Metodologías de análisis comparativo. Medición del rendimiento.
Dos de las preocupaciones principales de los directores responsables de Sistemas de Información en las grandes organizaciones son, de una parte, la gestión informática procurando una minimización de coste y el mejor retorno de las inversiones, y de otra, la eficacia y productividad.
Una metodología de análisis comparativo que permita reducir los costes de los sistemas de información y el aumento de su eficacia y productividad, debe contestar a las siguientes preguntas, habituales entre los responsables de Sistemas de Información de las empresas:
- ¿Cuáles son los sectores eficaces de mi informática, y cuáles no lo son?
- ¿Cómo son nuestros costes en comparación con los estándares del mercado?
- ¿Cuáles son los sectores y funciones sobre los que deben concentrarse los esfuerzos?
- ¿Existen realmente posibilidades de minimizar nuestros costes?
- ¿Obtenemos realmente el mejor rendimiento de nuestras inversiones informáticas? Una metodología de análisis comparativo permite medir la productividad, el rendimiento, la calidad y la eficacia en términos de costes de un centro informático. Al mismo tiempo, identifica los sectores potenciales de mejora, comparándolos con los de los centros de proceso de datos de las organizaciones de mayor éxito, y con los propios en períodos regulares, con el fin de evaluar la progresión en las propias mejoras.
A partir de las mediciones anteriores, y simulando en términos de costes los objetivos de eficacia, calidad, rendimiento y productividad de los escenarios posibles de orientación estratégica, la metodología de análisis comparativo ayuda a tomar decisiones dentro de las opciones del esquema director.
Siendo preciso poder medir para poder gestionar, es necesario que el análisis de rendimiento proporcione:
* Cuantificación económica y comparada de los problemas informáticos
* Cuadro económico de management, capaz de ser interpretado por ejecutivo no especialistas
* Guía de gestión que permita controlar el rendimiento de los contratos informáticos, así como los recursos empleados.
Es necesario establecer un balance de productividad del centro informático en términos de costes, suministrando:
- Análisis objetivo de rendimientos
- Identificación de los sectores potenciales de mejora
- Cuantificación de los niveles de economía posibles
- Definición de prioridades de intervención en los sectores a mejorar
- Cálculo de los costes resultantes de las estrategias elegidas
- Medios para fijar objetivos de rendimiento y administrar la evolución del progreso
- Metodología para obtener un mejor retorno de las inversiones informáticas.
Las simulaciones, en términos de costes, de las orientaciones estratégicas del esquema director, permiten introducirse en los planes de acción, traduciéndose en economías reales, significativas y cuantificables, aportando respuestas concretas a estas preguntas:
- ¿Cómo utilizar al máximo los recursos disponibles cuando no se dispone de los medios de control sobre el presupuesto?
- ¿El outsourcing es una solución que permite economías reales?
- ¿Cómo estimar los beneficios de un reagrupamiento de centros de proceso?
- ¿El downsizing es una estrategia utópica o realista?
- ¿Corresponde mi informática a mis objetivos de competitividad y crecimiento?
- ¿Cómo planificar los incrementos de cargas y las inversiones en hombres y en recursos?
La metodología de análisis comparativo Compass analiza los rendimientos de un centro de proceso agrupándolos en un cierto número de subprocesos que son comparados con un grupo de referencia constituido por sociedades escogidas dentro de una base de datos estructurada por actividades y tallas de centros. El análisis se representa mediante un gráfico en forma de rosa de los vientos que recoge los subprocesos analizados. El círculo interior representa los rendimientos medios del grupo de referencia que puede ser definido previamente. El círculo exterior representa los rendimientos máximos del grupo de referencia. Cada criterio de rendimiento está representado por una punta de estrella. Cuanto más larga es la punta, mejor es el rendimiento.
También se estudian las tendencias, mostrando la evolución de las claves de rendimiento. Esto permite a cada usuario conocer sus rendimientos a través del tiempo y poder compararlos con otros.
Tras el análisis, se establece el llamado factor Hugo, que es el análisis agregado más elevado relativo a la eficacia global, en términos de costes, del centro de proceso. Este factor traduce la unidad global de coste para las operaciones informáticas, que queda fijado en el ratio Coste Total/Número Total de Segundos de CPU utilizados. Compass analiza más de ochocientos indicadores, estableciendo para cada uno de ellos los valores propios, medios, máximos y mínimos del grupo de referencia.
La utilización de una metodología de análisis comparativo puede suponer reducciones de costes unitarios de hasta un 20 por ciento.
Todos los centros de proceso son susceptibles de mejora en alguno de sus sectores. Además, permite una implicación real de la Dirección en la gestión informática, facilitando una toma de conciencia general sobre el interés del ratio coste/eficacia para toda la organización. Según Gartner Group, existe un 80 por ciento de posibilidades de que el 35% de las empresas incluidas en la lista Fortune 500 utilicen herramientas de medida comparativa como estrategia para reducir costes.
