Los cimientos tecnológicos de un gigante inmobiliario

Metrovacesa fortalece y flexibiliza su negocio con las TIC

Forjada a base de las fusiones típicas de un sector de negocio cambiante y a su vez suculento como es el inmobiliario, Metrovacesa se ha adaptado a los cambios del mercado de la mano de las TI. La integración de su ERP, el desarrollo de un CRM, la adopción de un gestor documental como herramienta corporativa, la externalización de su infraestructura para que la gestión de ésta sea flexible y la unificación bajo un proveedor de su red de voz y datos han sido sus últimos pasos. Hoy, su mirada está puesta en dotar a Internet de mayor papel comercial y en adoptar la VoIP como tecnología de comunicaciones.

Compras y fusiones han forjado a una de las compañías inmobiliarias más relevantes de España, la primera a nivel global en nuestro país y una de las diez primeras en Europa. Las cifras que emanan de su actividad son una muestra del dulce negocio en el que opera esta compañía, que dispone de más de un millón de metros cuadrados alquilables en patrimonio y tiene aproximadamente 6.000 viviendas en venta. Precisamente esta frenética actividad de negocio es la causa del actual modelo tecnológico que sigue la inmobiliaria, cuya tecnología crítica operacional es el ERP (Enterprise Resource Planning) de SAP, y en Internet como plataforma comercial.
En realidad, el último empujón tecnológico se realizó en 2003, tras la fusión de Metrovacesa, más centrada en patrimonio, con la inmobiliaria de tamaño medio BAMI, que había realizado una OPA sobre la anterior. Jesús Vicente Asenjo, director de organización y sistemas de información de Metrovacesa desde esta última compra, y miembro del comité de dirección de la empresa, apunta los esfuerzos efectuados por ésta para integrar las plataformas tecnológicas, especialmente las de gestión financiera, de ambas compañías. “La antigua Metrovacesa trabajaba con SAP como ERP y BAMI disponía de un programa de gestión especializado en el ámbito inmobiliario, llamado Prinex, muy usado en empresas medianas del sector. Así que tomamos la decisión de que los sistemas de información de la nueva Metrovacesa estuvieran basados en SAP R3. La migración de los sistemas de BAMI a este ERP fue complicada, aunque menos de los que esperábamos en un principio. Se llevó a cabo en la segunda mitad de 2003 y el 30 de enero ya arrancamos el sistema. 2004 ha sido el año de estabilización del mismo”.

La base del negocio
Pero, ¿por qué SAP? Según Asenjo, era una decisión lógica: “Además de ser una elección de la antigua Metrovacesa (implantó este ERP en 2001), este software se ha convertido en un estándar del mercado. Por otra parte, debido al volumen de nuestra compañía necesitábamos un ERP potente y conocido. El problema fue la adaptación, que fue complicada, pero ya hemos reconvertido todo el negocio residencial, el módulo de ventas, hemos asentado el módulo de gestión patrimonial, añadido un módulo de contabilidad y hemos puesto en marcha la plataforma informacional. En definitiva, nuestra estructura de negocio se basa en SAP casi al 100%, pues el core es R3. Por encima de éste, hemos implantado la plataforma informacional, basada en el datawarehouse BW-SEM, también SAP, y un portal sobre el que hemos puesto el CRM, también del proveedor alemán”.
Asenjo y su equipo tienen en mente evolucionar cada vez más hacia la tecnología de portales, especialmente el área financiera, pues el CRM sí está en el portal. “Nuestra idea es migrar hacia el portal de aplicaciones no sólo el sistema y las aplicaciones que tenemos de SAP, sino también otras soluciones específicas referentes a la función inmobiliaria, como es el diseño de proyectos, el cálculo de estructuras, etc. Queremos que en el futuro todas las aplicaciones estén accesibles desde un portal, en el que se pueda entrar con un logon y firma únicos. Esto ayudaría a los empleados en el manejo de SAP, que ahora es muy complejo”.

Externalizar para ser flexibles
Asenjo revela que el pasado año 2004 y por primera vez en su historia, Metrovacesa decidió externalizar su plataforma de hardware. “Hemos puesto en modelo de outsourcing con el proveedor Telvent, del grupo Abengoa, todos los servidores del entorno básico de R3 y de BW-SEM, así como la plataforma de Internet. Asimismo, hemos aprovechado este proceso para renovar nuestra infraestructura hacia la plataforma pSeries de IBM (que también gestiona Telvent), lo que nos garantiza una vigencia tecnológica para los próximos cinco años”.
Con este movimiento, la inmobiliaria ha buscado máxima flexibilidad en la gestión de su infraestructura. “Dado que nuestra compañía tiene una política basada en llevar a cabo muchos movimientos en el mercado, tener máquinas en propiedad era algo muy difícil para nosotros, pues nos exigía una continua actualización en conocimientos de los sistemas de información. En este sentido, optamos por la vía de la externalización”, explica el directivo.
Otra área que se ha externalizado recientemente es el mantenimiento de SAP, de la que antes se ocupaba Cap Gemini de forma integral. Actualmente, dos profesionales de Metrovacesa dirigen un equipo de más de 30 consultores externos de diversas empresas, que son quienes se dedican a este mantenimiento. Optamos por que al menos los jefes de proyecto fueran de Metrovacesa, ya habíamos perdido el control del desarrollo funcional del ERP y queríamos retomarlo”.
El director de organización y sistemas indica que es de especial importancia externalizar a distintos suministradores la plataforma de hardware y la de software: “Si todo lo gestiona un solo proveedor, los sistemas de información de la empresa quedan totalmente bajo su control”.
En cuanto al área de telecomunicaciones, Metrovacesa ha unificado la gestión de voz y de datos bajo un solo operador, en este caso Telefónica. “Nuestro antiguo integrador de datos era BT y el de voz Telefónica, pero hemos optado por este último como único proveedor, pues queremos implantar una red MPLS y, en el futuro, empezar a utilizar tecnología de VoIP (voz sobre IP)”.

Próximos proyectos
Entre los proyectos de Metrovacesa para este año destaca la implantación de un nuevo módulo de ventas de promoción, un desarrollo a medida que parte del módulo SD de SAP, cuyo objetivo es facilitar la venta de las promociones y, unido a este aspecto, la puesta en marcha del CRM en su totalidad, de modo que cubra todo el ciclo de vida del cliente de Metrovacesa. “Hemos empezado por el negocio promoción-residencial, que es el más numeroso en clientes, así como el ciclo de preventa, venta y postventa. Nuestro concepto, denominado ‘siete pasos Metrovacesa’, es novedoso en el sector inmobiliario y consiste en gestionar la relación con un cliente de forma proactiva desde el momento en el que éste reserva una vivienda hasta que ha adquirido”. En este sentido, es importante la existencia del portal, donde el cliente puede visualizar sus contratos escaneados, fotos sobre el estado de su casa o de su promoción, etc.
Además de estos proyectos estrella, la compañía se arrancará este año un proyecto de cuadro de mando basado en BW-SEM. “Se trata de un cuadro de indicadores basado en Web, en el que se ha hecho un gran esfuerzo, y

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