La UAM reduce costes e incidencias en su servicio de impresión

- La universidad apuesta por un servicio ‘llave en mano’ co-financiado por estudiantes e institución.
- Su objetivo es evitar la manipulación de los dispositivos por parte de los estudiantes y disminuir los costes en consumibles.

Conseguir un servicio de impresión para los alumnos de la Universidad Autónoma de Madrid (UAM) que evitase la manipulación de los dispositivos por parte de los estudiantes y que redujera sensiblemente los costes en consumibles en que incurría la institución eran las dos premisas que buscaba el jefe de la Unidad Técnica de Informática para la Docencia de la UAM, Ignacio Solís, cuando le tocó renovar contrato con la empresa que, hasta el momento, le suministraba el servicio. Pero la historia se remonta a hace diez años, cuando, según cuenta Solís, la Universidad “contaba con un parque de impresoras láser tremendamente heterogéneo, formado por unos 45-50 dispositivos de diferentes marcas y distribuidas en las diferentes salas de informática”, lo que dificultaba las tareas de mantenimiento y elevaba el gasto anual en consumibles a cifras, literalmente millonarias. Tal y como apunta Ignacio Solís, “hace diez años podíamos estar gastando en tóner fácilmente entre 24.000 y 36.000 euros”.
Con el objetivo de optimizar el coste, la Universidad convoca un concurso a cuatro años que contemplaba, primero, homogenizar el parque de impresoras, instalando el mismo dispositivo en todas las aulas de informática; y segundo, implantar un servicio de impresión co-financiado, en el que la institución académica velara por el funcionamiento de la impresora y pagara el consumible y el estudiante pusiera el papel. Este concurso, que fue adjudicado a Gerstner en el año 2001-02, funcionó “relativamente bien”, señala el jefe de la Unidad Técnica de Informática para la Docencia de la UAM. “Los inconvenientes –continúa– los empezamos a tener a partir del segundo año, ya que el número de incidencias de los dispositivos se disparó porque el estudiante ponía en la impresora el papel que se encontraba, independientemente de la calidad que fuera, y porque se estaban continuamente abriendo y cerrando las bandejas para introducir el papel”. Esto hizo que se tratara de una opción poco operativa, a pesar de que el servicio redujera sensiblemente los costes respecto a la situación de partida. Según Solís, “el contrato por cuatro años con todas las impresoras y el consumible ascendía a 84.000 euros, lo que significa 18.000 euros anuales frente a los 24.000 o 36.000 euros de partida”.

Servicio llave en mano
Buscar una nueva fórmula de servicio cofinanciado era el reto del departamento. Para ello, se esperó hasta la finalización del contrato con Gerstner y se planteó un servicio en el que, tal y como explica Solís, “la Universidad pusiera el papel y los estudiantes pagaran el consumible”. Este planteamiento, que contó, en un primer momento, con la oposición de los alumnos, en la medida que entendían, como explica el jefe de la Unidad Técnica de Informática para la docencia de la UAM, “que ahora se pagaba por un servicio que antes les salía gratis”, se materializó en la creación de dos tipos de tarjeta prepago: una insumisa, que no está vinculada a ninguna empresa, que se adquiere en una máquina y una vez que está agotado el saldo se recarga; y el carné universitario. Esta última modalidad de pago cuenta con la cofinanciación del Banco Santander, que paga 0,0083 euros de los 0,0183 euros que cuesta cada copia. Un precio que, como señala Solís, “está muy por debajo de cualquier impresión que el estudiante haga en su casa”.
Desde el punto de vista tecnológico, la UAM buscaba un proveedor que ofreciera “un servicio llave en mano, pago por uso y que nos hiciera absolutamente todo, es decir, que nosotros no tuviéramos ni que cargar el papel en las impresoras”, puntualiza Solís. “Mi único objetivo –continúa– era contar con un servicio que solucionase los problemas de forma inmediata y en el que, entre otras cosas, las impresoras no estuvieran más de 10% de su tiempo total fuera de servicio”.
El concurso se adjudicó a Kyocera porque, en palabras del jefe de la Unidad Técnica de Informática: “Fueron los únicos que realmente nos ofrecían el servicio que estábamos pidiendo”. Kyocera ha instalado 45 impresoras del modelo FS-4000 DN y ha delegado el mantenimiento y soporte de las impresoras en situ al integrador Dayfisa. Según Juan Martínez, director de tecnología y de soluciones de Kyocera, “el aporte fundamental era técnicamente poder ofrecer dispositivos suficientemente compactos pero también suficientemente rápidos y de una fiabilidad elevada que permitieran una manipulación constante del dispositivo. Además, nuestra flexibilidad a la hora de ofrecer cualquier condición ya sea de forma directa o bien asociándonos con otros socios que puedan dar ese servicio y les interese, puede haber sido clave en la decisión”.

Nivel de incidencias inapreciable
El contrato con Kyocera estipula 2, 5 millones de impresiones al año. “Si bien –explica Solís– el primer año ha costado arrancar porque era un proyecto nuevo, ahora debemos de estar en torno a los dos millones de copias”.
Hoy por hoy, los 40.000 alumnos entre títulos propios, másters, estudiantes de intercambio con los que cuenta la Universidad tienen acceso a 53 impresoras distribuidas en las diferentes salas de informática. Estos dispositivos están blindados y tienen los botones desactivados con el objetivo de evitar su manipulación por parte de los estudiantes. Esto ha hecho que “el nivel de incidencias sea casi inapreciable”, según Solís, quien comenta que “si bien antes la impresora se arreglaba en 24 ó 48 horas, la manipulación constante de los alumnos hacía que en menos de tres horas el dispositivo estuviera otra vez fuera de servicio”.
De cara al futuro, la Universidad estudia la posibilidad de ofrecer un servicio de impresión a distancia, desde casa o desde los portátiles, de manera que los estudiantes puedan mandar la orden de impresión estén donde estén y después recoger sus copias en la Universidad. “Esto sería posible cambiando el tiempo de encolado del documento que, en la actualidad, está fijado en dos horas. Asimismo, se plantea que el servicio que, hoy por hoy, sólo es operativo en Windows, funcione en Linux, pensando en los estudiantes que imprimen en este sistema operativo de código abierto”, concluye Solís.


Una universidad emprendedora
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• Más de 50 aulas de Informática.
• Despliegue de red Wi-fi con 406 puntos de acceso repartidos por todo el campus.
• Más de 7,7 millones euros para invertir en TI en 2009.
• Otros proyectos significativos:
- Portal del profesor: utilizado por cerca de 10.000 alumnos de primer y segundo ciclo y un total de 500 profesores.
- Portal del empleado, concebido para mover cada vez menos papeles en la universidad desde el punto de vista de la administración.
- Una de las seis universidades madrileñas que imparte varias horas diarias de clase por videoconferencia. La idea es extender la tecnología de videoconf

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