Racionalizar los costes en tecnología es clave para reducir el impacto negativo del actual ciclo económico
La optimización de costes en tecnología es una de las principales iniciativas perseguidas por las compañías, junto a la optimización de procesos de negocio y la reducción del gasto en proveedores a la hora de reducir costes en la organización. Durante la octava sesión del Foro de Seguridad Avanzada organizada por Ernst & Young y ComputerWorld se expusieron los pasos que las empresas deben acometer para alcanzar la plena optimización de sus recursos tecnológicos.
La contención en los gastos es una de la prioridades actuales de todo tipo de compañías y una consecuencia de este reto es la puesta en marcha de planes de optimización de costes. Sin embargo, únicamente un 30% de las compañías que abordaron programas de reducción de costes fueron capaces de mantener los ahorros e incluso los propios planes durante más de dos años.
El abandono de estos planes viene provocado, en opinión de Stephen Carroll, director de Advisory Services de Ernst & Young Irlanda, “porque en muchas ocasiones antes de implementar un plan de este tipo no se realiza un estudio de cuáles son los verdaderos objetivos del negocio y qué se espera de los responsables de sistemas. Hay que conocer las expectativas de la dirección, los planes estratégicos del negocio y una vez con todos estos datos y dependiendo de la verdadera situación de la compañía, tomar las decisiones más adecuadas”.
Una reciente encuesta realizada entre altos ejecutivos de las más importantes empresas multinacionales desveló que para el 85% de los encuestados, la reducción de costes es una de los objetivos claves de su negocio.
La urgencia por implantar planes de contención y optimización de costes viene marcada, en opinión de Stephen Carroll, por la posición que la empresa ocupe en el mercado, “y sobre todo por su estrategia y modelo de negocio, así como por factores externos. Sean cuales sean estas circunstancias, hay una serie factores que debemos tener en cuenta como por ejemplo que la reducción de la plantilla no es el objetivo principal de los planes de reducción de costes, sino que existen otros elementos que son los verdaderos impulsores de la optimización de costes, como por ejemplo el incremento de la rentabilidad, la globalización, la mejora de las infraestructuras y la apuesta por determinadas formas de gestionar los sistemas como el outsourcing”.
En la opinión de los expertos de Ernst & Young, los factores clave para desarrollar con éxito un programa de ahorro de costes sostenible son los siguientes: lograr una visión global que permita definir unos objetivos específicos, medibles y realistas; obtener un fuerte apoyo de la alta dirección, asignando claramente la propiedad del programa; imputar costes de forma trasparente mediante un examen riguroso de las áreas claves de gastos en tecnología; y mantener la comunicación entre las partes interesadas para revisar las métricas e indicadores de ahorro de costes a lo largo del tiempo.
En cuanto a las estrategias disponibles para el ahorro de costes en tecnología, se distinguen tres categorías que van del corto al largo plazo, donde se logran los mayores ahorros, si bien es necesario reseñar que se requiere una mayor inversión para su puesta en marcha.
En primer lugar, se puede llevar a cabo una reducción en el uso de tecnología, eliminando el gasto discrecional o revisando la demanda de servicios por parte del negocio. A medio plazo es posible una reorganización de la tecnología de manera que se ajuste a las nuevas necesidades de la organización. Es en este apartado donde se distinguen iniciativas como la revisión de contratos con proveedores o la consolidación de infraestructuras y aplicaciones con el fin de eliminar duplicidades. Por último, a largo plazo, se puede llevar a cabo una reinvención de la función tecnológica, transformando la arquitectura de sistemas de manera que se posibilite la obtención de ventajas competitivas derivada del uso de nuevas tecnologías o nuevas formas de negocio.
La opinión de los asistentes
Como en todas las jornadas organizadas conjuntamente por Ernst & Young y ComputerWorld, un momento importante es el diálogo que se estableció entre los asistentes que permitió conocer su opinión sobre los temas tratados y cómo sus organizaciones están haciendo frente a esta problemática.
La primera de las cuestiones planteadas se refería a si sus organizaciones cuentan desde hace tiempo con planes de optimización de los costes o si se han puesto en marcha recientemente obligados por la actual coyuntura económica. La mayoría de los asistentes señalaron que en sus empresas ya existían planes de reducción de costes, por lo que la crisis no ha supuesto un verdadero cambio, si bien hasta ahora se han llevado a cabo sin ayuda externa. Para otros la situación de inestabilidad económica ha obligado a diseñar acciones que antes no estaban previstas y que les ayuden a optimizar los recursos empleados en tecnología, reduciendo costes. Para todos los asistentes hay una serie de elementos que pueden contribuir de forma clara a la reducción de los costes, como la reducción de los presupuestos dedicados a proveedores, intentando disminuir la dependencia sobre todo tecnológica, renegociando tarifas a través de la creación de mesas de contratación, que se han convertido en una herramienta estratégica a la hora de alcanzar importantes reajustes en los presupuestos. Una mirada exhaustiva sobre los procesos de contratación permitirá un descenso de los costes y el ajuste de los proyectos a las verdaderas necesidades de las compañías.
El uso intensivo de los recursos internos es otra de las opciones que contribuye al recorte de los presupuestos. Aunque el outsourcing puede convertirse también en un aliado para alcanzar no sólo la reducción de costes sino una mejora en la eficacia y descargar a los departamentos de aspectos que no son estratégicos para el negocio.
Durante el coloquio se plantearon las principales áreas donde se han producido una mayor reducción de gastos. Todos los asistentes coincidieron en afirmar que la reducción ha venido por la disminución de los gastos recurrentes como los presupuestos de comunicaciones y telefonía, mano de obra y con la paralización de algunos de los proyectos que estaban en marcha y que debido a la situación por la que atraviesan las organizaciones, no se consideran prioritarios.
Lista de asistentes
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- Banco Caminos Vicent Escorihuela
- Banco Santander Roberto Gil
- Banco Santander Javier Amo
- El Economista Luis Bello Martínez
- Fraternidad Muprespa Pedro Serrera Cobos
- Grupo Thyssenkrupp José María Turrado Prieto
- MD Anderson Antonio Fenoy García
- MD Anderson Juan Carlos Agrelo
- Tecnatom Rafael Vargas Traído
- Telefónica Servicios Musicales Ángel Luis Pérez Garrido