Pierre Fabre Ibérica

Anticancerígenos, leche corporal o champús medicinales son, entre otras, algunas de las especialidades farmacéuticas, productos de dermofarmacia y cosmética comercializados y distribuidos por Pierre Fabre Ibérica, filial del laboratorio farmacéutico francés establecido en España desde 1976. Recientemente ha cambiado su sede a Marina Village, un avanzado edificio en la Villa Olímpica de Barcelona de 33.000 metros cuadrados donde 33 kilómetros de cableado estructurado y un circuito de fibra óptica unen más de cien terminales conectados a un AS/400. El próximo año decidirá la herramienta cliente/servidor a instalar y en 1997 deberá estar totalmente desterrado el papel como elemento de intercambio de información.

Hace unos diez años, Pierre Fabre utilizaba un Sistema 34, que ha tenido "una evolución lógica: Sistema 36 y AS/400", señala Javier Begil, director de organización e informática de la compañía. Ahora el reto es otro no menos complicado: eliminar el papel. En ello están desde que en 1993 iniciaran un nuevo plan de mecanización. El intercambio electrónico ya es una realidad entre sus departamentos. Se prevé que el próximo año, o en 1997 a mucho tardar, toda la información de proveedores y clientes se mueva vía EDI. "Estamos a la espera de la evolución de nuestros mayoristas. El punto de partida será cuando decidan trabajar con EDI". En estos momentos hay un proyecto propiciado por Farmaindustria y un grupo de laboratorios y mayoristas para desarrollar una experiencia piloto en este campo.

En la actualidad, la empresa está conectada por redes informáticas departamentales, a través de las cuales se realizan las típicas tareas ofimáticas, excepto el correo electrónico: es un objetivo para 1996. La evolución informática se ha basado en la implementación y automatización de todas las pequeñas tareas, como las notas de gastos, que antes no estaban mecanizadas. Una de las razones principales para eliminar el papel es, según Begil, porque "nuestra cuenta de explotación así lo requiere".

La arquitectura informática se basa en un ordenador central para explotación (IBM AS/400 B70) y uno de desarrollo (AS/400 C10), conectados entre sí por un "passtrough" de 1 GB. Este último equipo también utiliza el software Orion para acceder a través de línea conmutada a un nodo X.25, desde el cual se pone en contacto con cualquier filial del mundo, aunque normalmente hace reports para la empresa matriz.

Un tercer equipo (AS/400 B45) se emplea como backup. Está disponible para cualquier fallo del ordenador principal, que está mirrorizado: tan sólo es necesario instalarle sus discos. El modelo B70 será sustituido por un Advanced Series, "después de observar hacia dónde se dirige el mercado, en el mes de diciembre de este año o en enero de 1996", afirma Begil. En estos momentos, el B70 está conectado a nueve redes departamentales, con Novell 4.1. Estas redes, instaladas por Telefónica Sistemas, utilizan un cableado Ethernet 10 Base T con la idea de ir a 100 Mbits "en el momento en que la tecnología y el precio lo permitan", asegura. El objetivo es conectar unos 120 usuarios a la red y al AS/400. El acuerdo con Telefónica Sistemas ha sido exclusivamente para la instalación y certificación de Marina Village, "no obstante, mantendremos contactos posteriores con ellos para que nos vayan acompañando en el proceso lógico de evolución a la RDSI".

En los últimos dos años también se ha invertido bastante en microinformática, "pero siempre en un sólo sentido. Son ordenadores de unas características: clónicos 486 a 66 Mhz y 8 MB; los servidores, iguales pero con 16 MB, y mirrorizados. Todos pueden pasar a Pentium en el futuro". El objetivo ha sido normalizar, y por ello ningún usuario puede utilizar ningún software que no sea el establecido por la empresa. El objetivo, tanto en los últimos años como en el futuro, es la transparencia, "que toda la información esté estructurada y pueda ser tratada para evitar problemas". Y, como explica Begil, la facilidad de compartir información: "Antes era informática desparramada; ahora es informática compartida". A parte, el departamento de informática dispone de una pequeña red de cinco puestos y cuatro terminales 5250. También dispone de un infocentro, dedicado a la búsqueda e implantación de nuevas herramientas microinformáticas (análisis, programación), la formación, el control de tráfico, y solución de pequeños problemas puntuales. Además hay un circuito de 64 kilobits entre el equipo central y el centro de expediciones, que trabaja en tiempo real con el área de administración.

Las ventajas de la mecanización son evidentes: se ha conseguido rebajar el tiempo de entrega de material a un máximo de un día y medio. Esto ha hecho que la rapidez en captar el pedido no sea fundamental. "Nuestro objetivo es que el personal esté informado, en cualquier momento, de las ventas, de los objetivos, de toda la información que vaya por el correo electrónico. En el último escalón está la transmisión del pedido, porque no nos da valor añadido. Es igual recibir un pedido tres horas antes porque saldrá al día siguiente igualmente".

Estructura

La estructura de Pierre Fabre está formada por nueve departamentos que realizan tareas muy diferentes. Por ello "hemos decidido montar servidores departamentales, de forma que si un día pasa cualquier cosa, la red no caiga", explica Begil. Por ejemplo, la administración comercial de la división médica se dedica a controlar los informes de una red de visita médica con 50 personas en la calle, controlar la gestión de los pedidos diarios de mayoristas y hospitales y las reclamaciones. La red de cosmetología, además de eso, vende a 9.000 de las 16.0000 farmacias del país.

Por su parte, la red de administración de personal (recursos humanos) incluye un sistema especial para el registro de entradas y salidas, además de la tarificación telefónica o la nómina, mientras que la de finanzas utiliza un software desarrollado por Pierre Fabre y otro externo, como la aplicación de conciliación bancaria. El sistema llama diariamente a todos los bancos, carga durante la noche toda la información de los movimientos contables, y descarga del AS/400 la información de las cuentas bancarias y los extractos de saldos bancarios. Además, el departamento financiero se encarga de las tareas habituales de contabilidad, control de clientes, proveedores, etc.

Por último, la Dirección General cuenta con otra red para recoger cualquier información de interés para la gestión de la compañía, y está en estudio que incorpore un EIS. La Dirección General de cosmetología, que agrupa todas las divisiones relacionadas (Klorane, Galenic, etc.), analiza y controla, entre otras, las redes de vendedores. La división OTC (que engloba otros productos de mostrador -como la sacarina- que no están en el listado de medicamentos de la Seguridad Social) creada en 1995, realiza idénticas tareas que la cosmetología. Por último, en el Parque Tecnológico del Vallès está ubicado un centro de I+D con 10 especialistas en investigación galénica. Disponen de una red Novell 4.1 con 10 terminales y el sistema de archivo óptico Knosys. Más adelante se conectará a la sede central vía X.25.

El software, del mercado

En cuanto al software a utilizar, lo tienen claro. La empresa acude al mercado "si observa que un programa es mejor al que podamos desarrollar". Por ejemplo, Concept Ibérica es la que ha desarrollado la aplicación de conciliación bancaria, "de la cual estamos satisfechos", afirma Begil. De igual forma, inmovilizados, personal, etc., son aplicaciones desarrolladas externamente.

Actualmente, el departamento de informática está compuesto por 9 personas. Se dedican básicamente al AS/400 (trabajan con RPG) y microinformática. Todas las aplicaciones de micros (105 licencias del Office 4.2 -que incluye Excel, Word, PowerPoint, MS Mail y Access- y l