Para reducir el TCO de los ordenadores, hay que administrarlos mejor

Cualquiera que se sienta preocupado por el coste de propiedad total de los equipos informáticos, no deberá confiar únicamente en que el remedio consistirá en cambiar la tecnología . Sustituir PCs antiguos por ordenadores de red o cambiar los sistemas operativos no es la respuesta milagrosa a los costos crecientes de las redes informáticas . Se ahorrará más dinero si se mejora la fiabilidad y la seguridad y se convierte uno en un administrador excelente de la tecnología de la que ya se dispone .

Hasta hace poco, rara vez se oía hablar del costo excesivo de los PCs, aunque este puede ser de hasta un 40% de los salarios pagados a sus usuarios . La gente en el sector informático se mantenía callada, porque estaban preocupados por conseguir dinero para comprar hardware y software . Y los directores de nivel superior sólo comenzaron a cuestionar el costo del ciclo de vida completo del proceso de datos cuando observaron que la propiedad de un ordenador incluye cada vez en mayor medida costos que aparecen sólo en las operaciones del usuario . Hoy, los costos incurridos por el usuario, como el “futzing” ( perder el tiempo en los PCs ) , aprendizaje improvisado, ayuda de compañeros e intentos de los usuarios finales por convertirse en expertos informáticos, están apareciendo ya en las estimaciones de costo de propiedad total o TCO ( Total Cost of Ownership ) publicadas por consultores y vendedores .

Estimaciones sobre tiempo improductivo

De todas formas, hay algo que falta . Puede observarse, por ejemplo, cómo en ocasiones no se prevén en los cálculos TCO las consecuencias comerciales del tiempo improductivo de la red . Las afirmaciones de los vendedores y las estimaciones ampliamente difundidas de los consultores no incluyen esto . Y, sin embargo, hay datos que sugieren que muchos usuarios de PCs conectados en red no pueden llevar a cabo sus tareas comerciales esenciales durante al menos entre dos y cuatro horas al mes . Con frecuencia, estas perturbaciones pueden disminuir la productividad y afectar a los ingresos . En aplicaciones comerciales críticas, el tiempo improductivo de los ordenadores iguala a los costos del personal inactivo . Puede mencionarse en este sentido un estudio realizado recientemente de una red con 2 . 500 clientes, 80 servidores, 50 bridge/routers, 200 hubs y 160 impresoras .

El tiempo improductivo no planificado para los clientes fue de 1,6 horas al mes por persona . Si a esto se añaden las interrupciones causadas por los servidores, routers y hubs, se llega a un total de 2,8 horas, lo que supone para toda la red 84 . 000 horas de tiempo no funcional al año . Con un sueldo medio de 32 . 000 dólares por usuario al año, más los beneficios al personal, el resultado es una considerable utilización innecesaria de recursos .

En las aplicaciones generadoras de ingresos, las pérdidas por tiempo improductivo de ordenador pueden ser incluso mayores . Según un modelo de la firma Interpose, las pérdidas de ingresos por empleado pueden equivaler a varias veces la compensación horaria del empleado, por cada hora de tiempo improductivo .

Interpose ( www . interpose . com ) ofrece uno de los software más completo para la estimación de los costos de propiedad totales, incluyendo los gastos que no aparecen en el presupuesto de tecnología de la información . Además de calcular los costos de los componentes de hardware y software, en el modelo se prevén también los gastos TI siguientes:

- Gestión de red ( como detección y corrección de fallos, reparaciones, optimización del rendimiento y administración de usuarios ) .

- Gestión de sistemas ( como evaluación tecnológica, licencias, gestión de activos, seguridad de red e instalación de upgrades ) .

- Gestión de almacenamiento ( como planificación de la capacidad de almacenamiento, backup y archivo, y planificación para desastres ) .

- Soporte de usuarios ( como formación, relaciones con vendedores, reubicación de equipos, diagnóstico de fallos y operaciones help-desk ) .

El modelo incluye también como un costo de propiedad las pérdidas de productividad atribuibles a usuarios finales, como las siguientes:

- Pérdida de productividad y pérdida de ingresos como consecuencia de tiempo improductivo . ( En el modelo se calculan estas pérdidas en base a datos suministrados por el usuario, sobre factores como el salario, la porción crítica del tiempo de la persona, tiempo improductivo planificado, tiempo improductivo no planificado, la parte de la población que resulta afectada, y en qué medida son de importancia crítica esas personas ) .

- Tiempo empleado en formación y educación formal .

- Formación cooperativa, cuando un compañero del usuario interrumpe el trabajo y ofrece ayuda .

- Formación casual, como el aprendizaje mediante “trial and error” o estudiando un manual .

- El costo de corregir errores resultantes de la incapacidad para manejar el sistema .

- El factor “futz” - el costo de que los usuarios empleen las horas de trabajo en utilizar sus PCs para entretenimiento y con fines personales .

El efecto del tiempo improductivo

Una ejecución reciente del modelo Interpose para una red, con el objeto de calcular el costo medio por estación cliente, incluyendo todos los elementos de costo estándar indicados arriba, produjo unos efectos notables . Un 48% del costo medio por cliente, de 12 . 516 dólares, podía ser atribuido a la pérdida de ingresos como consecuencia del tiempo improductivo, mientras que la utilización irregular o “futzing” supuso únicamente un 2,9% de ese costo .

Estos resultados son peculiares en el sentido de que las influencias clave sobre el TCO no fueron los elementos de costo estándar, sino la fiabilidad de la red . Era necesario por lo tanto evaluar el valor del trabajo no realizado a causa del tiempo improductivo .

No es la tecnología, sino la efectividad de la gestión, lo que determina el costo total para una empresa que resulta de la utilización de ordenadores en red . Es la Dirección la que puede ejercer la máxima influencia respecto a cómo una empresa supera el impacto sobre los ingresos cuando las redes dejan de funcionar . Servidores idénticos, soportando a clientes idénticos, utilizando routers, hubs e impresoras idénticos mostrarán costos TCO diferentes dependiendo de quién los utilice, de la importancia de los ordenadores, de en qué medida sean críticas las aplicaciones, y de la fiabilidad de los servicios en la red .

La Dirección está comenzando a plantear cuestiones sobre el aumento de los costos indirectos o generales a pesar de la introducción de redes de ordenadores supuestamente de bajo precio . En esta ocasión, no será prudente ofrecer un remedio tecnológico más como cura para unos presupuestos TI excesivos y unos gastos generales en aumento .

Tecnologías de la Información y productividad

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Los próximos días 2 y 3 de junio se celebrará en Madrid la cuarta edición de la Conferencia Internacional ComputerWorld sobre Tecnologías de la Información bajo el patrocinio de Data General, Informática El Corte Inglés y Microsoft . La Conferencia dedicará este año su atención al siempre actual debate de la productividad generada por los Sistemas de Información y el teórico incremento de la competitividad asociado a éstos . La gestión de la información, y no la Tecnología de la Información, es la clave del éxito para las empresas más productivas . De igual manera, la clave del liderazgo de una empresa ha pasado de situarse en la cuantía de su inversión en informática, a su capacidad de gestionar la información . En un ti