¿Merece la pena hacer previsiones?

A un personaje extranjero le preguntaron su opinión sobre la organización de una conferencia internacional convocada urgentemente en España y que hubo que preparar en apenas diez días: siempre había oído hablar de la capacidad de improvisación de los españoles, así que no me sorprende que lo hayan conseguido con tan magníficos resultados. Sin embargo, tengo que decir, en honor de mis amigos españoles, que estoy seguro de que si hubieran tenido más tiempo para preparar esto, también lo habrían hecho bien.

En países como el nuestro, donde la capacidad de improvisación despierta más admiración y orgullo que la capacidad para hacer previsiones y planificar, es obligado plantearse en profundidad si merece realmente la pena dedicar tiempo y esfuerzo a realizar previsiones. Porque un sistema de previsión sólo puede tener éxito en una empresa si los hombres y mujeres que van a manejarlo y utilizarlo creen firmemente en su utilidad, aunque sea como un mal menor. Sin embargo, en nuestro mundo real, dominado por la optimista mentalidad latina, son mayoría las personas que, con más o menos disimulo, desprecian los sistemas de previsión porque:

a) siempre fallan sus pronósticos b) desde arriba se prevé todo muy fácil c) los que prevén no saben del día a día d) al final siempre hay que improvisar Desde luego, es absolutamente comprensible esta reacción negativa de las personas que tienen que lidiar con el problema de los clientes que solicitan algo que no está disponible por falta de previsión a pesar de las previsiones.

La conclusión aparente es que cualquier sistema de previsión que cometa errores superiores al 1 %, no nos sirve. Sin embargo, estas críticas rara vez van acompañadas de alguna solución alternativa, porque, si no trabajamos en base a previsiones ¿que alternativas hay?:

a) Alternativa búnker: estar bien surtido de existencias, de capacidades de producción, almacenaje y transporte, de recursos humanos y financieros, etc. Esto soluciona todos los problemas, a corto plazo por razones obvias, a medio plazo porque la empresa habrá desaparecido y con ella todos sus problemas.

b) Alternativa torre de marfil: esperar tranquilamente a que se produzca la demanda y entonces, sólo entonces, comenzar el ciclo de compra, contratación de recursos, fabricación y distribución de lo necesario para satisfacerla. Si el plazo de este ciclo es menor que el plazo de entrega admisible en el mercado, la solución es excelente. En caso contrario, los problemas, igual que antes, se arreglarían también a medio plazo. En algunos casos es posible inducir al mercado a soportar plazos largos, por ejemplo, la mayoría de los compradores de automóviles están dispuestos a pagar una señal para tener derecho a esperar varias semanas el automóvil que la publicidad ha señalado como el único que va con su poderosa personalidad. En otros casos es posible reducir los ciclos de compra, fabricación y distribución aplicando la filosofía Just in Time. No obstante, incluso las empresas que aplican el Just in Time más rabioso necesitan previsiones porque, ni todos los materiales pueden suministrarse justo a tiempo, ni todos los proveedores pueden funcionar sin previsiones orientativas.

En general no es fácil, ni influir en el mercado para que acepte los plazos que nos convengan, ni aplicar medidas Just in Time masivas. En definitiva, no existe alternativa a la necesidad de hacer previsiones. Las empresas deben basar sus decisiones en previsiones sobre el futuro, es difícil imaginar una empresa que pueda funcionar mucho tiempo sin tener un sistema de previsión, por informal que sea. Puede que trabajar en base a previsiones inexactas sea un sistema malo, pero es el mejor que existe.

LAS PREVISIONES EN LA EMPRESA

De forma general puede establecerse que la gestión empresarial se descompone en tres etapas iterativas: planificar, ejecutar y controlar. Sin la planificación no existen bases para la acción ni posibilidad de evaluar los resultados obtenidos. Dentro de la planificación, una de las principales tareas es la medición de objetivos a través de las previsiones.

Estas previsiones-objetivo se aplican en los distintos niveles de planificación:

- Planificación estratégica, que determina los recursos requeridos a largo plazo: financieros, humanos, de producción, de distribución en función de las previsiones de ventas a largo plazo y a nivel agregado.

- Planificación táctica, que determina los stocks anticipados para cubrir estacionalidades, las puntas de producción, los presupuestos de ventas, los balances provisionales, la contratación temporal, etc.

- Planificación operativa, que fija el programa de producción-distribución y la gestión de stocks según previsiones a corto plazo desagregadas por zonas.

En consecuencia, la previsión es el primer eslabón dentro de la cadena de actividades de la empresa pues su planificación surge por explosión de las previsiones, de ahí su importancia para que las etapas de ejecución y control puedan abordarse eficazmente.

La repercusión de una previsión mal hecha va desde una calidad de servicio baja y unos stocks elevados, hasta una producción desequilabrada o una situación de tesorería delicada. Por tanto, las empresas deben sentir la necesidad de dotarse de sistemas que realicen previsiones y de integrarlos con el resto de sistemas de la empresa.

Existen muchas áreas que necesitan contar con previsiones revisadas regularmente y cada una de ellas requiere un tratamiento distinto, algunas de estas áreas son:

- Previsión de la demanda de productos - Previsión de la demanda de servicios - Previsión de consumo de repuestos - Previsión de servicio post-venta - Previsión de carga de trabajo - Previsión de consumos de energía - Previsión de evolución del mercado - Previsión de precios - Previsión de indicadores económicos - Previsión del mercado de valores - Previsión de evolución tecnológica - Determinación de Stocks de Seguridad - Parámetros de Gestión de Stocks - Planificación estratégica - Plan de necesidades de materiales - Plan de necesidades de recursos - Plan de necesidades financieras - Análisis de riesgos

LAS TECNICAS DE PREVISION COMO AYUDA AL JUICIO HUMANO

Hacer previsiones es una actividad que cae bajo la absoluta responsabilidad de las personas encargadas de hacerlas. Es decir, el juicio humano es el método fundamental. Las técnicas de previsión deben enfocarse sólo como herramientas de ayuda complementaria en el proceso intelectual de estimación. Los sistemas que se basan únicamente en el uso de técnicas no suelen dar buenos resultados porque aunque analizan muy bien el pasado, no superan al juicio humano para anticipar el futuro. No obstante, cuando se gestionan miles de referencias, especialmente si son de bajo coste, el uso del juicio humano puede resultar muy caro, por lo que puede justificarse el empleo exclusivo de técnicas de previsión acompañadas de medidas preventivas de las consecuencias de su incertidumbre a bajo coste (por ejemplo, stocks de seguridad o pedidos urgentes).

Las técnicas que cabe contemplar en el diseño de un sistema de previsión son muy variadas, aunque pueden agruparse en las siguientes categorías básicas:

- Técnicas de marketing que recopilan de forma sistemática la opinión del mercado o de la fuerza de ventas, mediante metodologías Delphi con soporte informático.

- Técnicas heurísticas que aplican reglas lógicas o numéricas muy sencillas basadas en la experiencia adquirida.

- Técnicas de sistemas expertos que permiten anticipar el impacto de ciertos hechos, como subidas de precio o cambios de clima, en función de una experiencia acumulada incorporada a un experto informático mediante metodologías de ingeniería del conocimiento o de redes neuronales.

- Técnicas estadísticas que permiten aprovechar la historia de aquellos productos en que la hist