Las compras electrónicas ofrecen un futuro lleno de ahorros

Los procesos de compra y aprovisionamiento pueden suponer importantes ahorros en las empresas, teniendo en cuenta que cualquier disminución en sus costes inciden directamente en la cuenta de resultados. Las empresas de TI se están volcando en ofrecer soluciones en esta área. Ahora falta que las empresas estudien sus estrategias y se decidan a agregar algunas partidas para aprovecharse de las economías de escala, entre otros beneficios.

Todas las empresas, pero especialmente las grandes industrias de fabricación, necesitan proveerse de materiales para realizar sus productos. Se establecen entonces unos procesos de compra o aprovisionamiento en los que se distinguen tres fases. La primera sería el análisis del mercado de proveedores y el diseño de una estrategia, valorando los costes asociados al ciclo de vida del producto. Esta etapa, que terminaría en la firma de los contratos con los proveedores es la que se denomina en inglés “sourcing”. Con la aplicación de Internet ha surgido un nuevo potencial de desarrollo y se ha creado el mercado del e-sourcing, en el que se están introduciendo empresas como CommerceOne, Oracle o Ariba. Estas empresas son las que tradicionalmente se han dirigido a la segunda etapa, la de “procurement” Se trata de la realización de pedidos, la recepción del producto y gestión de facturas y sus pagos. Es una parte muy transaccional en la que los proveedores de Tecnologías de la Información llevan ya un tiempo proporcionando soluciones que eliminen el papel y gran parte del trabajo administrativo. Por último, la tercera fase es conocida como post-transaccional y en ella se hace un seguimiento y se realiza una medición de los resultados antes de renovar los contratos. Esta parte tiene un desarrollo tecnológico más residual.

El e-sourcing reduce hasta un 75% de costes administrativos
Las técnicas de “e-sourcing” pueden aportar un importante beneficio a las empresas, a través de ahorros en las compras entre un 3% y un 5% y ahorros en los costes administrativos de hasta un 75%, según se desprende de un análisis realizado por Giga Group y presentado en España por Telenium.

El “e-sourcing” es una técnica nacida a partir del “e-procurement”. El “e-procurement” ha estado tradicionalmente enfocado a compras de bienes y servicios muy estandarizados. Este tipo de compras genera un gran número de transacciones de un valor relativamente bajo, en las que el precio y las condiciones están dentro de unos parámetros concretos. El “e-sourcing” nace de la necesidad de un sistema que soporte procesos de compra complejos, donde el valor no está directamente relacionado con el precio y el volumen de transacciones es relativamente bajo. Esta complejidad se debe asimismo a un gran número de características y opciones de los servicios y productos que deben ser analizados. Entre los productos y servicios típicos para adquirir vía “e-sourcing” se encuentran las compras de equipamiento de TI, equipos industriales y vehículos.

El mecanismo de compras por “e-sourcing” es similar a una subasta inversa. Los compradores realizan una serie de peticiones de ofertas a los vendedores cualificados. Posteriormente el sistema recopila todas las propuestas, que se adaptan a los requisitos del formulario de petición detallado, y ayuda al comprador a valorarlas, determinando cual aporta el mayor valor de compra.

Beneficios dispares hasta la fecha
Las compañías europeas que han adoptado soluciones de “e-procurement” para la gestión de sus compras y aprovisionamiento apoyándose en Internet han conseguido hasta el momento beneficios económicos muy dispares, según un estudio de Accenture. En primer lugar, porque bajo el concepto “e-procurement” se engloban múltiples tipos de iniciativas. En la situación actual de desarrollo del modelo es difícil encontrar compañías en Europa que estén en condiciones de presentar un entorno completo de gestión de sus compras. Sin embargo, sí se puede confirmar que la dirección de la gestión de compras en las empresas más avanzadas se orienta hacia un mapa integrado, lo que representa una transformación completa respecto al modo en que se gestionaban las compras hace pocos años o incluso meses. Si el análisis de la viabilidad de estos modelos se realiza desde una perspectiva de la rentabilidad, tomando como base las expectativas y resultados ya alcanzados por las empresas europeas líderes en la gestión de compras, el estudio de Accenture muestra que cada uno de los componentes del “e-procurement” requiere su propia valoración y que el enfoque de implantación y cambio seguido es determinante para la consecución de resultados.

“En España y en general en Europa se la da poca importancia a los procesos de compra en las empresas. Sin embargo, en Estados Unidos el director de Compras suele pertenecer incluso al Comité de Dirección, lo cual desde mi punto de vista es bastante razonable puesto que las compras de aprovisionamiento pueden llegar a suponer el 70% de los gastos de una empresa”, opina el director de AT Kearny Iberia, David Villafranca. “Esto se refleja en la implantación de las nuevas tecnologías para las compras, un proceso mucho más avanzado en Norteamérica, donde las inversiones están virando ya desde el e-procurement hacia el e-sourcing. Desde luego, lo que más éxito está teniendo son las subastas on-line donde están entrando empresas como Freemarket o I-breviate”, continúa. De hecho, en estos momentos, el 90% de las transacciones que se realizan en los marketplaces son subastas. Aunque estos “consorcios de compra” tienen potencial porque permiten agregar el volumen de compra y abaratar costes e incluso facilitan las transacciones y la firma de contratos, todavía están demasiado vacíos de contenido. “La tendencia es que las grandes empresas como Volswagen, el BSCH o Telefónica creen sus propios marketplaces ya que tienen suficiente volumen de compras y ventas como para poder hacerlo”, dice Villafranca. “La explosión de estos zocos digitales se producirá cuando estén totalmente conectados con los sistemas internos de las empresas, lo que se conseguirá cuando se terminen los proyectos de implantación de ERPs de SAP, JDEdwards y Peoplesoft, entre otros, en las grandes empresas”, apunta.

Consejos para volcar el proceso de compras a Internet
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1.- Aprender a sacar valor a las compras. Los ahorros conseguidos en esta área repercuten directamente en la cuenta de resultados.
2.- Aprender a dominar las tecnologías existentes para el área de compras.
3.- Decidir que categorías de compra se podrían agregar a las de otras empresas para aunar sinergias.
4.- Una empresa no debe meterse en un marketplace con todas las categorías de compra, sin dominar las tecnologías: se perdería el control de algo demasiado estratégico.

Fuente: AT Kearny