Sanitas saca de la UVI a sus facturas
Con la implantación de su sistema de factura electrónica
Uno de los procesos más importantes a los que se enfrenta en estos momentos cualquier compañía es el cobro y el pago de sus facturas. Esto se vuelve un elemento más crítico si se trata de una sociedad médica privada en la que, aunque lo más importante son los pacientes, no se puede olvidar ni dejar de lado el trabajo con sus proveedores (hospitales, laboratorios, médicos), fundamental para su buen funcionamiento. En este caso, el pago a tiempo de los gastos generados se convierte en estratégico para su crecimiento.
Sanitas es uno de los principales grupos asegurador que trabajan en estos momentos en nuestro país. El alto volumen de socios que ha conseguido en los últimos años, más de un millón de clientes, le ha llevado a situarse en los puestos de cabeza en servicios sanitarios privados. A la vez que el número de asegurados ha ido creciendo, también lo ha hecho el de hospitales, proveedores de medicamentos o de material sanitario que han comenzado a trabajar para la compañía, lo que ha incrementado de forma inabordable el número de facturas que mensualmente llegan a la central de la compañía.
“Cuando un paciente realiza una visita a uno de los muchos hospitales que trabajan para nosotros, genera una factura, que el hospital o la consulta médica me envía a mí, y el problema es que cada uno de ellos lo enviaba en un formato propio, en papel y con sus propios códigos, lo que supone que cada mes podían llegar a nuestras oficinas más de 100.000 facturas en papel que teníamos que mecanizar, que provenían de más de 450 hospitales”. Quien así habla es Alejandro Camargo, responsable del proyecto de facturación electrónica de Sanitas.
“Ante este volumen de facturas, nos enfrentábamos a dos problemas; por un lado ser capaces de pagar a tiempo a nuestros proveedores, y por otro lado, a un problema físico, cómo archivar y guardar esta información que por ley estamos obligados a guardar durante un periodo de tiempo elevado”.
Los disquetes, la primera solución
La resolución del problema no era fácil, en un primer momento los responsable de Sanitas, con Alejandro Camargo a la cabeza, se reunieron con otras aseguradoras para intentar encontrar un camino común ya que todas tenían los mismos problemas pero al no conseguirlo, Sanitas continuó trabajando en solitario.
“El primer paso que dimos –afirma Camargo–, fue intentar convencer a los hospitales que, ya que tenían que enviarnos en papel una factura, podían a la vez que la imprimían, grabarla en un disquete y enviarnos las dos cosas. De esta forma, no teníamos que volver a teclear todos los datos, sino comprobar que estuvieran bien”.
Sin embargo, como señala Camargo, la mayor parte de los hospitales y clínicas privadas realizan importantes inversiones en sistemas médicos pero apenas cuentan con sistemas informáticos que les permitan acometer grandes renovaciones en sus tradicionales formas de trabajar, lo que no facilitaba que “fueran a acoger nuestra idea con un gran entusiasmo”. Pero un número reducido de hospitales aceptaron esta innovación y comenzaron a enviar las facturas en un disquete que, “en muchas ocasiones no se podía abrir; ni siquiera el 35% de los disquetes que nos llegaban podíamos utilizar, porque estaban mal grabados o tenían errores y teníamos que hacerlo de la forma tradicional de siempre, pero ya era un comienzo”.
Firma electrónica y Ley de Protección de Datos
Dos desarrollos puestos en marcha por el Gobierno a finales de 2001 van a contribuir a la puesta en marcha definitiva del sistema de facturación electrónica con el que en estos momentos cuenta Sanitas. Nos referimos a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y al decreto que establecía las condiciones de la firma electrónica.
“Hasta ese momento no se contemplaban las empresas que podían utilizar la firma electrónica a la sanidad, sólo a las empresas mercantiles, pero el gobierno decidió que podían acogerse a su utilización las empresas que cobran IVA y que luego tengan, por supuesto, que declararlo, lo que nos abrió el camino para poder utilizar alguna de las ventajas de los protocolos de la firma electrónica –asegura Camargo–. Por otro lado, la Ley de Protección de Datos Personales establecía que no se podía intercambiar información que contuviera datos médicos de facturación por medios que fueran fácilmente vulnerables y los disquetes lo eran. Por eso tuvimos que plantearnos cambiar de sistema pero ya con otras herramientas en nuestro poder”.
En ese momento Sanitas empieza a buscar en el mercado una nueva solución, que estuviera basada en la transmisión de los datos de forma electrónica. “Después de estudiar diferentes propuestas nos decidimos por la que nos planteó Azertia Consulting, ya que cumplía los principales requisitos que nos habíamos propuesto”, afirma el responsable del proyecto.
El sistema puesto en marcha por Azertia y denominado e-Factura es, en palabras de Camargo, “muy sencillo. Se basa en el diseño de una plataforma, un portal Web con conexiones seguras para que los hospitales envíen los ficheros de las facturas en el formato que quieran que se integren y transformen para que puedan ser recogidos desde nuestra aplicación corporativa y validados para proceder al pago”.
Técnicamente lo que Azertia ha hecho es convertirse en el front end de Sanitas, creando un portal web de facturación con la imagen de la compañía. Además, se ha diseñado una plataforma de intercambio de documentos, que permite que todos los hospitales y también otro tipo de proveedores habituales de la aseguradora puedan transmitir, con los formatos con los que ellos trabajan habitualmente, todas sus facturas. A la vez Azertia ha dotado a esta plataforma de una serie de validaciones o filtros que permiten que Sanitas cargue en su back office de forma desglosada toda la información para el control de las facturas.
Transparencia para el cliente
La principal característica que Camargo resalta de esta solución es la transparencia. “No es fácil decirle a un hospital que a partir de ahora tu facturación se la vas a enviar a una página web creada por una tercera compañía que va a manejar, aunque no toque el contenido, pero sí el formato, y que luego me la va a reenviar a mí. Ésto a los responsables de facturación de nuestros hospitales les suena raro, por eso lo más interesante de la solución que nuestro integrador diseñó para nosotros era su total transparencia para los proveedores. Azertia montó la página web –afirma Camargo–, con un buzón de facturación al que dotó de altos mecanismo de seguridad, una vez unificado me lo envía y en menos de 24 horas esa factura está validada para que pueda pagarle al proveedor”.
La plataforma web de validación de facturas recibe los datos de cada uno de los proveedores a través de cualquiera de los protocolos de comunicación existentes, tales como TCP/IP, FTP, Pilot 5, X.25. Este amplio rango de posibilidades también facilita la incorporación de los datos por parte de los hospitales. Pero no sólo para éstos existen beneficios, sino que este portal también permite a los responsables de facturación de Sanitas consultar el histórico de ficheros enviados y recibidos durante el &
Sanitas es uno de los principales grupos asegurador que trabajan en estos momentos en nuestro país. El alto volumen de socios que ha conseguido en los últimos años, más de un millón de clientes, le ha llevado a situarse en los puestos de cabeza en servicios sanitarios privados. A la vez que el número de asegurados ha ido creciendo, también lo ha hecho el de hospitales, proveedores de medicamentos o de material sanitario que han comenzado a trabajar para la compañía, lo que ha incrementado de forma inabordable el número de facturas que mensualmente llegan a la central de la compañía.
“Cuando un paciente realiza una visita a uno de los muchos hospitales que trabajan para nosotros, genera una factura, que el hospital o la consulta médica me envía a mí, y el problema es que cada uno de ellos lo enviaba en un formato propio, en papel y con sus propios códigos, lo que supone que cada mes podían llegar a nuestras oficinas más de 100.000 facturas en papel que teníamos que mecanizar, que provenían de más de 450 hospitales”. Quien así habla es Alejandro Camargo, responsable del proyecto de facturación electrónica de Sanitas.
“Ante este volumen de facturas, nos enfrentábamos a dos problemas; por un lado ser capaces de pagar a tiempo a nuestros proveedores, y por otro lado, a un problema físico, cómo archivar y guardar esta información que por ley estamos obligados a guardar durante un periodo de tiempo elevado”.
Los disquetes, la primera solución
La resolución del problema no era fácil, en un primer momento los responsable de Sanitas, con Alejandro Camargo a la cabeza, se reunieron con otras aseguradoras para intentar encontrar un camino común ya que todas tenían los mismos problemas pero al no conseguirlo, Sanitas continuó trabajando en solitario.
“El primer paso que dimos –afirma Camargo–, fue intentar convencer a los hospitales que, ya que tenían que enviarnos en papel una factura, podían a la vez que la imprimían, grabarla en un disquete y enviarnos las dos cosas. De esta forma, no teníamos que volver a teclear todos los datos, sino comprobar que estuvieran bien”.
Sin embargo, como señala Camargo, la mayor parte de los hospitales y clínicas privadas realizan importantes inversiones en sistemas médicos pero apenas cuentan con sistemas informáticos que les permitan acometer grandes renovaciones en sus tradicionales formas de trabajar, lo que no facilitaba que “fueran a acoger nuestra idea con un gran entusiasmo”. Pero un número reducido de hospitales aceptaron esta innovación y comenzaron a enviar las facturas en un disquete que, “en muchas ocasiones no se podía abrir; ni siquiera el 35% de los disquetes que nos llegaban podíamos utilizar, porque estaban mal grabados o tenían errores y teníamos que hacerlo de la forma tradicional de siempre, pero ya era un comienzo”.
Firma electrónica y Ley de Protección de Datos
Dos desarrollos puestos en marcha por el Gobierno a finales de 2001 van a contribuir a la puesta en marcha definitiva del sistema de facturación electrónica con el que en estos momentos cuenta Sanitas. Nos referimos a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y al decreto que establecía las condiciones de la firma electrónica.
“Hasta ese momento no se contemplaban las empresas que podían utilizar la firma electrónica a la sanidad, sólo a las empresas mercantiles, pero el gobierno decidió que podían acogerse a su utilización las empresas que cobran IVA y que luego tengan, por supuesto, que declararlo, lo que nos abrió el camino para poder utilizar alguna de las ventajas de los protocolos de la firma electrónica –asegura Camargo–. Por otro lado, la Ley de Protección de Datos Personales establecía que no se podía intercambiar información que contuviera datos médicos de facturación por medios que fueran fácilmente vulnerables y los disquetes lo eran. Por eso tuvimos que plantearnos cambiar de sistema pero ya con otras herramientas en nuestro poder”.
En ese momento Sanitas empieza a buscar en el mercado una nueva solución, que estuviera basada en la transmisión de los datos de forma electrónica. “Después de estudiar diferentes propuestas nos decidimos por la que nos planteó Azertia Consulting, ya que cumplía los principales requisitos que nos habíamos propuesto”, afirma el responsable del proyecto.
El sistema puesto en marcha por Azertia y denominado e-Factura es, en palabras de Camargo, “muy sencillo. Se basa en el diseño de una plataforma, un portal Web con conexiones seguras para que los hospitales envíen los ficheros de las facturas en el formato que quieran que se integren y transformen para que puedan ser recogidos desde nuestra aplicación corporativa y validados para proceder al pago”.
Técnicamente lo que Azertia ha hecho es convertirse en el front end de Sanitas, creando un portal web de facturación con la imagen de la compañía. Además, se ha diseñado una plataforma de intercambio de documentos, que permite que todos los hospitales y también otro tipo de proveedores habituales de la aseguradora puedan transmitir, con los formatos con los que ellos trabajan habitualmente, todas sus facturas. A la vez Azertia ha dotado a esta plataforma de una serie de validaciones o filtros que permiten que Sanitas cargue en su back office de forma desglosada toda la información para el control de las facturas.
Transparencia para el cliente
La principal característica que Camargo resalta de esta solución es la transparencia. “No es fácil decirle a un hospital que a partir de ahora tu facturación se la vas a enviar a una página web creada por una tercera compañía que va a manejar, aunque no toque el contenido, pero sí el formato, y que luego me la va a reenviar a mí. Ésto a los responsables de facturación de nuestros hospitales les suena raro, por eso lo más interesante de la solución que nuestro integrador diseñó para nosotros era su total transparencia para los proveedores. Azertia montó la página web –afirma Camargo–, con un buzón de facturación al que dotó de altos mecanismo de seguridad, una vez unificado me lo envía y en menos de 24 horas esa factura está validada para que pueda pagarle al proveedor”.
La plataforma web de validación de facturas recibe los datos de cada uno de los proveedores a través de cualquiera de los protocolos de comunicación existentes, tales como TCP/IP, FTP, Pilot 5, X.25. Este amplio rango de posibilidades también facilita la incorporación de los datos por parte de los hospitales. Pero no sólo para éstos existen beneficios, sino que este portal también permite a los responsables de facturación de Sanitas consultar el histórico de ficheros enviados y recibidos durante el &
