el mantenimiento de grandes archivos antiguos, la cantidad de los documentos puede por sí sola dar lugar a problemas. El esfuerzo necesario para transferir al nuevo sistema estos datos antiguos puede poner en cuestión la rentabilidad de una migración de ese tipo, sobre todo cuando los documentos están contenidos en papel. Sin embargo, si los documentos están contenidos ya en un sistema electrónico, que debe ser sustituido por un sistema DMS, es posible en la mayoría de los casos una migración automática. El problema de la cantidad no es ya motivo de preocupación, gracias a los desarrollos recientes en la tecnología del almacenamiento: sistemas de archivos de medios digitales, etc.
Integración con aplicaciones estándar
Respecto a la integración en aplicaciones estándar, en el futuro será necesario poder acceder desde una determinada herramienta de proceso a todos los conjuntos de datos internos de la empresa. Esta herramienta, deberá también ser conectada con Sistemas de Gestión de Datos Técnicos o EDMS (Engineering Data Management Systems) o con sistemas de información de distribución. Respecto a la documentación técnica, están apareciendo actualmente cada vez más productos que soportan el lenguaje SGML (Standard Generalized Markup Language). Este estándar, que “marca” o distingue el contenido lógico de un documento, constituye la base para una reutilización sencilla de las diversas partes de los documentos. Así, por ejemplo, en la creación de manuales de servicio y mantenimiento, muchos de los contenidos pueden ser utilizados en diversos productos. Esta reutilización, y el almacenamiento centralizado son algunos de los puntos fuertes del lenguaje SGML. Especialmente en el área de la documentación existen aquí nuevas posibilidades para las empresas.
El futuro está en Internet
Tanto la gestión de documentos o DMS como la gestión Workflow pueden realizarse también en Internet. La mayoría de los fabricantes ofrecen ya soluciones para desarrollar procesos comerciales a través del Web. Algunos estándares Internet como TCP/IP, HTML o HTTP, pueden hacer posibles unos costos más bajos (por parte del usuario basta con un navegador, que no supone costo alguno) independencia de plataforma, flexibilidad (desde prácticamente todos los lugares del mundo puede accederse sin problemas al departamento de proceso de datos de una empresa) y rapidez (las informaciones están disponibles directamente en el Web). Los estándares Internet están dando lugar así a un rápido crecimiento del mercado de los sistemas de gestión de documentos.
Tendencias DMS
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1.- Recentralización de grandes conjuntos de documentos en sitios Internet e Intranet, con “outsourcing” de archivos y “pay-per-view”
2.- Pattern Recognition para la detección de inter-relaciones en conjuntos de datos no estructurados y para el análisis del contenido de imágenes
3.- Total integración de la gestión de documentos en sistemas operativos y soluciones de aplicación
4.- Aparición de nuevos grupos de aplicaciones en las áreas “Home”, “Home Office” y “Virtual Company”.
5.- División de la oferta en áreas individuales “High End”/”Production”, “Solu
