¿Qué paquete ERP adquirir?

Todos los hombres son creados iguales, pero no así los paquetes de software de Planificación de Recursos de Empresa ( ERP ) . Y elegir el más adecuado para la propia empresa requiere más de lo que uno podría pensar . Nadie elegiría hoy un sistema que no fuera adecuado para sus procesos comerciales, o al menos eso es lo que se piensa generalmente . Después de todo, ese es el motivo de que haya sistemas de Planificación de Recursos de Empresa, ERP ( Enterprise Resource Planning ) : para integrar funciones clave, tanto comerciales como de gestión, en particular en las áreas de fabricación, finanzas y recursos humanos, con el fin de ofrecer una visión global y desde un nivel superior sobre todo lo que está sucediendo en la compañía .

Antes de existir los sistemas de software ERP, cuando el presidente ejecutivo de una empresa deseaba disponer de la visión global tenía que obtener datos de los directores de cada división comercial, y después integrar la información suministrada por ellos . Ahora, el software ERP realiza el trabajo de integración, permitiendo que la empresa emplee menos tiempo en determinar lo que está sucediendo, y más tiempo en mejorar eso mismo que está sucediendo . Naturalmente, los paquetes ERP son muy caros, pero los ahorros en eficiencias también serán enormes . Por lo tanto, es lógico pensar que las compañías tendrán también un enorme cuidado en elegir el paquete más adecuado .

Hay ejemplos de empresas que , cuando van a adquirir un ERP, forman un equipo de personas que realiza un análisis detallado de los procesos de la empresa y elabora como resultado una amplia matriz de necesidades y requerimientos . Sin embargo, resulta sorprendente que no todo el mundo hace lo mismo . Las compañías adquieren paquetes de software por valor de muchos millones de pesetas sólo para comprobar que no funcionan -o por lo menos que no funcionan bien- para uno de sus procesos comerciales clave .

¿ Por qué habría de actuar nadie así ? Uno de los motivos podría ser que el software ERP es hoy de tanta actualidad, bajo el impulso de los consultores y la prensa técnica especializada, que algunas compañías se están adhiriendo a la corriente del software de uso inmediato antes de realizar el trabajo de investigación diligente necesario, lo mismo que muchos se lanzaron a la corriente del proceso cliente/servidor a comienzos de los años 90 antes de comprender totalmente las cuestiones de costos y las tareas de gestión . Además, la amplia funcionalidad de los sistemas ERP hace que el proceso de selección resulte tanto más difícil, mientras que, por otra parte, cada compañía tiene sus propias peculiaridades en la realización de su actividad .

Son abundantes los informes sobre compañías que abandonan a mitad de un proyecto ERP debido a problemas funcionales o incluso filosóficos .

Un estudio de la firma de consultoría Benchmarking Partners, menciona una gran empresa de ventas al detalle que invirtió recientemente 55 millones de dólares en un proyecto ERP y después lo desechó porque no funcionaba bien para la empresa . Y también menciona la historia de un fabricante de tejidos en la India que eligió un ERP, pero terminó teniendo que realizar modificaciones amplias, imprevistas y costosas porque el sistema no era capaz de manejar el hecho de que la compañía tenía dos precios diferentes para cada pieza de tela: un precio para el consumo nacional, y otro, cuatro veces mayor, para la exportación .

Elegir el paquete adecuado no es ciertamente una tarea fácil ( o al menos no es sencilla ) , y elegir uno inadecuado puede concluir en un desastre muy costoso . Por lo tanto, para quien no puede permitirse cometer un error ( ¿ y quién puede permitírselo ? ) , los veteranos del proceso de selección ofrecen una lista mediante la que podrán tener la seguridad de que eligen su sistema ERP correctamente .

Guía para elegir un ERP

Según la firma de consultoría A . T . Kearney, la identificación de las consideraciones vitales para elegir un paquete ERP comienza con una articulación y definición clara y precisa de los problemas comerciales que se están abordando . En su opinión, en algunos casos, el motivo de que una compañía esté buscando una solución ERP es que necesita reparar alguna de sus funciones corporativas básicas . En otras palabras, sus datos financieros pueden no estar integrados, o necesita estandarizar sus procesos de fabricación en varias unidades comerciales, o bien su área de recursos humanos necesita un proceso intenso de reingeniería . Dependiendo de cuál de las tres sea la función crítica, algunas ofertas de software de empresa podrán atender a esos requerimientos .

No todos los paquetes ERP son creados iguales . Algunos realizan ciertas cosas mejor que otros . Por ejemplo, el ERP que ofrece la firma PeopleSoft comenzó como un paquete de Recursos Humanos, y según algunos analistas continúa ofreciendo la funcionalidad de Recursos Humanos más amplia de todos los vendedores ERP . Por ejemplo, ofrece unas funciones de amplio alcance para administración de pensiones que ninguno otro vendedor ERP puede ofrecer .

PeopleSoft comenzó con el área de Recursos Humanos y continúa destacando en ella, mientras que otros vendedores ERP iniciaron su actividad produciendo software de fabricación . Es conveniente tener esto en cuenta -y también el problema comercial específico que se está intentando resolver- al elegir un paquete . No obstante, esto es sólo un punto de arranque . Una persona inteligente no elige un taburete porque una de sus patas es muy fuerte . De la misma forma, si se considera que un determinado vendedor está especializado en un área, será conveniente para los usuarios analizar los otros módulos incluso más estrechamente, a fin de asegurarse de que su funcionalidad es suficiente para los requerimientos de la empresa .

Los ERP tienen sentimientos

Conviene además considerar los rasgos y características del presidente de la empresa . ¿ Cómo es ? ¿ Le gusta disponer de una visión global, sin tener que preocuparse por los detalles ? ¿ O prefiere profundizar en el detalle a través de todos los datos disponibles, hasta analizar las transacciones de bajo nivel ? . Por ejemplo, algunos ejecutivos que se inclinan hacia una gestión práctica y directa podrían sentirse paralizados por un paquete como Oracle Applications de Oracle, que tiende a generar informes de transacciones globales y acumulativos, en lugar de datos más detallados y fáciles de seguir .

Como se ve, no sólo hay que identificar las funciones comerciales que se espera mejorar mediante el software ERP, sino que también hay que analizar cuestiones más sutiles, como la cultura de empresa y el estilo de gestión de la compañía . Incluso los paquetes ERP más flexibles ( y algunos, en particular R/3 de SAP, son más dictatoriales que otros ) pueden estar basados en un modelo de hacer negocios que podría no integrarse bien con el propio .

La firma Benchmarking Partners considera que estos problemas representan cuestiones de control corporativo . Donde hay conflicto, algo tiene que ceder; tendrá que cambiar el software o la compañía . Ese es el tipo de decisión que hay que presentar a la junta de ejecutivos antes de desembolsar unos cuantos millones en software .

Situaciones de fallo

Con ser importantes las cuestiones corporativas, todo proceso de selección ERP termina eventualmente en la búsqueda de funciones y características individuales y en la necesidad de identificar y evitar situaciones potencialmente " catastróficas " , como una característica que falta o un proceso comercial que no es soportado, que pueden transformar en una incompatibilidad total un ajuste que por lo demás era perfecto .

En algunos casos, estas situaciones resultan