Lecciones sobre la recesión
Cómo gestionar el Departamento de TI en tiempos de crisis
Ralentización, disminución de la actividad, corrección, o recesión -como quiera que se defina- los tiempos están resultando más difíciles que el año pasado. En los últimas semanas han surgido nuevos anuncios e informaciones sobre empresas multinacionales del sector TIC que planean despedir a una parte importante de su personal. Y las compañías no tecnológicas están sufriendo también los problemas derivados de una ralentización de la actividad económica que parece anticipar una crisis generalizada. Como consecuencia de las grandes reducciones de personal y de las pérdidas de beneficios en muchas compañías, los analistas se preguntan si no nos estarán esperando tiempos difíciles en el sector de las TIC.
Una economía ralentizada origina nuevos retos y problemas para los directores de Tecnologías de la Información: es necesario adoptar decisiones difíciles sobre costosos proyectos de tecnología. Y, sin embargo, los directores deben mantener al mismo tiempo unas relaciones viables con los proveedores y una fuerza laboral productiva y motivada.
Mayores expectativas
Si el descenso económico actual en la economía continúa, se esperará de los departamentos de Tecnologías de la Información que consigan más cosas con menos medios, y la Dirección de las empresas recurrirá a las Tecnologías de la Información para reducir los gastos. Los directores de TI pueden esperar reducciones de presupuesto o una congelación de los gastos al nivel del año anterior. Con frecuencia, esto significa hacer las mismas cosas o algo más mediante unos recursos financieros incluso menores. ¿Cómo seguir desarrollando los proyectos pendientes y obtener beneficios para la compañía, todo ello sin gastar dinero? La respuesta es sencilla: todo se reduce a una cuestión de innovación frente a “fuerza bruta”. Hay que administrar el presupuesto, y llevar a cabo un análisis costo-beneficio sobre cada proyecto en ejecución.
Cuando los fondos disponibles a nivel corporativo se reducen, los directores de TI deben buscar la forma de consolidar y optimizar los proyectos. En resumen: Lo que no está estropeado, mejor no intentar arreglarlo. La tecnología que funciona es mejor no tocarla, aconsejan los expertos en recesiones. Por ejemplo, es desaconsejable realizar upgrades importantes a las redes si están realizando bien su trabajo. Bajo esta misma norma, no es conveniente tampoco en tiempos difíciles reparar en exceso los pequeños problemas. Los arreglos a corto plazo a los problemas podrían ser la única solución disponible en esos casos, aunque ello podría parecer un intento de resolver un problema importante mediante una solución simple. En algunos casos, las soluciones temporales pueden dar resultado. En épocas de escasez de fondos, los proyectos de nuevas tecnologías son desplazados con frecuencia a una zona secundaria en importancia. Estos gastos podrían tener que esperar hasta que los presupuestos se recuperaran. Sin embargo, una compañía que se esté moviendo ya hacia una estandarización de plataformas debe permanecer en ese curso.
Incluso así, algunos proyectos de tecnología aún en fase de desarrollo podrían quedar bloqueados por el déficit presupuestario y tendrían que ser sacrificados. Cuando llega el momento de interrumpir los fondos para un proyecto, es importante considerar tanto las consecuencias o resultados del proyecto como la actitud de los empleados relacionados con el mismo. En tiempos de recesión, siempre surgen problemas. La gente adopta una visión en túnel y no son capaces de observar la imagen global. Hay que recordarles que existen soluciones temporales a problemas que están fuera del control de los empleados.
Los directores de TI deben realizar alguna inversión provechosa reservando para tiempos mejores los proyectos interrumpidos. Al archivarse el proyecto, los empleados pueden documentar las actividades que han realizado, lo cual dará lugar a importantes beneficios cuando esté disponible dinero suficiente para reavivarlo. Un poco de previsión y planificación mientras se trabaja en los proyectos es fundamental. Emplear tres semanas en lugar de tres días para documentar un proyecto significa que no se perderá más de lo necesario.
Los expertos advierten sobre otros problemas. El reto más importante respecto a las Tecnologías de la Información es la eficiencia: cómo hacer más cosas con menos medios. De todas formas, hay que enfrentarse a esta cuestión permanentemente, tanto si se trata de una economía ralentizada, en rápido crecimiento, o si el problema es de fusiones entre empresas. Para comprender cómo un departamento puede ahorrar dinero, se requiere un análisis detallado. Hay que examinar la imagen global, o lo que uno tiene delante. Combinar recursos de forma más eficiente para realizar más trabajo con menos dinero; es una cuestión de estilo de gestión y de reducir riesgos.
Los empleados pueden ser también la clave de unos ahorros de costo innovadores. Hay que preguntar a los mismos empleados dónde puede ahorrarse dinero. Lo saben mejor que el director de tecnología. No obstante, los directores TI que sean capaces de hacer que los proyectos de tecnología afecten positivamente a la cuenta de resultados serán los que saldrán de una crisis presupuestaria como héroes.
Mantener la cadena de suministro
Ningún departamento de Tecnologías de la Información es una isla. En una crisis de presupuesto, los directores de TI deben examinar sus relaciones con los proveedores de servicios y con los proveedores de outsourcing. La preocupación más importante es la integridad de la cadena de suministro. Los proveedores externos de componentes y servicios críticos son objeto de las mismas presiones económicas, y por lo tanto el director de TI deberá vigilar estrechamente los posibles problemas.
Un proveedor tecnológico en dificultades podría ser un problema serio para un departamento de TI dependiente de él. Sólo hay que recordar lo que ocurrió en la crisis de los ochenta, cuando los suministradores tecnológicos con problemas redujeron la formación y el servicio al cliente, para entrar después en una especie de “espiral de la muerte”: pánicos trimestrales y grandes descuentos, para crear cifras ficticias; un alto porcentaje de empleados que abandona la empresa y; finalmente, una interrupción del servicio. Los directores de TI deben vigilar posibles abandonos de empleados experimentados del proveedor de servicios, y si hay niveles más bajos de servicio al cliente. Cuando se observan las señales de aviso, hay que moverse con rapidez a otro proveedor.
Sin embargo, las relaciones con otras compañías pueden representar también un gran beneficio para los departamentos de TI. Deben evaluarse los recursos internos, como los equipos disponibles y las capacidades y conocimientos del personal del departamento TI, y decidir si resulta más económico disponer de esos conocimientos en la propia empresa o recurrir al outsourcing utilizando los de otra empresa especializada en ellos. Las funciones que no son críticas para el éxito podrían encargarse fuera.
Dar seguridad a los empleados
Los empleados acostumbrados a un entusiasmo económico sin límites, acciones en auge, y amplios presupuestos en tecnología, no estarán preparados para tiempos difíciles. Cuan
Una economía ralentizada origina nuevos retos y problemas para los directores de Tecnologías de la Información: es necesario adoptar decisiones difíciles sobre costosos proyectos de tecnología. Y, sin embargo, los directores deben mantener al mismo tiempo unas relaciones viables con los proveedores y una fuerza laboral productiva y motivada.
Mayores expectativas
Si el descenso económico actual en la economía continúa, se esperará de los departamentos de Tecnologías de la Información que consigan más cosas con menos medios, y la Dirección de las empresas recurrirá a las Tecnologías de la Información para reducir los gastos. Los directores de TI pueden esperar reducciones de presupuesto o una congelación de los gastos al nivel del año anterior. Con frecuencia, esto significa hacer las mismas cosas o algo más mediante unos recursos financieros incluso menores. ¿Cómo seguir desarrollando los proyectos pendientes y obtener beneficios para la compañía, todo ello sin gastar dinero? La respuesta es sencilla: todo se reduce a una cuestión de innovación frente a “fuerza bruta”. Hay que administrar el presupuesto, y llevar a cabo un análisis costo-beneficio sobre cada proyecto en ejecución.
Cuando los fondos disponibles a nivel corporativo se reducen, los directores de TI deben buscar la forma de consolidar y optimizar los proyectos. En resumen: Lo que no está estropeado, mejor no intentar arreglarlo. La tecnología que funciona es mejor no tocarla, aconsejan los expertos en recesiones. Por ejemplo, es desaconsejable realizar upgrades importantes a las redes si están realizando bien su trabajo. Bajo esta misma norma, no es conveniente tampoco en tiempos difíciles reparar en exceso los pequeños problemas. Los arreglos a corto plazo a los problemas podrían ser la única solución disponible en esos casos, aunque ello podría parecer un intento de resolver un problema importante mediante una solución simple. En algunos casos, las soluciones temporales pueden dar resultado. En épocas de escasez de fondos, los proyectos de nuevas tecnologías son desplazados con frecuencia a una zona secundaria en importancia. Estos gastos podrían tener que esperar hasta que los presupuestos se recuperaran. Sin embargo, una compañía que se esté moviendo ya hacia una estandarización de plataformas debe permanecer en ese curso.
Incluso así, algunos proyectos de tecnología aún en fase de desarrollo podrían quedar bloqueados por el déficit presupuestario y tendrían que ser sacrificados. Cuando llega el momento de interrumpir los fondos para un proyecto, es importante considerar tanto las consecuencias o resultados del proyecto como la actitud de los empleados relacionados con el mismo. En tiempos de recesión, siempre surgen problemas. La gente adopta una visión en túnel y no son capaces de observar la imagen global. Hay que recordarles que existen soluciones temporales a problemas que están fuera del control de los empleados.
Los directores de TI deben realizar alguna inversión provechosa reservando para tiempos mejores los proyectos interrumpidos. Al archivarse el proyecto, los empleados pueden documentar las actividades que han realizado, lo cual dará lugar a importantes beneficios cuando esté disponible dinero suficiente para reavivarlo. Un poco de previsión y planificación mientras se trabaja en los proyectos es fundamental. Emplear tres semanas en lugar de tres días para documentar un proyecto significa que no se perderá más de lo necesario.
Los expertos advierten sobre otros problemas. El reto más importante respecto a las Tecnologías de la Información es la eficiencia: cómo hacer más cosas con menos medios. De todas formas, hay que enfrentarse a esta cuestión permanentemente, tanto si se trata de una economía ralentizada, en rápido crecimiento, o si el problema es de fusiones entre empresas. Para comprender cómo un departamento puede ahorrar dinero, se requiere un análisis detallado. Hay que examinar la imagen global, o lo que uno tiene delante. Combinar recursos de forma más eficiente para realizar más trabajo con menos dinero; es una cuestión de estilo de gestión y de reducir riesgos.
Los empleados pueden ser también la clave de unos ahorros de costo innovadores. Hay que preguntar a los mismos empleados dónde puede ahorrarse dinero. Lo saben mejor que el director de tecnología. No obstante, los directores TI que sean capaces de hacer que los proyectos de tecnología afecten positivamente a la cuenta de resultados serán los que saldrán de una crisis presupuestaria como héroes.
Mantener la cadena de suministro
Ningún departamento de Tecnologías de la Información es una isla. En una crisis de presupuesto, los directores de TI deben examinar sus relaciones con los proveedores de servicios y con los proveedores de outsourcing. La preocupación más importante es la integridad de la cadena de suministro. Los proveedores externos de componentes y servicios críticos son objeto de las mismas presiones económicas, y por lo tanto el director de TI deberá vigilar estrechamente los posibles problemas.
Un proveedor tecnológico en dificultades podría ser un problema serio para un departamento de TI dependiente de él. Sólo hay que recordar lo que ocurrió en la crisis de los ochenta, cuando los suministradores tecnológicos con problemas redujeron la formación y el servicio al cliente, para entrar después en una especie de “espiral de la muerte”: pánicos trimestrales y grandes descuentos, para crear cifras ficticias; un alto porcentaje de empleados que abandona la empresa y; finalmente, una interrupción del servicio. Los directores de TI deben vigilar posibles abandonos de empleados experimentados del proveedor de servicios, y si hay niveles más bajos de servicio al cliente. Cuando se observan las señales de aviso, hay que moverse con rapidez a otro proveedor.
Sin embargo, las relaciones con otras compañías pueden representar también un gran beneficio para los departamentos de TI. Deben evaluarse los recursos internos, como los equipos disponibles y las capacidades y conocimientos del personal del departamento TI, y decidir si resulta más económico disponer de esos conocimientos en la propia empresa o recurrir al outsourcing utilizando los de otra empresa especializada en ellos. Las funciones que no son críticas para el éxito podrían encargarse fuera.
Dar seguridad a los empleados
Los empleados acostumbrados a un entusiasmo económico sin límites, acciones en auge, y amplios presupuestos en tecnología, no estarán preparados para tiempos difíciles. Cuan
