La revolución silenciosa de Círculo de Lectores

Círculo de Lectores afronta un proceso de cambio tecnológico que tiene previsto culminar en 2011. La entidad está embarcada en el desarrollo de nuevos canales de comercio electrónico.

A finales de 2007, Rosa Ortuño aterriza en Barcelona procedente de Madrid como directora del departamento de Tecnologías de la Información de Círculo de Lectores. Allí se encuentra con un entorno tecnológico ‘anclado’ en el pasado. Su core: un host del año 1972 que “sólo en gastos de mantenimiento hace a la compañía incurrir en unos costes superiores al millón de euros al año”, señala Ortuño.
El reto era importante: hacer un Big Bang de la infraestructura tecnológica y una apuesta por la gestión hacia el cliente no sin antes abordar un cambio de mentalidad de la organización hacia las TI y del propio departamento. “Es cierto –explica Rosa Ortuño– que desde la organización no se creía en la tecnología y que se veía a este departamento, en el que trabajaban profesionales muy cualificados y con un gran conocimiento del negocio, como simples ejecutores. Me sorprendí cuando vi que el pensamiento que regía las actuaciones del equipo eran del estilo ‘hasta que no pasa nada no lo arreglo’. Era un planteamiento completamente reactivo que había que cambiar”.
Así, la primera actuación de Ortuño fue cambiar el nombre del departamento, que pasó de llamarse departamento de informática a departamento de Tecnologías de la Información. Un segundo paso fue ‘reorganizar’ los recursos humanos con los que contaba éste, aligerando la estructura de personal externo, e inculcar a los profesionales una perspectiva global y transversal de las TI dentro de la compañía. “Cuando llegué a la empresa, observé que las TIC estaban diseminadas por toda la organización, cada departamento había creado su propia área de TI para dar respuesta a sus necesidades”, expone la responsable del departamento de TI de Círculo de Lectores. Con esta premisa de trabajo, la infraestructura hardware de la compañía se amplió hasta los 100 servidores, un número de plataformas que, gracias a la tecnología de la virtualización de VMware, “hemos conseguido reducir a 70 sistemas y, posteriormente, a 35 máquinas físicas y 34 virtuales”.

Los entresijos del proyecto
El modelo de negocio de las empresas editoriales ha permanecido prácticamente inalterable desde finales del siglo XX, dificultando mucho la respuesta a las exigencias crecientes por parte de los clientes, a una mayor competencia dentro de un mundo cada vez más globalizado, a un mercado extremadamente dinámico que implica una renovación continua de sus procesos de negocio y a la proliferación de nuevos canales de venta, muchos de ellos construidos sobre las nuevas tecnologías.
En el caso de Círculo de Lectores, las soluciones actuales de gestión informatizadas para dar soporte a los procesos de negocio están basadas en modelos de arquitectura extremadamente rígidos que no se pueden adaptar fácilmente a los cambios exigidos por el mercado editorial. “Sólo un dato –apunta Ortuño–, como todas las aplicaciones van contra el host el simple hecho de dar de alta a un nuevo socio llevaba cuatro horas y media”.
A pesar de que, desde su aterrizaje en la compañía, la nueva responsable decidió ponerse manos a la obra y trazar un ambicioso plan de TI, éste seguramente no entrará en producción hasta finales de 2010-principios de 2011, ya que, como señala la directora le departamento de TI de Círculo, “los cambios en la directiva del negocio han retrasado un proyecto que podría haber estado operativo para enero de 2010”.
Con una inversión aprobada de tres millones de euros, “de la que sólo se ha invertido una parte”, como apunta Ortuño, el proceso de modernización del departamento de TI empieza a coger velocidad.
Hoy por hoy, Círculo de Lectores está acometiendo cambios en sus infraestructuras y sistemas. La idea es ir ‘disminuyendo’ el peso del host VSE en la operativa de la organización, algo complicado porque, según Ortuño, “hasta la fecha todo se hace contra el host y porque Círculo siempre ha delegado la gestión del mismo a un grupo de reducido de personas, lo que ha derivado en el control de la compañía en unos pocos. No obstante, ya se ha conseguido optimizar varias aplicaciones de host cruciales para la empresa reduciendo los tiempos de parada que se tenían durante el día para procesarlos, de 12 horas a cinco horas, gracias al esfuerzo y formación de equipo conseguida en este grupo de personas. Pretendemos además –continúa– migrar hacia el entorno SAP todo el tema de la facturación, y todo el core en general, ya que la nómina y el reporting actualmente ya están en SAP. Con estas medidas, hemos conseguido, por ejemplo, reducir a menos de 20 minutos la acción de dar de alta a un nuevo socio”.
De manera paralela, Círculo se ha embarcado en el desarrollo de nuevos canales de comercio electrónico a través de una nueva plataforma e-co-mmerce. En un intento por no quedar desvinculados de la economía en línea, la compañía ha diseñado estos canales para potenciar la interacción con los clientes y conseguir además reducir significativamente los costes de venta y ser más competitivos. En la actualidad, “ya está operativo, en modo piloto, la primera plataforma web con esta plataforma en Librerías Bertrand”, afirma Ortuño.
Asimismo, el departamento de TI de la compañía trabaja en una aplicación sobre derechos de autor, siguiendo los estándares de programación abierta con las tecnologías y métodos que implica una arquitectura SOA, que sea vendible a terceros.
Ambas iniciativas muestran el potencial de un departamento que no sólo dota a la organización de un conocimiento estratégico de futuro sino también de capacidad para ofrecer tecnología novedosa al sector editorial, lo que, sin duda le posicionará como referente tecnológico en el sector editorial y facilitará la expansión internacional de la compañía.

Otras acciones
La entrada de Ortuño en el departamento de TI de Círculo de Lectores, sin duda, marca un antes y un después en la historia de la compañía y en su apuesta por las TIC. Aparte de los proyectos mencionados, la organización ha liderado de la mano de su nueva responsable de TI proyectos de seguridad perimetral así como la encriptación de los portátiles de toda la empresa, en los que ha invertido en aplicacione