Optimizar los procesos de impresión aumenta la eficiencia de los entornos universitarios
Desayunos ComputerWorld: Hacia otro modelo de gestión documental
Abordar una adecuada gestión documental se ha convertido en un desafío para todas las organizaciones, entre ellas las universidades, y en especial para sus responsables de tecnología, profesores y gestores. La adaptación a las normativas internacionales obligará a estos entes a ajustar sus presupuestos, incrementar la productividad, calidad y fiabilidad de los entornos de impresión y del flujo de los documentos. Para conocer cómo encaran este reto las universidades españolas, ComputerWorld y Kyocera reunieron a algunos de sus representantes TIC.
En el encuentro, los responsables tecnológicos de diversas universidades expusieron sus actuales políticas de gestión documental. En este sentido, Juan Luis García, director de Informática del Centro Universitario Villanueva, afirma que la solución implementada en su centro “se basa en un sistema de coste por página. Los alumnos tienen una cuota anual que se abona con la matrícula y que usan para imprimir; si la superan pueden ampliarla”. Por su parte, Javier Guío, director de Sistemas de la Universidad Católica de Ávila, revela que su centro tiene contratado “un proveedor con el que se ha establecido un precio por página, pero seguimos teniendo demasiados equipos que debemos reducir para optimizar el servicio”. En el caso de la UNED, Salvador Ros, director de Tecnologías Educativas de Cinditec, dice que cuentan con dos procesos distintos, “en el área administrativa y en los departamentos docentes disponen de sus propios equipos y no existe ningún acuerdo para el pago de las impresiones por parte de los estudiantes. En administración tenemos un acuerdo de servicio pues somos los encargados de imprimir los exámenes”.
Asimismo, José Francisco Ríos, jefe de Explotación y Comunicaciones de la Universidad de Alcalá de Henares, explica que disponen de “un modelo de pago por página en el área de administración y servicios, que se complementa con impresoras situadas en zonas comunes”.
Daniel Magaña, director de Sistemas de la Universidad Antonio de Nebrija comenta: “Hemos apostado por el pago por uso para los alumnos. Aunque no perseguíamos optimizar costes, el ahorro económico ha sido importante”. En esta línea, Ignacio Solís, jefe de la Unidad Técnica Informática para la Docencia de la Universidad Autónoma de Madrid, afirma que buscaban para los alumnos “un servicio más flexible, con pequeñas impresoras que soporten la carga de trabajo y ahorren costes y Kyocera ha sido el proveedor contratado. Hemos conseguido superar las reticencias iniciales de los estudiantes mejorando el servicio ya que pueden imprimir desde sus portátiles y desde su casa. Las averías han descendido drásticamente”.
Por su parte, José Antonio Iglesias, responsable de Soporte a Usuarios de la Universidad de Castilla-La Mancha Ciudad Real, asegura tener “resuelto el modelo de impresión para los alumnos y en estudio el diseño que hay que implantar en administración y personal docente, que se ha convertido en un agujero enorme. Hay que concienciar al usuario de que debe ahorrar e imprimir sólo lo necesario. Para ello, hemos implantado un sistema que permite conocer qué se imprime y su coste”.
Racionalizar la impresión
José Joaquín Loza, director de informática de la Universidad Europea de Madrid, afirma que en su organización tenían “demasiadas impresoras y hemos puesto en marcha un plan para reducirlas. Primero instalamos fotocopiadoras con funciones de impresión en los departamentos de administración con un contrato de pago por impresión. Nos falta concienciarnos de que no son necesarias en todos los despachos, sino en puntos comunes. También queremos cambiar el modelo actual para los alumnos, poniendo en marcha el pago por uso aprovechando la implantación de un sistema de apoyo virtual a la docencia”.
Jesús Otero, jefe de grupo de la Universidad Francisco de Vitoria, añade: “Hemos tenido hasta 150 máquinas, lo que supone un coste muy elevado. Nos planteamos hacer una red y una redistribución de los equipos y, aunque al principio fue difícil, creamos zonas comunes con equipos de alta capacidad para el personal mejorando la eficacia y la seguridad”.
Carmen Bravo, jefe de servicio de Planificación, Informática y Comunicaciones de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM), afirma: “Cada centro de nuestra institución lleva a cabo su gestión. Los alumnos poseen un carnet con chip que pueden recargar para pagar sus impresiones. Estamos realizando un estudio para reducir el número de máquinas y la actual crisis nos ayuda”. Y Juan Ortega, jefe de Servicio de Asuntos Generales y Régimen Interior de la UPM, apunta que en los centros tienen fotocopiadoras/impresoras de pago por copia, “reduciendo el número de máquinas y disminuyendo el coste”.
Beneficios claros
Antonio Mateos, jefe del área de Informática de la Universidad Rey Juan Carlos, asegura que en su centro cuentan “con equipos en renting y de pago por página que se completan con otros propios”. En realidad, como indica Juan Martínez, director de TI y soluciones de Kyocera, “no existe una sola forma de gestionar la impresión. La crisis ayudará a reorganizar los departamentos mejorando la eficacia, ahorrando costes y rentabilizando inversiones”. Por su parte, Natalia Orueta, jefe de mercado de sector Público de Kyocera, asevera: “Para tomar una decisión adecuada hay que saber qué se imprime, cómo y cuándo y ya existen en el mercado sistemas que lo permiten. Nuestro papel como suministradores es ayudar a que los clientes encuentren la mejor forma de gestionar sus sistemas de impresión, reduciendo el coste de los sistemas y mejorando la eficacia”.
Ignacio Solís, de la UAM, asegura que “disponer de un sistema cofinanciado por los estudiantes reduce sustancialmente las incidencias, con impresoras más pequeñas y potentes en diferentes puntos. El suministrador aporta los recursos humanos y los consumibles y moviliza las máquinas para compensar los volúmenes de impresión. El futuro pasa por que varias universidades se unan con un sistema de impresión para obtener mejores condiciones de los proveedores”.
La coincidencia en la necesidad de encontrar soluciones que racionalicen los costes, aumenten la eficacia y ayuden a cambiar la cultura de impresión de los usuarios fueron otros de los temas que los asistentes trataron y sobre los que hubo importantes coincidencias pero también puntos de disensión en función de las propias características de las universidades.
En el encuentro, los responsables tecnológicos de diversas universidades expusieron sus actuales políticas de gestión documental. En este sentido, Juan Luis García, director de Informática del Centro Universitario Villanueva, afirma que la solución implementada en su centro “se basa en un sistema de coste por página. Los alumnos tienen una cuota anual que se abona con la matrícula y que usan para imprimir; si la superan pueden ampliarla”. Por su parte, Javier Guío, director de Sistemas de la Universidad Católica de Ávila, revela que su centro tiene contratado “un proveedor con el que se ha establecido un precio por página, pero seguimos teniendo demasiados equipos que debemos reducir para optimizar el servicio”. En el caso de la UNED, Salvador Ros, director de Tecnologías Educativas de Cinditec, dice que cuentan con dos procesos distintos, “en el área administrativa y en los departamentos docentes disponen de sus propios equipos y no existe ningún acuerdo para el pago de las impresiones por parte de los estudiantes. En administración tenemos un acuerdo de servicio pues somos los encargados de imprimir los exámenes”.
Asimismo, José Francisco Ríos, jefe de Explotación y Comunicaciones de la Universidad de Alcalá de Henares, explica que disponen de “un modelo de pago por página en el área de administración y servicios, que se complementa con impresoras situadas en zonas comunes”.
Daniel Magaña, director de Sistemas de la Universidad Antonio de Nebrija comenta: “Hemos apostado por el pago por uso para los alumnos. Aunque no perseguíamos optimizar costes, el ahorro económico ha sido importante”. En esta línea, Ignacio Solís, jefe de la Unidad Técnica Informática para la Docencia de la Universidad Autónoma de Madrid, afirma que buscaban para los alumnos “un servicio más flexible, con pequeñas impresoras que soporten la carga de trabajo y ahorren costes y Kyocera ha sido el proveedor contratado. Hemos conseguido superar las reticencias iniciales de los estudiantes mejorando el servicio ya que pueden imprimir desde sus portátiles y desde su casa. Las averías han descendido drásticamente”.
Por su parte, José Antonio Iglesias, responsable de Soporte a Usuarios de la Universidad de Castilla-La Mancha Ciudad Real, asegura tener “resuelto el modelo de impresión para los alumnos y en estudio el diseño que hay que implantar en administración y personal docente, que se ha convertido en un agujero enorme. Hay que concienciar al usuario de que debe ahorrar e imprimir sólo lo necesario. Para ello, hemos implantado un sistema que permite conocer qué se imprime y su coste”.
Racionalizar la impresión
José Joaquín Loza, director de informática de la Universidad Europea de Madrid, afirma que en su organización tenían “demasiadas impresoras y hemos puesto en marcha un plan para reducirlas. Primero instalamos fotocopiadoras con funciones de impresión en los departamentos de administración con un contrato de pago por impresión. Nos falta concienciarnos de que no son necesarias en todos los despachos, sino en puntos comunes. También queremos cambiar el modelo actual para los alumnos, poniendo en marcha el pago por uso aprovechando la implantación de un sistema de apoyo virtual a la docencia”.
Jesús Otero, jefe de grupo de la Universidad Francisco de Vitoria, añade: “Hemos tenido hasta 150 máquinas, lo que supone un coste muy elevado. Nos planteamos hacer una red y una redistribución de los equipos y, aunque al principio fue difícil, creamos zonas comunes con equipos de alta capacidad para el personal mejorando la eficacia y la seguridad”.
Carmen Bravo, jefe de servicio de Planificación, Informática y Comunicaciones de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM), afirma: “Cada centro de nuestra institución lleva a cabo su gestión. Los alumnos poseen un carnet con chip que pueden recargar para pagar sus impresiones. Estamos realizando un estudio para reducir el número de máquinas y la actual crisis nos ayuda”. Y Juan Ortega, jefe de Servicio de Asuntos Generales y Régimen Interior de la UPM, apunta que en los centros tienen fotocopiadoras/impresoras de pago por copia, “reduciendo el número de máquinas y disminuyendo el coste”.
Beneficios claros
Antonio Mateos, jefe del área de Informática de la Universidad Rey Juan Carlos, asegura que en su centro cuentan “con equipos en renting y de pago por página que se completan con otros propios”. En realidad, como indica Juan Martínez, director de TI y soluciones de Kyocera, “no existe una sola forma de gestionar la impresión. La crisis ayudará a reorganizar los departamentos mejorando la eficacia, ahorrando costes y rentabilizando inversiones”. Por su parte, Natalia Orueta, jefe de mercado de sector Público de Kyocera, asevera: “Para tomar una decisión adecuada hay que saber qué se imprime, cómo y cuándo y ya existen en el mercado sistemas que lo permiten. Nuestro papel como suministradores es ayudar a que los clientes encuentren la mejor forma de gestionar sus sistemas de impresión, reduciendo el coste de los sistemas y mejorando la eficacia”.
Ignacio Solís, de la UAM, asegura que “disponer de un sistema cofinanciado por los estudiantes reduce sustancialmente las incidencias, con impresoras más pequeñas y potentes en diferentes puntos. El suministrador aporta los recursos humanos y los consumibles y moviliza las máquinas para compensar los volúmenes de impresión. El futuro pasa por que varias universidades se unan con un sistema de impresión para obtener mejores condiciones de los proveedores”.
La coincidencia en la necesidad de encontrar soluciones que racionalicen los costes, aumenten la eficacia y ayuden a cambiar la cultura de impresión de los usuarios fueron otros de los temas que los asistentes trataron y sobre los que hubo importantes coincidencias pero también puntos de disensión en función de las propias características de las universidades.
