Las empresas buscan reducir gastos con la gestión documental

Las tres funciones más externalizadas en gestión documental son correo y envío, centro de impresión/copia y digitalización de documentos, según un informe de Océ.

En tiempos económicos difíciles, las empresas intentan optimizar costes por varias vías, siendo una de ellas la gestión de documentos. Un reciente estudio de Océ Business Services realizado a 227 ejecutivos relacionados con la gestión documental, que trabajan en organizaciones cuyos beneficios no superan los 100 millones de dólares, refleja que el 51% de las empresas que utilizan la gestión documental buscan reducir sus gastos operativos y otro 20% intenta mejorar su cash-flow.

Según los datos, el 74% de los consultados señaló que su empresa ha externalizado al menos una de las cinco actividades documentales más habituales: la digitalización de documentos; la impresión/copia en toda la empresa; el correo y envío; la gestión de archivos y la gestión de sus sistemas documentales (impresión/copiado/envío de fax), siendo las tres más señaladas el correo y envío, el centro de impresión/copiado, y la digitalización de documentos.

Como beneficios señalados, destacan costes más bajos, la mejora del rendimiento operacional y la posibilidad de centrarse en lo verdaderamente importante para su negocio.

Ante esta perspectiva, las empresas apuestan cada vez más por el outsourcing. De hecho, en los próximos 12 a 24 meses, un 33% de las empresas consultadas tiene pensado externalizar más funciones de gestión documental, con la digitalización en cabeza.

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