La universidad española no está haciendo todo el uso que podría de los medios informáticos

La universidad española está viviendo una compleja situación, fruto de las nuevas modificaciones que se están dando tanto en los planes de estudio, como en las tasas, etc. Esta problemática no puede abordarse por los métodos manuales tradicionales, sino que es necesario acometer proyectos informáticos, que ayuden a manejar y a asegurar la cantidad de datos que estos entes académicos manejan sobre sus alumnos, desde que entran hasta que salen de la universidad. Uno de estos proyectos es SIGMA, iniciativa que ha partido de cinco universidades españolas.

La vida universitaria de nuestro país alcanza ya altas cotas de complejidad estructural, cuyas causas podemos encontrarlas en factores tales como el progresivo incremento de la población estudiante, la dinámica de cambios y reajustes de planes de estudios de las distintas facultades y escuelas técnicas, las variaciones de tasas académicas, los procedimientos de expedientes, certificados, títulos, becas, etc.

Con el fin de superar esta situación, varias universidades españolas han sumado sus esfuerzos, intentando dar una respuesta tecnológica a estas nuevas condiciones, que se están dando en la vida académica española.

¿Cuándo y por qué surge el Programa Sigma?

- En 1990, nosotros como Universidad Autónoma de Madrid empezamos a pensar, que la gestión académica necesitaba una fuerte inversión en medios informáticos, porque aunque había una parte informatizada, no era lo que los tiempos actuales requerían. De este modo, nos encontramos con que existía otra universidad, la Autónoma de Barcelona, que había pensado unos meses antes lo mismo que nosotros y elaborado un diseño previo de las funciones que dicho programa informático debería recoger. Por iniciativa de los gerentes de estas dos universidades, se llevó a cabo una reunión con el fin de analizar, si las funciones que debía cubrir ese sistema eran similares en ambas y si coincidían, iniciar conjuntamente este proyecto.

Cuando otras universidades se enteraron, también decidieron añadirse a ello; en concreto, la Pompeu Fabra, que se acababa de crear por aquel entonces, y la Carlos III de Madrid. En el último momento, antes de que los rectores de esas universidades firmaran el convenio, se unió la de Alcalá de Henares, llegando, de este modo, a la cifra de cinco universidades. La idea general era realizar un sistema informático más avanzado de lo que existía parcialmente, y nos dimos cuenta, de que si esto lo llevaba a cabo una sola universidad, el coste económico iba a ser muy grande, de tal forma, que era mejor hacerlo entre todas. Tuvimos varias reuniones para analizar que cosas había que informatizar, y nos dimos cuenta de que, en común, teníamos más del 90 por ciento, así que merecía la pena hacerlo entre las cinco.

¿Qué necesidades fueron las que se observaron en ese momento?

- Queríamos informatizar toda la gestión de alumnos, desde que por primera vez éstos piensan en la universidad hasta que salen, es decir, selectividad o acceso a mayores de 25 años, las matrículas, las becas, los certificados, los títulos, y, en su caso, los cursos y títulos de doctorado.

Hasta ese momento, algunas cosas se llevaban a cabo manualmente y otras informáticamente. La matrícula y la formación de grupos se hacían por el último procedimiento, pero los expedientes no quedaban grabados informáticamente y se mantenían todavía en papel, de tal manera, que si se quería revisar un expediente tenías que recurrir a la ficha. Sin embargo, con este sistema pretendemos que el ordenador decida si el expediente es coherente o no, por su cuenta. Esto es lo principal, necesitábamos un sistema informático.

¿Quién llevó a cabo el diseño del proyecto?

- Al principio se realizó un análisis funcional, consistente en la descripción de las tareas, el cual se le encargó a Andersen Consulting. Sin embargo, el análisis que desarrolló no nos gustaba mucho y se hizo un concurso nuevo, que lo ganó Ibermática, la cual lleva desarrollando SIGMA

desde 1992.

¿En colaboración con vosotros o bien trabajan con total autonomía?

- Hemos formado una oficina técnica del proyecto, que está ubicada en la Universidad Autónoma de Barcelona y que se compone por gente del mundo universitario con conocimientos informáticos y en los procesos académicos que se realizan en la universidad. Estos trabajan conjuntamente con el equipo de Ibermática, que es quien está haciendo el desarrollo, el cual todavía no se ha terminado, sólo está el módulo de matriculación, pero no los de becas, selectividad y títulos.

¿El proyecto SIGMA está dividido en varias fases o módulos?

- Sí, los módulos que decidimos hacer es la gestión económica de tasas, la gestión de matriculación, la gestión de docencia (actas), la gestión de expedientes y los certificados y la gestión de exámenes. De momento, hemos desarrollado el módulo principal y al que se van a enganchar los otros.

¿Además de Ibermática, no han colaborado otras compañías informáticas en el proyecto aportando el hardware?

- Cuando nos reunimos las cinco universidades decidimos que los equipos que utilizaríamos serían o bien Digital o el sistema Unix, principalmente de Hewlett Packard. De este modo, tanto Alcalá de Henares como la Autónoma de Barcelona y la Autónoma de Madrid, hemos instalado SIGMA en un VAX de Digital, y la Pompeu Fabra y Carlos III lo han incorporado en el entorno Unix de HP.

La parte que ya está hecha del proyecto, se ha vendido a otras universidades y en una de ellas, concretamente, la Universidad Politécnica de Cataluña (UPC), Sun Microsystems ha instalado sus sistemas (quince servidores SPARCserver) y hemos tenido que transportar el programa que teníamos nosotros a las máquinas de Sun. Pero esos dos que he mencionado al principio, son los que inicialmente queríamos para nuestras universidades, y para los que se ha desarrollado la aplicación. Posteriormente, se ha transportado a Sun, también Digital está interesada en llevarlo al nuevo sistema Unix que tiene y Data General quiere incorporarlo a sus equipos, por si alguna universidad esta interesada en comprarlos. Existe libertad absoluta para que las universidades puedan adquirir el equipo que quieran.

¿De qué otras infraestructuras informáticas disponen?

- Nosotros, como Universidad Autónoma de Madrid, hemos comprado un ordenador central Digital de la serie 7000, al que están conectados 60 terminales, cada uno de ellos con una impresora esclava. Además, estamos conectados dentro de la universidad con una red de datos, que se desarrolló hace dos años aproximadamente, y con la cual podemos acceder a otras universidades, por ejemplo la de Barcelona. Aunque, en estos sistemas no es muy razonable que otras universidades puedan acceder a tus expedientes o tú a los de ellas. Así que lo principal es la red dorsal informática de este campus que se hizo en el 92 y a la que estamos conectados todos. Entre los edificios disponemos de fibra óptica y dentro de éstos se ha instalado cable coaxial.

¿Existe algún sistema de seguridad de los datos?

- Lo primero que se desarrolló fue un módulo de navegación, con el fin de conocer como acceder a cada uno de los menús, de tal forma que todos los usuarios tienen un password para entrar. Cada secretaría dispone de una clave diferente, que están individualizadas y tienen un período de acceso. De este modo, una persona que trabaja de 9 a 5 de la tarde, nunca podrá acceder a la información a las 6 de la tarde. Asimismo, los datos están protegidos informaticamente con esos sistemas de códigos de control que se suelen utilizar, pudiéndose ver si ha habido alguna modificación, quien la ha hecho y a la hora que se realizó.

¿Quiénes son principalmente los usuarios de SIGMA?

- Sobre todo las secretarías