Los caballos españoles marcan el paso gracias a un sistema inteligente

La RFHE mejora su tiempo de respuesta

El alto nivel que la competición hípica ha alcanzado en nuestro país ha traído consigo el incremento del volumen de datos dentro de la Real Federación Hípica Española (RFHE), así como un aumento de las peticiones de distintos tipos de información difíciles de responder y que en muchos casos no tenían un índice de fiabilidad del 100%. Por ello, ésta ha decidido implantar un sistema de información inteligente (business Intelligence).

“El principal problema al que nos enfrentábamos –asegura José Luis Ramo, responsable de informática de la Real Federación Hípica Española–, es que contábamos con distintas bases de datos que manejaban diferentes volúmenes de información y que eran incapaces de comunicarse entre ellas, lo que ocasionaba que cuando teníamos que conseguir información para responder a una petición, no ya de uno de nuestros federados sino del presidente o de nuestro consejo de administración, tardábamos muchísimo tiempo en recopilar los datos e incluso cuando los teníamos no eran, en muchas ocasiones, plenamente fiables”.

De Clipper a Windows
Con un sistema informático muy básico, instalado a principios de los años 90 y desarrollado en Clipper, la Federación Hípica Española comienza en 1994 a migrar toda su información a sistema operativo Windows y a crear, “una pequeña infraestructura informática que nos permitiera responder a nuestras necesidades y sobre todo poder sacar el máximo provecho de toda la información que teníamos recopilada y que hasta ese momentos era poco accesible”.
Los principales datos que la Federación maneja son los programas y estadísticas sobre las competiciones que se celebran en todo el territorio nacional, premios, reglamentos, federados y licencias, y “el manejo de toda esta información era nuestra principal preocupación”, afirma Ramo.
El primer paso que dan los responsables es contactar con una compañía, PC Compatible SL, que realiza toda la definición de los sistemas. La arquitectura con la que cuentan en estos momentos se basa en dos servidores basados en arquitectura Intel y montados en formato rack. En el primero de ellos residen todas las aplicaciones que la Federación utiliza para su trabajo diario, y en el otro la base de datos Microsoft SQL Server 2000.
Con este esquema, al que se añadían distintos desarrollos a medida, la Federación trabajaba lanzando consultas directas contra su base de datos. “Sin embargo –afirma José Luis Ramo– nos dimos cuenta que este era un sistema poco eficaz y sobre todo lento y de escasa fiabilidad”, para mejorar su infraestructura comienzan a analizar el mercado, y estudian soluciones de reporting y análisis que ya existían, así como la posibilidad de ampliar los desarrollos a medida para complementar los ya existentes, pero “ninguna de estas soluciones nos convencía”.

Flexibilizar la información de la mano de QlikView
Una serie de coincidencias llevan a los responsables de la Federación a entrar en contacto con el mundo de las herramientas de business intelligence. De un lado, la relación con uno de los club hípicos más importantes de nuestro país e incluso de Europa, La Dehesa de Montemedio, donde se celebra un concurso hípico internacional denominado “El Circuito del Sol”, que reúne a un gran número de jinetes, caballos, clubes hípicos, etc. “Conocer cómo funcionaba este concurso, su alto nivel de eficacia y sobre todo saber que, parte de su éxito, de la inmediata disponibilidad de su información, se debe a la utilización de un sistemas de business intelligence, nos llevó a buscar en el mercado una herramienta de este tipo que pudiera cubrir nuestras necesidades y sobre todo, adaptarse tanto a nuestra infraestructura como a nuestro presupuesto”, comenta José Luis Ramo.
Es entonces, principios de 2003, cuando entran en contacto con la herramienta QlikView, en concreto QlikView Enterprise y QlikView Profesional. Se trata de un sistema de business intelligence que integra herramientas ETL, base de datos, motor analítico e interfaz de consultas. La eficacia que tiene sobre el papel es lo que les ha hecho apostar por su implantación.
“Diseñamos un sistema de instalación basado en módulos y los primeros fueron los referidos a competiciones deportivas, tanto nacionales como internacionales, que era una de las partes más críticas, estadísticas de licencias de deportistas y caballos, resultados, ranking nacional, ligas naciones, inscripciones, participaciones y premios”. Además, inician un programa de formación para los técnicos que iban a utilizar la herramienta y que iban a llevar a cabo la programación y el diseño, “y que eran los encargados de definir cómo íbamos a trabajar con esta herramienta de BI, aunque una de sus principales ventajas es su facilidad de uso, y especialmente, que no requería para su funcionamiento la existencia de un datawarehouse, lo que nos permitía tener un acceso inmediato a nuestra base de datos sin necesidad de llevar a cabo ningún proceso de conversión de los datos”.

Flexibilidad, rapidez y beneficios
“Había también otros elementos que nos hicieron decidir la implantación de este sistema de información inteligente –afirma José Luis Ramo–, y es que aunque la idea que se tiene de las herramientas de BI es que son complicadas de utilizar, costosas de implantar y que resulta difícil medir el retorno de la inversión, en este caso, nos ha sorprendido su flexibilidad, la rapidez de su implantación, ya que los usuarios comenzaron a manejarlo y a obtener rentabilidad casi de forma inmediata, y además el coste, pues no somos una empresa privada y no contamos con un presupuesto muy elevado para dedicarlo a Tecnologías de la Información”.
Pero todas estas ventajas y bondades del producto elegido por la Federación no servirían de nada si no se pudieran plasmar en resultados concretos. “Desde el principio de trabajar con el sistema de business intelligence nos dimos cuenta de que era realmente útil –asegura Ramo–, sin embargo, donde vimos las posibilidades que nos ofrecía fue cuando llegó el momento de realizar la memoria anual de la Federación. Para su realización necesitábamos tener todos los datos de los concursos que se celebran a lo largo de toda la temporada. Recopilar la información que está recogida en múltiples lugares, antes de la implantación del BI era complejo, costoso y además nunca estábamos seguros de no equivocarnos”.
En todo ese proceso los técnicos de la Federación podían emplear más de un mes. “Con nuestra nueva herramienta tuvimos la información disponible en un día, por lo que desde ese momento ya amortizamos la inversión con la realización de una sola de nuestras tareas. Esto nos ha demostrado que, gracias a una herramienta de última generación y que en un principio no pensábamos que pudiéramos implantar dentro de un sistema de informática tan básico como el nuestro, podemos gestionar toda nuestra información a través de informes dinámicos con un solo golpe de click, lo que es una diferencia enorme, ya que antes nos enfrentábamos a procesos largos y laboriosos, que además no cubrían todas nuestras necesidades analíticas&#

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