Oficina técnica de proyectos, un impulso a la competitividad

Una vía de gestión que las empresas están aprovechando

Cada vez resulta más complejo gestionar de forma eficaz y eficiente los recursos internos y externos involucrados en los proyectos con un importante componente tecnológico. Especialmente debido a la aparición de nuevas relaciones entre las unidades de negocio y los departamentos de sistemas de las compañías, y de éstos con los subcontratistas y con otros proveedores de productos y servicios.

Las oficinas técnicas de proyectos nacen de la necesidad de centralizar la gestión de proyectos para planificar, otorgar prioridades y atender a la calidad de los servicios prestados. Se trata de liberar a los directivos de la compañía de tareas de gestión táctica de proyectos cada vez más complejos e interdependientes.
El papel fundamental de una oficina técnica es interpretar correctamente las necesidades de las áreas de negocio para verificar cómo se cubren mediante la ejecución de los proyectos. “Una oficina técnica de proyectos es una estructura organizativa que permite a las compañías centrarse en los roles de gestión de proyectos en general o de proyectos tecnológicos en particular de una forma ordenada y consistente”, comenta Alfredo González, director de consultoría de Profit, una empresa especializada en el diseño, puesta en marcha y traspaso al cliente de oficinas técnicas de proyectos.
Resulta especialmente recomendable para compañías que empleen la tecnología de manera extensiva, que requieran gestionar un gran número de proyectos de elevada complejidad que involucren a múltiples proveedores con diferentes métodos de trabajo, y que necesiten una atención especial en la coordinación, el seguimiento y el control. Para Profit los sectores de telecomunicaciones, banca y administraciones públicas son los que más claramente requieren esta figura. El año que viene aumentará la difusión de las oficinas técnicas, propiciada por la madurez de las estrategias de externalización, por la competencia entre proveedores y por la mejora de sus prestaciones.
Los objetivos de una oficina técnica de proyectos son, en primer lugar, vigilar la adecuación entre tecnología y negocio; en segundo, incrementar los niveles de servicio; en tercer lugar, verificar la aplicación de estándares y procedimientos; en cuarto, definir mecanismos de control y seguimiento que ayuden a tomar decisiones; en quinto, controlar la calidad de los productos o servicios recibidos; y, por último, facilitar la comunicación entre las áreas de negocio, el departamento de sistemas de información, y los proveedores de servicio.
Una oficina técnica puede formar parte de la estructura organizativa de la empresa o puede consistir en un equipo de consultores externos. “Normalmente hará uso de un equipo externo cuando el tipo de proyecto que se está gestionando a través de la oficina no es habitual dentro de los procesos que realiza la compañía, como el caso del outsourcing. Habitualmente las compañías no están habituadas a definir este tipo de procesos, a elaborar el pliego de condiciones, a evaluar las ofertas de los proveedores y negociar el contrato”, dice Alfredo González.
Contratar una oficina técnica de proyectos externa para gestionar un proceso de externalización que requiera unos nueve meses, desde que se toma la decisión hasta que el servicio está plenamente transferido al proveedor, puede costar en torno a 400.000 ó 600.000 euros. Esto incluye un equipo de unos tres consultores que asesoren a lo largo de todo el proceso.
Una oficina técnica de proyectos monitoriza los resultados para que el proyecto tenga éxito mediante una gestión activa. En función del tipo de proyecto de que se trate, esta labor se materializa de diferentes formas. “Identifica posibles obstáculos para el éxito, anticipa la obtención de retornos, detecta las desviaciones potenciales viendo cuál es el impacto que tienen en el negocio, elimina esos factores de riesgo genéricos, y define soluciones de contingencia para cada incidencia y las comunica a todos los involucrados”, resalta el director de consultoría de Profit.
Es evidente que las oficinas técnicas de proyecto son un componente esencial para el gobierno de las tecnologías de información. Facilitan a las organizaciones la toma de decisiones y la resolución de conflictos en cuestiones tecnológicas. Sin embargo, la misión de estas oficinas debe restringirse a la planificación y al control de los proyectos, a la ejecución táctica, pero no debe incorporar responsabilidades de toma de decisiones que afecten a la estrategia corporativa –como dar prioridad a las iniciativas–. Eso se debe a que las oficinas técnicas, sean internas o externas, carecen de la visión, la independencia y la autoridad necesarias para gestionar conflictos presupuestarios.
Ejemplos de campos de aplicación de las oficinas técnicas de proyectos son la mejora de la calidad del software, la gestión de servicios e infraestructuras de tecnologías de información y su alineación con las necesidades de negocio, o la mejora de la gestión del gasto en tecnología. Las empresas, pero también las administraciones públicas, pueden beneficiarse de esta figura.


Caixa Manresa: apoyo a la externalización
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Caixa Manresa también ha optado por este tipo de gestión. Allí utilizan una oficina técnica externa para el control de calidad de software y de documentación de un proyecto de cambio informático. Tienen varios proveedores de software y la propia Caja se encarga de adaptarlo e instalarlo.
Uno de los principales campos de aplicación de las oficinas técnicas de proyecto son los procesos de externalización. De acuerdo con la consultora Profit la mitad de estos procesos no obtienen los resultados previstos. Esto se debe a los riesgos asociados al outsourcing, como costes por encima de las previsiones iniciales, proyectos retrasados o cancelados, niveles de servicio insatisfactorios, falta de coordinación entre los objetivos de la empresa y del proveedor, o falta de control del proveedor. El denominador común a todos estos problemas son las deficiencias en la adquisición y gestión de servicios complejos por parte de muchas de las compañías que subcontratan. Y una oficina técnica de proyecto resulta una herramienta esencial para afrontar el outsourcing, para lograr una correcta correlación entre las expectativas de la empresa y los objetivos de los proveedores.


Tres Cantos: una apuesta garantizada
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El Ayuntamiento de Tres Cantos en Madrid, dentro del proyecto de Ciudad Digital que está acometiendo para promocionar el acceso de los ciudadanos a Internet y mejorar la competitividad de las empresas, ha decidido sacar a concurso público una oficina técnica para apoyar a la dirección de este proyecto. La compañía adjudicataria ha sido Profit. El monto del contrato hasta el año 2007 asciende a unos 240.000 euros. El equipo de cinco personas de Profit refuerza al director del proyecto y coordina las actuaciones. “También elabora todo tipo de especificaciones, pliegos de cada uno de los proyectos que vamos acometiendo, evalúa las ofertas recibidas, y hace de aglutinador del proyecto completo”, explica Carmen Corral, concejala de Desarrollo Económico, Innovación, Empleo y Consumo del Ay

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