La reducción de los presupuestos

Aunque algunos responsables de sistemas de información cuentan todavía con posibilidades ilimitadas en lo que a presupuestos de informática se refiere, lo cierto es que, cada vez con mayor frecuencia, las inversiones en informática tienden a reducirse año tras año.

La recesión generalizada que atraviesa la economía mundial se ha traducido en un recorte en los presupuestos que las empresas dedican a sus sistemas de información. La mayoría de las empresas han mantenido su nivel actual de inversión, cuando no lo han reducido considerablemente, pero en pocas ocasiones han registrado un crecimiento reseñable.

La caída de los precios del hardware en el área microinformática ha creada una extraña situación: es más atractivo que nunca comprar PCs, pero resulta más caro que nuca mantenerlos y soportarlos. Con los precios cayendo alrededor de un 20 por ciento, el ratio de adquisición de hardware parece haberse acelerado en muchas compañías.

Las compañías están teniendo problemas a la hora de evaluar estos costes; la instalación de una red de área local puede ser una décima parte del coste de un mainframe, pero los gastos de soporte pueden ser mucho mayores a largo plazo. Estos costes añadidos son difíciles de cuantificar y presupuestar; en realidad, nadie sabe lo que puede costar el soporte y administración de una instalación cliente/servidor.

Los directores de informática y comunicaciones, además de sufrir el recorte de sus presupuestos, son obligados a justificar todos los gastos de sus departamentos y a reducir sus recursos, a la vez que los usuarios demandan mayores niveles de soporte. Esto está haciendo aún más dura la transición acometida en muchas empresas, desde los entornos propietarios a los sistemas abiertos. En muchos casos, las tareas de soporte de las redes de área local son asignadas a los departamentos de proceso de datos, que no disfrutan de un aumento en sus recursos de personal especializado.

Los recortes en los presupuestos pueden dañar también la imagen pública del departamento de informática. Cuando lo recursos se reducen y, como consecuencia, los proyectos se retrasan, el resto de la empresa puede pensar que el departamento de sistemas de información no está interesado en ofrecer un buen servicio a los usuarios finales. Un sistema para evitar esta percepción es a través de proyectos que permitan un retorno de la inversión inmediato. Lo mejor es buscar actividades de bajo coste que proporcionen inmediatos beneficios al negocio.

Otro de los retos que implica el recorte de los presupuestos es el de ajustar los precios; los directores de sistemas de información necesitan aprender a negociar mejor los términos y condiciones de los contratos con sus proveedores informáticos. esto no quiere decir que a los profesionales informáticos no les preocupen los precios de los equipos y servicios adquiridos, pero los analistas aseguran que los departamentos de proceso de datos suelen perderse en los intrincados laberintos de la contratación informática.

En numerosas ocasiones los directores de SI asumen costes que corresponden a los departamentos de usuarios finales; los departamentos de sistemas de información inician muchos proyectos sin un análisis claro de quién pagará por cada actividad.

Este esfuerzo negociador debe extenderse también fuera de la empresa. Las grandes compañías ya están renegociando sus contratos de servicio y soporte a la baja, y no hay razón para que las empresas de menor dimensión no puedan hacer lo mismo.

Otro de los puntos que permiten ahorrar en el presupuesto informático total es la implementación en pequeña escala. Es mejor empezar un proyecto con un modelo a escala reducida que permita cometer errores y conocer la tecnología sin perder millones. Parece obvio, pero los expertos aseguran que es sorprendente el número de compañías que se embarcan en proyectos globales con poca o ninguna experiencia en la tecnología a aplicar.

Para competir más eficazmente con las otras partes de la compañía en el reparto del presupuesto, los directores de informática necesitan justificar sus gastos en el sentido de cómo añaden valor las inversiones en informática a la compañía, entendida como un todo. Un alto porcentaje de ejecutivos entiende la necesidad de mantener una inversión continua en Tecnologías de la Información, pero cuando llega la hora de adjudicar partidas presupuestarias a cada necesidad, esta inversión se enfrenta a todas las demás necesidades de la compañía; ¿deberían gastar la empresa 100 millones de pesetas en un nuevo almacén o en un sistema de control de inventario?

La mejor solución es ir más allá de la simple reducción presupuestaria mediante la reducción de recursos. Para un negocio en un entorno tan competitivo como el actual, las mejoras en sistemas informáticos deben suponer un mejor servicio al cliente. Si el negocio es de fabricación, la mejora en el servicio puede evaluarse en base a los productos desarrollados. Si se trata de una compañía financiera, el número de transacciones si errores puede ser un indicador de un mejor servicio. En cualquier caso, la cuantificación de estos resultados suponen un poderoso argumento para incrementar las inversiones en Tecnologías de la Información.