Microsoft Office 97 y la reducción de costes

Reducir el coste total de propiedad es una tarea compleja que no depende de un único factor, sino de un conjunto de factores interactuando entre si . Por lo tanto, los asistentes de instalaciones, la centralización y el control de los equipos de los usuarios finales o los asistentes de ayuda, son elementos que a la larga permiten reducir el TCO y, además, facilitar la administración de los sistemas de TI .

La solución de Microsoft ha sido diseñada, según aseguran fuentes de la compañía, “con el objetivo de reducir al máximo los costes de propiedad de una empresa . Así, este paquete incluye Un Asistente para la Instalación en Red ( NIW-Network Installation Wizard ) que permite la personalización de las instalaciones, adaptándose según las necesidades de cada grupo de usuarios .

Este asistente dirige a los usuarios durante el proceso de instalación y les ayuda en la selección de las opciones necesarias para la creación de un archivo con una tabla de instalación ( STF-Setup Table File ) personalizado para Office 97 . Mediante la personalización de las funciones que se instalan en cada PC se logra no desperdiciar los recursos de ese ordenador, ya que el espacio que se deja libre al no instalar todas las funciones puede ser aprovechado para la instalación de otras aplicaciones .

Instalación remota

La instalación remota desde un único puesto de la red es otra de las posibilidades que ofrece Office 97 a través de la solución de Back Office, Microsoft Systems Management Server ( SMS ) . Además de la instalación remota, SMS permite administrar y solucionar problemas de los puestos cliente .

Editor de políticas

El editor de políticas es una función orientada a la centralización y el control de las posibilidades que se ofrecen a los usuarios finales . Mediante dicho editor el administrador de la red puede definir por defecto el formato de los ficheros o el lugar en el que se salvan los documentos, de forma que todos los usuarios de la red pueden abrir y editar todos los documentos, produciéndose así una implementación escalonada .

Otra de las opciones de la suite Office 97 es la de ejecución de las aplicaciones del paquete desde el servidor . Microsoft recomienda este método de trabajo a las empresas que dispongan de un amplio ancho de banda, ya que al ejecutarse Office 97 desde el servidor se reducen los costes de implementación y gestión debido a la centralización de este tipo de actividades .

IntelliSense

A través de IntelliSense, otra de las tecnologías implementada por Microsoft en Office 97, la aplicación permite anticiparse a los pasos -más lógicos- que el usuario va a realizar . Esta tecnología aparece en los correctores ortográficos y gramaticales, los autocorrectores de fórmulas o los filtros por selección . Según datos aportados por Microsoft más del 30 por ciento de los errores que se producen en las fórmulas de las hojas de cálculo se deben a errores tipográficos . Por lo tanto en Excel 97 ( incluida en Office 97 ) se le han agregado funciones de autocorrección de fórmulas que controlan los 17 tipos de errores tipográficos más comunes .

Los costes asociados a la formación del personal suponen una parte importante del coste total de propiedad . Mediante las funciones de asistente incluidas en Office 97, cada usuario puede obtener de la misma aplicación de software ayudas para no quedarse atrancado ( con la consiguiente pérdida de productividad ) , de forma que los costes de formación se ven reducidos en gran medida ya que es el propio software el que ayuda al usuario a aprender a utilizar la herramienta .

Office como plataforma de desarrollo

Con el fin de proporcionar una base para la creación de aplicaciones personalizadas para cada empresa, Microsoft Office incluye un entorno avanzado de programación Visual Basic y compatibilidad con Active X Automation .

Feed-back para la reducción del TCO

La facilidad de uso de una aplicación permite reducir el coste total de propiedad ya que los costes asociados a la formación se ven disminuidos . Con el fin de aumentar la facilidad de uso de Office 97, Microsoft se ayuda del feed-back que le proporcionan los usuarios del paquete . Estos estudios se dividen en cuatro secciones . Por una parte, el personal de servicios de soporte de productos de Microsoft recoge los problemas más comunes que encuentran los usuarios, así como las sugerencias de los mismos . De esta forma, se logra eliminar en gran medida dichas dificultades ( según revelan fuentes de Microsoft, ninguno de los puntos mencionados por los usuarios como problemáticos por los usuarios de Word 6 coincidieron con los señalados para Word para Windows 95 ) .

Menos llamadas al técnico y menos costes de formación

Según un estudio realizado por Technology Business Research ( TBR ) , aquellos usuarios que hacen uso de los sistemas de ayuda incorporados en Office 97 llaman un 52 por ciento menos al Centro de Ayuda al Usuario que aquellos que no lo utilizan . Además, mediante el uso de estos sistemas de ayuda, las visitas de los técnicos a usuarios con problemas en el ordenador se redujeron en un 11 por ciento, lo que conlleva una reducción de los gastos en 70 millones de pesetas para una empresa que tenga alrededor de 8 . 700 PCs . Asimismo, este estudio afirma que en las empresas que ya disponían de Office 95, al implantarse Office 97 se incrementó en un 60 por ciento el uso de los asistentes de ayuda .

Asimismo, según un estudio de la consultora GIGA realizado entre catorce grandes corporaciones ( cada una de las cuales contaba con más de 300 . 000 PCs ) , en comparación con versiones anteriores del paquete, Office 97 permite ahorrar en formación de usuario un 33 por ciento . Además, según afirmaciones de Giga, el Ayudante de Office fue capaz de contestar con éxito a tres de cada cuatro preguntas .

Por otra parte, este estudio afirma que las herramientas asociadas a Office 97 permitieron ahorrar más de 30 minutos por PC instalado en comparación con versiones anteriores . Este ahorro, según Giga, se distribuye de la siguiente forma: 14 minutos ahorrados garcias a Network Installation Wizard ( NIW ) , 7 minutos gracias al uso de Políticas de Sistema y 17 minutos a través de SMS .

En estudios de International Data Corporation ( IDC ) , en los que se analizaba algunas de las consecuencias directas de la implantación de Office 97 en la empresa, se llega a la conclusión de que los ususarios mejoran en gran medida la gestión de su correo electrónico y son capaces de encontrar antes la información .

Por su parte Kelly Services realizó una serie de pruebas entre 173 usuarios familiarizados con la versión 4 . x de Office . El objetivo que se planteaban era el de conocer hasta que punto podían llegar a ser productivos dichos ususarios tras recibir 36 minutos de formación en Office 97 . Kelly Services afirma que la productividad fue altamente incrementada y que, además, la calidad de trabajo mejoró en gran medida gracias a la tecnología Intellisense de Office 97 . Un alto porcentaje de los usuarios afirmó que les gustaría actualizarse a Office 97 .

WIN HEC

De acuerdo con las estimaciones realizadas por Microsoft en la conferencia Win HEC ( Windows Hardware Engineering Conference ) , el Net PC, ofrece importantes beneficios respecto a la gestión y la reducción del coste total de propiedad . Sin embargo, las nuevas iniciativas orientadas a la reducción del coste total de propiedad ( incrementadas por la especificación PC 99 que describe cuáles son las características que deberán incluir los ordenadores personales en el futuro: procesador Pentium II a 300 MHz, 32 MB de memoria