Red Eléctrica implanta SEGE para incrementar la calidad de gestión de sus servicios generales. Servicios generales en Red
Una compañía como Red Eléctrica, encargada de proporcionar energía eléctrica a todo el territorio nacional, necesita un infraestructura tecnológica de alta disponibilidad . Actualmente esta compañía está realizando el proceso de migración a SAP R/3, aunque sin embargo, el proyecto más ambicioso en el que se ha embarcado Red Eléctrica, de la mano de Ariceta & Asociados, es la creación de un sistema de gestión integrada de los servicios generales de la compañía . Este proyecto denominado SEGE, se encarga de coordinar todos los servicios de apoyo de la empresa, desde la repografía hasta el archivo, las visitas o los servicios de mensajería .
Red Eléctrica de España se encarga de la explotación de la energía de alta tensión y la gestión de la red de transporte de dicha energía . Sus instalaciones están integradas en un Centro de Control Eléctrico Nacional, que dirige y supervisa el funcionamiento del sistema eléctrico a través de cinco centros de control de energía, que a su vez coordinan las 127 subestaciones con más de 17 . 000 MVA de capacidad de transformación y los 185 . 000 kilómetros de líneas de transporte de alta tensión .
La forma en que Red Eléctrica comunica sus distintas sedes centrales y regionales se realiza, según asegura Andrés Fernández, responsable de sistemas de información de Red Eléctrica, “a través de líneas punto a punto con una velocidad de transmisión de 128 Kbits por segundo que interconectan las sedes regionales . En el resto de las redes se emplean líneas dedicadas con una velocidad de transmisión de 64 Kbits por segundo” . Actualmente la compañía está intentando acometer la migración a SAP R/3 . Las aplicaciones de Red Eléctrica están almacenadas en servidores de Alpha y Digital que, como explica Andrés, “trabajan en realidad como ordenadores centrales, ya que en la práctica los usuarios están trabajando mediante emulación” . A pesar de que la compañía está acometiendo la instalación de los módulos de SAP, “la infraestructura tecnológica de Red Eléctrica se encuentra actualmente en el paralelo de equilibrio . Es decir, que todavía no hemos realizado la migración completa y que por lo tanto estamos utilizando las aplicaciones anteriores”, afirma Fernández .
Mejora de la gestión de la calidad total
El proyecto tecnológico más importante que ha desarrollado Red Eléctrica es la implantación de un sistema de gestión de los servicios generales de la compañía . Esta idea comenzó a plantearse en el año 95, cuando se constituye formalmente en la Dirección General de Administración y Finanzas de Red Eléctrica, un área encargada de la mejora de la calidad . “A través de esta área se estudia la implantación de un sistema de gestión de calidad total, que también está orientado al control y la mejora de los sistemas de información de las áreas financieras, de recursos humanos, servicios generales etc”, explica Angel Ibisate, jefe de calidad y sistemas de gestión de Red Eléctrica de España . Uno de los primeros proyectos de mejora estaba destinado a intentar mejorar las funciones del archivo general . Dicho de otra forma, se buscaba poder ofrecer a los usuarios del archivo un mayor número de servicios . “Cuando comenzamos a estudiar las características del archivo general, nos dimos cuenta de que contaba con unas deficiencias que además no eran específicas de este servicio, sino que eran compartidas por otras áreas como los servicios de repografía, el material de oficina, etc . Constatamos que eran necesarias unas mejoras en procesos, en eliminación de tareas repetitivas, en sustitución de actividades que no aportaban valor añadido, en reducción de costes, en la introducción de ratios de mejora y de servicios . Es decir, unos baremos de calidad y de procesos que, en definitiva, permitieran a los usuarios de estos sistemas estar cada vez más satisfechos con la gestión de los servicios generales”, señala Ibisate, para el que uno de los objetivos fundamentales que se pretendían obtener “era el cambio de la infraestructura de servicios generales, realizados de forma manual, por otros que implementasen un componente superior de mecanización . De forma que se pudiese eliminar un gran número de costes e inversión de tiempo” .
Tradicionalmente los servicios generales de las empresas conforman un área que no es demasiado valorada en las corporaciones . Así, según relata Ibisate, “a través de mi experiencia profesional he podido constatar que, tanto las empresas del sector eléctrico como en las de otros sectores, los servicios generales están muy poco considerados, de forma que si la empresa no trabaja para su mejora, poco a poco se van incrementando exponencialmente los costes asociados a estos servicios . Lo que a la larga se traduce en un incremento de la ineficiencia de los servicios generales, ya que no hay ningún ente que se encargue específicamente de su control”
Para evitar que algo similar sucediese en Red Eléctrica “se hizo un análisis integral de todos los servicios generales, a través del seguimiento de una metodología de gestión de procesos propia de la compañía . Una vez que íbamos analizando cada grupo de mejora hicimos una planificación del diseño y desarrollo de cada uno de los módulos, que a su vez se integraba en un ente superior, al que denominamos Sistema de Gestión de los Servicios Generales”, concluye Ibisate .
SEGE y sus módulos
Los sistemas de gestión de los servicios generales SEGE pueden ser definidos como una solución modular, que también puede ser suministrada de forma integral . Esta aplicación ha sido diseñada para gestionarse tanto de forma centralizada, como semicentralizada o descentralizada por completo . “Así, la empresa que implanta esta solución incluso puede lograr que todo trabajador tenga en su ordenador un pequeño módulo para hacer cualquier tipo gestión y solicitud al SEGE . En el caso de Red Eléctrica se ha optado por “una solución intermedia, de forma que unos gestores locales que realizan peticiones de solicitudes para un grupo de alrededor de 50 usuarios”, afirma Ibisate .
En el SEGE se concentran tres tipos de sistemas, por una parte se encuentra lo que Red Eléctrica ha denominado como Modulo Principal y que, según afirma Ibisate “se encarga de la gestión y administración central del sistema . Bajo este módulo se realiza la gestión de passwords, la carga automática de los datos de recursos humanos referentes a los trabajadores de la compañía ( empleados, dirigentes becarios, etc ) y la estructura organizativa que es básica de este sistema . Además, se encarga de mantener las tablas generales para el resto de los módulos” .
El segundo bloque de módulos, se compone de los específicos para la gestión de los servicios generales . “Este bloque incluye el módulo de Gestión de Salas de Reuniones, de Ubicación Gráfica, de Servicios de Repografía, Archivo General, Material de Oficina
“Gracias al módulo de gestión de Salas de Reuniones se permite que los trabajadores de Red Eléctrica lconozcan en todo momento qué salas están disponibles para reunirse con los clientes . Además el sistema se encarga de realizar la reserva de la sala, anulaciones de misma, etc” afirma Ibisate . A través del gestor de estado del módulo de Sala de Reuniones se puede conocer todo el equipamiento de cada una de las salas .
Por su parte, el Módulo de Mensajería se encarga tanto de la gestión de la entrega y recogida de documentos y paquetes como del seguimiento y evaluación de los costes de mensajería . “La ventaja principal de este módulo es que un usuario que realiza envíos o recogidas de mensajería repetitivos, puede preconfigurar un modelo standar de forma que se ahorra un tiempo considerable, teniendo en cuenta que anteriormente se tenía que recoger un impreso, rellenarlo, dárselo a un ordenanza, que éste