Maespa renueva su tecnología al servicio de la producción eficaz

De la mano de la oficina de apoyo para la SI

Ante la férrea competencia existente hoy día en cualquier sector, disponer de una gestión eficiente resulta un aspecto indispensable. Maespa, compañía dedicada a la fabricación e impresión de sobres y bolsas comerciales personalizados, y con más de 50 años de historia a sus espaldas, ha visto cómo el crecimiento de su negocio hacía necesario que fuera acompañado de una infraestructura tecnológica que apoyase esta evolución. Para ello, la firma ha contado con varios proveedores y la ayuda esencial de la Oficina de Apoyo para la Sociedad de la Información.

La optimización de la gestión de los recursos disponibles y su contribución al éxito del negocio es algo que cada vez se hace más necesario en las compañías. Cada vez más, las empresas buscan soluciones que se les aporten valor añadido a sus negocios. Éste, entre otros motivos, es el que ha llevado a Maespa, empresa fabricante de sobres y bolsas comerciales, a renovar toda su infraestructura tecnológica ante las crecientes necesidades de su negocio. Tal y como expone Bernardo Arroyo, director general de Maespa, “la necesidad de proceder a esta renovación de los equipos informáticos se produjo cuando vimos una necesidad imperante por nuestro creciente volumen de negocio, así como por la necesidad de actualizar el software del que disponíamos. Las deficiencias que detectamos se debían, principalmente, a que el sistema informático se estaba quedando obsoleto y no daba respuesta a todas nuestras necesidades”.
Ante esta coyuntura, el fabricante decidía, hace algo más de un año, emprender una renovación completa de su infraestructura informática para lo que contó con el soporte fundamental de la Oficina de Apoyo para la Sociedad de la Información, una iniciativa conjunta de BBVA, HP, Microsoft y Telefónica, diseñada para sensibilizar a las pymes y los profesionales, de la necesidad de aprovechar al máximo el uso de las nuevas tecnologías como herramienta de productividad, de servicio al cliente y de mejora de la gestión de la empresa. Arroyo explica que decidieron ir de la mano de la Oficina de Apoyo para la Sociedad de la Información porque “encontramos en ellos el mejor asesoramiento en este campo y por su coordinación con las empresas líderes proveedoras de tecnología”.

Modernización de sistemas
Tras el análisis de la situación de partida y del estado de los equipos de los que disponían en ese momento, los responsables se pusieron manos a la obra contando con personal propio de Maespa así como de la empresa Logic Control, de la que ya disponían aplicaciones y con la que se preparaban ahora a ampliar la colaboración. Tal y como recuerda Miguel Gambín, director de sistemas de Maespa, “la infraestructura de la que disponíamos hace aproximadamente un año era insuficiente y resultaba necesario realizar una inversión para actualizar el parque informático”. Así, la configuración de esta infraestructura, implementada cuatro años atrás, disponía de un servidor Compaq ProLiant 3000, dieciséis puestos de trabajo equipados con sistema operativo Pentium III, impresoras y el software de Logic Control con la aplicación Logic-Win-Global. Ante la imposibilidad de que con estos sistemas pudieran gestionar todas las necesidades, la empresa decidió abordar la renovación de sus equipos buscando aprovechar las capacidades de las nuevas tecnologías para, consiguientemente, mejorar su productividad, rentabilidad y eficiencia del negocio. De esta forma, el centro neurálgico de la nueva infraestructura lo constituye Logic Class, el ERP de la firma Logic Control, con la implantación de los módulos de Gestión-Class, para ventas y compras, Contabilidad y Cartera, Nómina, Almacén y, próximamente, CRM. Miguel Gambín apunta que, “gracias a las aplicaciones de gestión de Logic Control, las ofimáticas de Microsoft y la solución ADSL de Telefónica, Maespa puede contar con inteligencia de información de manera que cada usuario pueda tener una visión más clara del negocio”. En este sentido, Logic Class ha permitido que la empresa vea reducidos hasta en un 50% el envío de faxes, puesto que ahora la relación con gran parte de sus 2.000 clientes se realiza a través de Internet, y con las ventajas que conlleva hacerlo en tiempo real. A la implantación del ERP Logic Class también le ha acompañado la disposición de sus sistemas sobre la plataforma Microsoft con Windows NT, Windows XP-Professional y Office 2000, además de un nuevo servidor central de HP, PC’s e impresoras láser y conexión ADSL con Telefónica. Respecto a los motivos que les han impulsado a decantarse por la opción de este fabricante, la posibilidad de continuidad con Logic Control fue muy tenida en cuenta. “Se eligió esta opción porque era dar una continuidad a los antiguos módulos de la aplicación Logic-Win-Global, conservando y traspasando la información anterior a las nuevas aplicaciones de Logic Control”, expone Arroyo. “Con Logic-Win-Global teníamos diferentes módulos que no tenían conexión entre sí sobre gestión, contabilidad, cartera, producción, entre otros, y con base de datos Access, lo cual nos resultaba limitado ante las grandes cantidades que debíamos gestionar, cosa que ahora no pasa con SQL”, destaca Miguel Gambín. No obstante, el responsable tampoco descarta incorporar nuevos módulos a esta solución, como el de CRM, “siempre que se adapten a nuestras necesidades”.
De esta forma, los beneficios obtenidos han sido claramente percibidos por el fabricante, especialmente en lo que a la producción y la gestión de stocks se refiere. En este último punto, cabe señalar la optimización en el cálculo de stocks que los clientes tienen en el almacén de Maespa, situado en la localidad de Montcada i Reixac, en Barcelona. Si bien con los antiguos sistemas podían saber de una manera aproximada los sobres que algunos clientes tienen en stock, ahora este cálculo se realiza con total fiabilidad y en tiempo real. Asimismo, también pueden calcular el nivel de costes que desarrollan a nivel de producción ya que pueden saber en todo momento lo que produce cada una de las máquinas, contando con seis máquinas de Winkler, para la fabricación de sobres y bolsas, y diez para impresión de proveedores como Winkler, Halm y Heidelberg. Para el director general de la firma, esta relación con los clientes aprovechando las ventajas que ofrece la Red, les permite “mejorar la efectividad de nuestro trabajo a través de la comunicación y colaboración con nuestros clientes y proveedores con el fin de compartir la información y disponer de ella al mismo tiempo. Gracias a esta tecnología, Maespa ha mejorado la imagen que la empresa proyecta hacia el exterior y la atención al cliente en tiempo real”, apunta Arroyo.

Soluciones integradas
Junto a esto, el responsable añade que uno de los aspectos más destacados y beneficiosos de la implantación de estos sistemas es que Maespa ha conseguido incrementar su productividad “mediante la reducción de tiempos de ejecución, eficacia de trabajos así como la rapidez de procesos al tiempo que se ha aumentado la gestión un 40%”. Con todo ello, el fabricante consigue dar cabida a sus capacidades de producción diaria que asci

Viñeta publicada el 20 de febrero de 1870 en La Flaca n.º 35 Tendencias

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