Manlleu pone el Ayuntamiento a un clic
- El consistorio lleva todos sus servicios al ciudadano a su sede electrónica
- Optimiza su eficiencia tras una completa reingeniería de procesos
El Ayuntamiento de Manlleu se planteó, antes incluso de la entrada en vigor de la ley 11/2007, el reto de contar con todos sus servicios bajo la forma de Administración electrónica y hacerlo, además, de un modo lo más integrado posible. El proyecto ha llevado cerca de dos años y, desde el punto de vista de Maria Carme Noguer, la coordinadora de Personas y Administración Electrónica del consistorio, supone “una revolución en la atención al ciudadano”. No en vano y consecuencia de ello permite, incluso, la notificación gratuita y securizada de las alertas al ciudadano respecto al trámite solicitado. Todo ello con recursos propios, sin ayuda de consultores externos.
El primer paso para acometer la iniciativa fue proceder a la identificación de los procedimientos, tanto de los que existen, como un permiso o una licencia, como los que pueden arrancar a partir de terceros. Según relata Noguer, en este primer análisis se identificaron hasta 90 procedimientos diferentes.
“Alcanzando este punto”, comenta la coordinadora, “pasamos al análisis del grado de impacto así como de su complejidad, midiendo para ello la usabilidad y dificultad de la tramitación”. Este paso resultó fundamental, pues precisamente los primeros procedimientos que dieron el salto a la e-Administración fueron los de una mayor utilización, junto a los de complejidad media-baja. Lógicamente, como señala la responsable del ayuntamiento, ello derivó en “una reingeniería de procesos para redefinir todo el workflow y reducir así los tiempos de ejecución”. De hecho, Noguer señala que “se han reformulado todas las plantillas para certificados, de modo que el ciudadano puede ver todo su expediente online”.
En este entramado tecnológico –y burocrático- fue necesaria la incorporación de un gestor documental y de expedientes, para lo que el ayuntamiento de Manlleu contó con la colaboración de la firma asturiana Grupo Meana. Noguer explica que “únicamente disponemos de una base de datos, a la que cada uno accede y utiliza según la gestión específica”. Desde la puesta en marcha del proyecto de e-Ayuntamiento, todos los registros de información se realizan de manera electrónica, de modo que todas las entradas en el sistema desde cualquier de los 14 puestos de trabajo existentes se realizan telemáticamente. Esta es la información que alimenta a la página web, completamente rediseñada hace tan sólo unos meses, y dando lugar a la oficina virtual de trámites ‘Ayuntamiento a un clic’, a cuyos servicios se acceden vía certificado digital.
Hasta la fecha hay disponibles cerca de medio centenar de trámites, “con su ficha resumen, su normativa, facilitando dos opciones de presentación, tanto física con descarga del impreso en PDF, o con certificado digital”, aclara Noguer. En este sentido, el ciudadano puede hacer uso del DNI electrónico o bien recurrir a los certificados que el expende el propio ayuntamiento, convertido en autoridad certificadora.
Ejemplo de integración
Noguer se muestra especialmente orgullosa de la integración realizada en la sede electrónica del ayuntamiento. Una integración que incorpora el propio funcionamiento interno, puesto que gracias al portafirmas electrónico incorporado “ya nadie firma físicamente ningún documento, todo, desde los técnicos, a los concejales o el alcalde lo firman digitalmente”. Incluso, el tablón de edictos físico ha sido sustituido por uno electrónico que, además, “es el único que tiene validez legal”, como apunta la coordinadora de Administración Electrónica. “Hay muy pocos casos que integren todo lo que hemos conseguido nosotros, incluso la verificación de las firmas, porque cada expediente cuenta con un código de digitalización que permite comprobar la veracidad del documento cuando el impreso llega al domicilio”.
La revolución, pues, también se ha dado desde el punto de vista interno, puesto que “ya no abrimos expedientes físicos, sino que todo es electrónico”. Ahondando en esta revolución interna y ya de la mano del software ginpix de Savia, el portal del empleado también ha traído beneficios al funcionariado desde hace ya casi cinco años, si bien fue la pasada primavera cuando vio la luz en Internet en entorno securizado mediante un token y una tarjeta de coordenadas. Allí el empleado puede acceder a toda su información personal, así como a multitud de servicios, como las herramientas.
Ubicación: Barcelona (Cataluña)
Superficie: 17,2 km2
Población: 20.600 habitantes
Economía: Industria
- Optimiza su eficiencia tras una completa reingeniería de procesos
El Ayuntamiento de Manlleu se planteó, antes incluso de la entrada en vigor de la ley 11/2007, el reto de contar con todos sus servicios bajo la forma de Administración electrónica y hacerlo, además, de un modo lo más integrado posible. El proyecto ha llevado cerca de dos años y, desde el punto de vista de Maria Carme Noguer, la coordinadora de Personas y Administración Electrónica del consistorio, supone “una revolución en la atención al ciudadano”. No en vano y consecuencia de ello permite, incluso, la notificación gratuita y securizada de las alertas al ciudadano respecto al trámite solicitado. Todo ello con recursos propios, sin ayuda de consultores externos.
El primer paso para acometer la iniciativa fue proceder a la identificación de los procedimientos, tanto de los que existen, como un permiso o una licencia, como los que pueden arrancar a partir de terceros. Según relata Noguer, en este primer análisis se identificaron hasta 90 procedimientos diferentes.
“Alcanzando este punto”, comenta la coordinadora, “pasamos al análisis del grado de impacto así como de su complejidad, midiendo para ello la usabilidad y dificultad de la tramitación”. Este paso resultó fundamental, pues precisamente los primeros procedimientos que dieron el salto a la e-Administración fueron los de una mayor utilización, junto a los de complejidad media-baja. Lógicamente, como señala la responsable del ayuntamiento, ello derivó en “una reingeniería de procesos para redefinir todo el workflow y reducir así los tiempos de ejecución”. De hecho, Noguer señala que “se han reformulado todas las plantillas para certificados, de modo que el ciudadano puede ver todo su expediente online”.
En este entramado tecnológico –y burocrático- fue necesaria la incorporación de un gestor documental y de expedientes, para lo que el ayuntamiento de Manlleu contó con la colaboración de la firma asturiana Grupo Meana. Noguer explica que “únicamente disponemos de una base de datos, a la que cada uno accede y utiliza según la gestión específica”. Desde la puesta en marcha del proyecto de e-Ayuntamiento, todos los registros de información se realizan de manera electrónica, de modo que todas las entradas en el sistema desde cualquier de los 14 puestos de trabajo existentes se realizan telemáticamente. Esta es la información que alimenta a la página web, completamente rediseñada hace tan sólo unos meses, y dando lugar a la oficina virtual de trámites ‘Ayuntamiento a un clic’, a cuyos servicios se acceden vía certificado digital.
Hasta la fecha hay disponibles cerca de medio centenar de trámites, “con su ficha resumen, su normativa, facilitando dos opciones de presentación, tanto física con descarga del impreso en PDF, o con certificado digital”, aclara Noguer. En este sentido, el ciudadano puede hacer uso del DNI electrónico o bien recurrir a los certificados que el expende el propio ayuntamiento, convertido en autoridad certificadora.
Ejemplo de integración
Noguer se muestra especialmente orgullosa de la integración realizada en la sede electrónica del ayuntamiento. Una integración que incorpora el propio funcionamiento interno, puesto que gracias al portafirmas electrónico incorporado “ya nadie firma físicamente ningún documento, todo, desde los técnicos, a los concejales o el alcalde lo firman digitalmente”. Incluso, el tablón de edictos físico ha sido sustituido por uno electrónico que, además, “es el único que tiene validez legal”, como apunta la coordinadora de Administración Electrónica. “Hay muy pocos casos que integren todo lo que hemos conseguido nosotros, incluso la verificación de las firmas, porque cada expediente cuenta con un código de digitalización que permite comprobar la veracidad del documento cuando el impreso llega al domicilio”.
La revolución, pues, también se ha dado desde el punto de vista interno, puesto que “ya no abrimos expedientes físicos, sino que todo es electrónico”. Ahondando en esta revolución interna y ya de la mano del software ginpix de Savia, el portal del empleado también ha traído beneficios al funcionariado desde hace ya casi cinco años, si bien fue la pasada primavera cuando vio la luz en Internet en entorno securizado mediante un token y una tarjeta de coordenadas. Allí el empleado puede acceder a toda su información personal, así como a multitud de servicios, como las herramientas.
Ubicación: Barcelona (Cataluña)
Superficie: 17,2 km2
Población: 20.600 habitantes
Economía: Industria
