La seguridad de un software estándar

La coordinación de la información de cada departamento que integra la compañía es fundamental . Para ello hay que tener las herramientas adecuadas que permitan la toma rápida de decisiones y una información más depurada . Así lo entiende Menarini Diagnósticos España, división perteneciente a la multinacional italiana Grupo Menarini, que centra su actividad en las áreas de banco de sangre, laboratorios de análisis clínicos y diabetología . Una decisión estratégica fue, según Javier Martínez, jefe del departamento de informática, la implantación de un software estándar de la mano de Ross Systems para la gestión de las tareas y la información . La empresa, fundada en 1979, consta de una plantilla de 160 personas y actualmente se encuentra entre las cuatro primeras del sector .

Especializada en microplacas, selectores y analizadores de reactivos con procesos totalmente automáticos, Menarini Diagnósticos también comercializa analizadores de glucosa en sangre para diabéticos . La empresa cerró el ejercicio de 1998 con una facturación de 6 . 000 millones de pesetas y la consecución de la certificación ISO 9000 .

En 1988 Menarini Diagnósticos instala un sistema Nixdorf 8870 pero es en 1991 cuando se despliega la informática en la empresa con un sistema Digital VAX 4300 del Centro de Cálculo de Sabadell ( CCS ) . La mecanización abarcaba la gestión de la empresa, desde el área financiera a las áreas de ventas, marketing y logística . En ese momento se desarrolla internamente una aplicación propia en Mumps .

El gran cambio se produce en 1994 cuando entran en el área financiera las herramientas ERP de Ross Systems . El sistema de CCS comenzaba a quedarse obsoleto y además no cubría una serie de necesidades . “Queríamos una aplicación que fuera mucho más fiable, más segura y que utilizara ya técnicas de contabilidad analítica”, explica Javier Martínez, jefe departamento de informática de Menarini Diagnósticos .

A partir del acuerdo con Ross “vimos que lo más necesario en nuestro caso era poder trabajar en una arquitectura cliente/servidor” . Y se cambia el equipo por un Alpha 1000 como servidor central . Actualmente además hay cinco servidores de red de Compaq: tres Windows NT, uno de ellos también para SQL Server, y dos Novell para aplicaciones en red . Microsoft Office 97 se utiliza como herramienta de Ofimática y el correo es GroupWise de Novell .

En cuanto a las comunicaciones, funcionan con una centralita Sopho de Philips que dirige las llamadas telefónicas fijas o las conexiones a Internet al operador que tenga las tarifas más competitivas en ese momento: Telefónica o Retevisión .

Ampliación al resto de áreas

Renaissance, el ERP de Ross Systems, afecta a toda el área financiera: contabilidad fiscal y analítica, presupuestos, tesorería y clientes . La parte analítica permite conocer la facturación de la compañía la primera semana de cada mes . “ Esto supone poder realizar una toma rápida de decisiones y estar al día en el tema presupuestario”, señala Martínez . En cuanto a la parte de clientes, permite conocer la situación de éstos y realizar un seguimiento exacto de los pagos etc . El servicio de mantenimiento a los clientes lo tienen controlado gracias a un programa desarrollado internamente por el departamento de informática . Desde la instalación del ERP, “la información que se dispone está mucho más depurada . Pero sobre todo, lo que buscamos es la menor interacción humana para evitar errores . El ordenador avisa y propone pero ha de ser siempre el humano el que decida” .

Actualmente las áreas de ventas, marketing y logística continúan utilizando el software de CCS “aunque con muchas modificaciones hechas por nosotros”, puntualiza Martínez . En el área de marketing principalmente se desarrollan estudios sobre la situación actual del producto y también prospecciones de futuro . El sistema de logística permite servir un pedido en menos de 24 horas a través de la agencia de transportes con la que trabajan y con la que están comunicados a través de una RDSI . Todas las áreas están conectadas a la Intranet mediante SQL Server de manera que pueden acceder a la documentación común interna así como la visualizar proyectos de la compañía y su situación .

A lo largo de este año está prevista la implantación del ERP de Ross en estas áreas a pesar de que realmente no hay una serie de problemas que lo justifiquen . “Lo que ocurre es que después de tantos cambios y adaptaciones, hemos considerado que lo mejor es un software estándar para ligar las áreas” . Por tanto el nuevo software realmente no supondrá un gran cambio ya que las funciones continúan siendo las mismas . Sin embargo, afirma Javier Martínez, “ganaremos en operatividad diaria ya que las tareas se realizarán de una forma mucho más clara y rápida” .

El principal motivo para adoptar un software estándar es que “cuando se hace una instalación y luego se van haciendo sucesivas modificaciones llega un momento en que se pierde el norte . Y te puedes encontrar haciendo la misma aplicación repetidas veces si no se tiene todo muy controlado en el inventario de las aplicaciones” . Para el jefe del departamento de informática de Menarini Diagnósticos España en estos casos lo mejor es parar y adoptar una solución estándar . Actualmente la instalación del nuevo ERP no implica cambios de organización aunque Martínez reconoce que en la primera implantación sí que fueron necesarios, sobre todo en cuanto a la concienciación del personal en rutinas informáticas .

El nuevo ERP no prevén personalizarlo aunque, según Martínez, un 5% de modificaciones es inevitable . “Estar con el software integrado de otra empresa supone una gran seguridad porque los aspectos de versiones y adaptaciones quedan solucionados . Sabemos que todo lo tenemos controlado y esto para un sistema de información es muy importante”, apunta . “Es la seguridad de que el dato que estás viendo es correcto . Y si tienes algún problema sabes que puedes llamar a alguien para que te lo solucione” .

Después de que realice la implantación en estas áreas restantes únicamente quedará la de Nóminas funcionando con un software diferente . “Utilizamos Nom de Software A3 y dado que ya contempla el euro y el 2000 no es ninguna prioridad cambiarlo . De momento no hay motivos porque funciona satisfactoriamente” .

Y es que Menarini Diagnósticos España ya tiene solucionados tanto el tema del euro como del efecto 2000 . “Así que en el supuesto caso de que no implantáramos Ross Systems en las otras áreas no pasaría nada” .

Los clientes, un freno para el comercio electrónico

En Internet tiene disponible toda la información corporativa además de mantener informados a los clientes sobre el año 2000 y los productos de Menarini Diagnósticos que tienen este problema solucionado . Pero a través de la Red también se realizan los pagos bancarios y las facturas con determinados proveedores, localizados en países como Francia, Japón, Estados Unidos, Holanda e Italia . “Sin embargo el comercio electrónico nos parece complicado tanto por el tipo de productos que vendemos como por el tipo de clientes que tenemos”, señala Javier Martínez . Y es que al tratarse de hospitales públicos mayoritariamente las compras se hacen vía concursos públicos . “En cambio, si fueran clientes finales no habría problema”, afirma Martínez “ Y nosotros estaríamos muy interesados en utilizar el comercio electrónico como lo estuvimos a la hora de utilizar el teletrabajo” . Desde 1992 hay una persona del departamento de marketing que trabaja a 300 kilómetros de la oficina gracias a unas herramientas de acceso remoto, tiene correo electrónico y videoconferencia .

Conocimiento, un proyecto más ambicioso

La experiencia de Ross Sys